71. Ausgabe, 4. Quartal 2018

Die Geburtsstunde des Controllings

Beispiel Magdeburg: Je komplexer das kommunale Finanzwesen, desto höher der Anspruch an modernste IT-Verfahren

2001 steckte die Landeshauptstadt Magdeburg in einer angespannten finanziellen Situation. Wegen ausbleibender Landeszuweisungen und einem Einbruch bei den Steuereinnahmen verfügte OB Lutz Trümper im August eine Haushaltssperre. Zwar lag das Defizit zum Jahresende „nur“ bei 13 statt der geschätzten 35,7 Millionen DM, doch dafür mussten an vielen Stellen finanzielle Mittel gestrichen werden: Laternen wurden ausgeknipst, Springbrunnen abgestellt, geplante Investitionen und viele freiwillige Ausgaben rigoros gestrichen bzw. erheblich reduziert. Für den gerade frisch gewählt Oberbürgermeister eine Zäsur. Es war aber auch eine Lehre für ihn, denn er setzte fortan alle Hebel in Bewegung, um eine solche Finanzkrise nicht wieder erleben zu müssen. Es war die Stunde des Finanzcontrollings.

Dr. Andreas Hartung  hatte am 1. Juli 2001 keinen guten Start in der Magdeburger Stadtverwaltung. Doch das ahnte er und genau deshalb nahm er die Offerte des Bürgermeisters Bernhardt Czogalla als Stabsstellenleiter für ein Zentrales Controlling an:

„Als Absolvent der Vertiefungsrichtung ,Controlling’ bekam man zu dieser Zeit nicht mehr so oft die Chance, in einer großen Organisation Controllingstrukturen aufzubauen. In Magdeburg stand dieser Prozess ganz am Anfang – was für eine Chance!“

Die finanzielle Krise Magdeburgs öffnete nicht nur ihm, sondern auch den rasant wachsenden Einsatzmöglichkeiten modernster Rechentechnik alle Türen. Hartung hatte, väterlich unterstützt durch den Finanzbeigeordneten Bernhard Czogalla und seinem Nachfolger im Amt Klaus Zimmermann, alle Möglichkeiten. Gedrängt vom OB, der den „Kontostand“ seiner Stadt nicht erst nach Wochen, sondern möglichst tagesaktuell auf dem Tisch haben wollte, ging Hartungs Stabsstelle als erstes die Einführung einer Finanzcontrollingsoftware an, die tagesaktuelle finanzielle Berichte und Analysen ermöglichte. Diese Software wäre ohne die kompetente Unterstützung der KID nicht möglich gewesen. Im nächsten Schritt folgte die Konzeption und der Aufbau einer gesamtstädtischen Kosten- und Leistungsrechnung. Es dauerte gerade einmal vier Jahre, bis 2005 das Projekt „EPOS“ wie am Schnürchen lief. Für Magdeburg ein Quantensprung, denn damit gab es erstmals ein Produktcontrolling, das seinem Namen auch gerecht wurde.
Denn dank des Großrechnerverfahren BKF (Betriebswirtschaftlich kamerales Finanzverfahren) konnten jetzt die „Finanzer“ den Planansatz mit den Ist-Ausgaben vergleichen  und sofort sagen, wie hoch die noch verfügbaren Mittel eigentlich waren. Und noch etwas hatte sich im Vergleich zum bisherigen Verfahren geändert: Dank des BKF Verfahrens, welches damals noch Salzburger Unternehmern gehörte, mit der darauf aufgesetzten Analysesoftware konnte der Stadtkämmerer auf Knopfdruck Analysen des Stadthaushaltes erstellen lassen. Innerhalb eines Tages, und nicht von Wochen, lag das Ergebnis vor. Nunmehr konnte die per Ratsbeschluss definierte Haushaltskonsolidierung von 77 Millionen DM pro Jahr im IT- und Controllingsystem mit geplant werden. Was den Vorteil hatte, dass die einzusparende Summe nicht „aus Versehen“ doch ausgegeben wurde. Damit hatten sich die Controller ihre drei wichtigsten Steuerungselemente geschaffen: Planen, Steuern und Kontrollieren in einem System und in einem Zug.

