Landeshauptstadt Magdeburg ist deutschlandweit Vorreiter

Einbürgerung vollständig digital

Keine einzige Papierakte mehr: Die Einbürgerung in der Landeshauptstadt Magdeburg läuft seit Kurzem vollständig digital, sowohl für die Antragsteller als auch für die Mitarbeiter der Behörde. Dafür war ein aufwendiger Prozess notwendig, der sich aber gelohnt hat: Es spart deutlich an Zeit für die Bearbeitung.

Die Abteilung, die innerhalb der Ausländerbehörde für die Einbürgerung zuständig ist, sitzt seit Anfang September in den neuen Räumlichkeiten in der Lübecker Straße. Helle Einzelbüros im vierten Stockwerk und vor allem: kein meterlanges Regal mit Akten mehr. Alles ist digital. Die Drucker stehen nur noch, um die Einbürgerungsurkunde herzustellen. Denn die gibt es als einziges noch nicht digital.
Die Einbürgerung kann für die Antragsteller zum schönsten Tag des Lebens werden, wenn die Urkunde ausgehändigt wird. Doch bis dahin ist es in der Regel ein langer, mühsamer Weg für beiden Seiten. Immer mehr Bürgerinnen und Bürger der Landeshauptstadt Magdeburg wollen die deutsche Staatsangehörigkeit annehmen. Während im Jahr 2020 etwa 200 Anträge gestellt wurden, werden in diesem Jahr etwa 1500 Anträge erwartet.
„Es war dringend notwendig, die Prozesse mittels Digitalisierung zu beschleunigen. Das Verfahren der Einbürgerung hat klare Rahmenbedingungen, die vom Gesetzgeber vorgegeben sind. Daher bietet sich die Einbürgerung in der Theorie gut an, um digitalisiert zu werden“, erklärt Thomas Werthmann, der die Abteilung Einbürgerung innerhalb der Ausländerbehörde leitet.
Anstoß für den umfangreichen Prozess war die bisherige Software, die für die Bearbeitung des Verfahrens genutzt wurde. CIVISO der Firma HSH wurde bereits Anfang der 2000er Jahre eingeführt und zuletzt 2007 umfassend aktualisiert. Nächstes Jahr wäre dann definitiv Schluss gewesen, denn sie läuft aus. Aufgrund der Rechtsgrundlage, die sich regelmäßig ändert, sind Aktualisierungen für die Arbeit der Einbürgerungsbehörde unabdingbar. „Die Software war leider auch sehr verkopft und unübersichtlich“, berichtet Werthmann.
Im Oktober 2022 entschied sich die Einbürgerungsbehörde, mehr als nur die Software zu wechseln: Sie soll vollständig digitalisiert werden. Die Wahl fiel auf die neue Software „Einbürgerung“ von der Firma Kommunix. