62. Ausgabe, 3. Quartal 2016

Neue Geräte ersetzen bunte Druckerlandschaft

Nutzerfreundlich, energieeffizient, kostensparend

Es war schon lange Thema im Rechnungsprüfungsamt der Stadt Magdeburg, die bunte Gerätelandschaft durch neue Druck- und Kopiertechnik zu ersetzen, nutzerfreundlich, energieeffizient und kostensparend. „Dafür haben wir eine Lösung“, sagte KID-Kundenbetreuerin Jana Huschenbett, als Amtsleiter Jochen Klapperstück das Vorhaben bei einem von der KID für die Verwaltung der KITU-Kommune organisierten Gedankenaustausch ansprach. In mehreren Fachbereichen und Ämtern der Stadt hat der Kommunale IT-Dienstleister das Druck- und Kopierkonzept bereits mit dem Projektpartner Toshiba Tec Germany Imagine Systems GmbH umgesetzt, der aus einer europaweiten Ausschreibung als Sieger hervorgegangen war.

Jochen Klapperstück
Amtsleiter Jochen Klapperstück, Rechnungsprüfungsamt, Landeshauptstadt Magdeburg

Seit Anfang Juli wird im Rechnungsprüfungsamt mit den neuen Geräten gedruckt, gescannt und kopiert. Ihre Zahl ist dem Bedarf angepasst.

„Vorher stand in jedem Büro ein Drucker, jetzt haben wir die Gerätezahl von zwölf auf fünf reduziert“,

sagt Jochen Klapperstück. Immer mehr Schriftverkehr wird online erledigt, auf dem Weg zum elektronischen Datenmanagement werden die Papiermengen, die in den Verwaltungen bedruckt werden, in Zukunft weiter reduziert.

Auf die Ausgaben des Rechnungsprüfungsamtes wirkt sich die neue Druck- und Kopiertechnik positiv aus: weniger Geräte, geringere Stromkosten, keine Lagerhaltung mehr für Toner verschiedenster Druckertypen. Die moderne, für fünf Jahre gemietete Technik in schickem schwarz-grauem Design meldet ihren Bedarf selbst via Internet, um Nachschub und Entsorgung kümmert sich Vertragspartner Toshiba ebenso wie um Wartung oder Austausch eines defekten Gerätes. „Die Funktionalität der neuen Technik hat die Mitarbeiter schnell damit versöhnt, dass nicht mehr in jedem Büro ein Drucker steht“, schätzt der Amtsleiter ein. Und die Sicherheit sensibler Daten bleibt gewahrt.

„Wenn ein Mitarbeiter den Druckauftrag von seinem PC passwortgeschützt auslöst, liegen die Schriftstücke nicht am Gerät, bis er sie abholt, die Dateien werden erst ausgedruckt, wenn das Passwort am Drucker erneut eingegeben wird“,

erklärt Jochen Klapperstück.

Als unabhängige Prüfeinrichtung innerhalb der Stadtverwaltung kontrolliert das Rechnungsprüfungsamt den Jahresabschluss der Stadt und seiner fünf Eigenbetriebe – das sind das Theater Magdeburg, das Puppentheater Magdeburg, das Konservatorium Georg Philipp Telemann, der Städtische Abfallbetrieb und der Betrieb Stadtgarten und Friedhöfe Magdeburg. Außerdem prüfen Klapperstücks Mitarbeiter die Jahresabschlüsse der Stadtratsfraktionen, Auftragsvergaben sowie Verwendungsnachweise von Fördermitteln von EU, Bund und Land. Zwischen den Jahresabschlüssen werden Haushalte auf Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit überprüft. „Wenn wir uns ankündigen, lösen wir in den Ämtern nicht immer Jubel aus“, weiß Jochen Klapperstück. Doch am Ende, nach den Abschlussgesprächen, seien die meisten zufrieden. „Ein faires Miteinander und Beratung sind uns sehr wichtig. Wir wollen nicht mit dem Finger auf Versäumnisse zeigen, uns geht es vor allem darum, dass die Verantwortlichen der jeweiligen Bereiche den Blick auf Problemfelder schärfen und Fehler der Vergangenheit in Zukunft vermeiden.“

Autor: bek