Angespornt von einem Oberbürgermeister, der trotz (oder gerade wegen) der steigenden Komplexität im Rechnungswesen die Kontrolle über die Stadtfinanzen haben wollte, führte die Landeshauptstadt 2004 die sogenannte Leistungserfassung (Leipos) ein. Dafür wurden 200 Produkte definiert, die penibelst danach untersucht wurden, welchen Aufwand und welche Kosten sie verursachen. Da eine Stadtverwaltung keine Schrauben herstellt, sondern Dienstleistungen anbietet, mussten dafür Zeit- und Kostengrößen definiert werden. So wurden  in bestimmten Bereichen erstmals Kostenvergleiche mit anderen Städten im Finanz- und Personalcontrolling möglich. Dr. Hartung sagt stolz:

 „Das macht keine andere Stadt so intensiv wie wir.“

Die Vorteile liegen auf der Hand: Man merkt schnell, wo die Säge klemmt. Denn wenn die Zahlen sagen, dass z.B. eine Kfz-Ummeldung  in Magdeburg doppelt so teuer als in Wuppertal ist, dann darf man schon mal genauer hinschauen. Oder warum es in Magdeburg nicht möglich ist, Anwohnerparkausweise online zu bestellen und so Verwaltungsaufwand zu sparen.

Mit der Einführung der Doppik von 2005 bis 2010 standen die Stadt und ihr IT-Dienstleister KID vor der nächsten Herausforderung. Marco Hauffe, Bereichsleiter Anwendungen in der KID, sagt: „Das war ein harter Brocken. Zum Glück hatten wir auf städtischer Seite keine Theoretiker und Controller-Dogmaten sitzen, sondern Partner mit Sachverstand und dem Blick für die Möglichkeiten und Grenzen der technischen Umsetzung. Das hat uns allen die Arbeit erleichtert.“ Mit der Aufstellung der Eröffnungsbilanz zum 1. März 2011 schlackerten dem einen oder anderen aber dann doch die Knie. Denn unter dem Strich stand die beeindruckende Zahl von 1,9 Milliarden Euro Bilanzsumme. Dr. Hartung, zwischendurch 2007 als Leiter des Fachbereichs Finanzservice bestellt, sagt:

„Dieses Vermögen will erhalten und langfristig finanziert sein. Eine Arbeit, die durch die Mitarbeiter des Fachdienstes Zentrales Controlling, Haushalt und Betriebswirtschaft hervorragend geleistet wird. Zum Glück verfügt die Stadt dafür in allen Bereichen über Top-Führungskräfte, die komplexe Prozesse managen, steuern und Mitarbeiter motivieren können.“

Das vorerst letzte große Projekt des Magdeburger Finanzbereiches und der KID ist die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows in der gesamten Stadtverwaltung. Ziel ist es, die Geschäftsvorfälle elektronisch abzuwickeln und somit Papierbelege überflüssig zu machen. Dr. Hartung ist sich mit seinem Team sicher, dass sich damit die Durchlaufzeiten von Rechnungen um 20 bis 50 Prozent verkürzen. Gemeinsam mit den KID-Experten haben die Beteiligten fünf Jahre an diesem Projekt gearbeitet und sich u.a. in Wolfenbüttel, Salzgitter, Dresden und Chemnitz funktionierende Workflows angeschaut. Im eigenen Fachbereich funktioniert es bereits. Zum Januar 2019 kommen Fachbereich Vermessungsamt und Baurecht, Amt für Statistik und Fachbereich für Personal- und Organisationsservice dazu.  Gefolgt vom Ordnungsamt, Rechnungsprüfungsamt, Gleichstellungsamt, Rechtsamt und dem OB-Büro, welche zum Juni 2019 mit dem Rechnungsworkflow online gehen. In  vier Jahren wird in der gesamten Magdeburger Stadtverwaltung keine Papierrechnung mehr die Runden machen. Ein Projektende, das Dr. Hartung nicht mehr in der Verwaltung erleben wird. Er stellt sich einer anderen beruflichen Herausforderung und wechselt zum Februar 2019 als Vorstand in eine große Wohnungsgenossenschaft mit eigener Spareinrichtung. Marco Hauffe räumt da durchaus eine Träne im Knopfloch ein:

„Wenn er sich eines Themas angenommen hatte, dann konnte man hundertprozentig davon ausgehen, dass er sich so lange damit beschäftigt, bis er es nicht nur inhaltlich, sondern auch technisch versteht. Er ist ein Partner, der keine Sprechblasen von sich gibt, sondern immer mit Kompetenz beeindruckt.“

Autor: juj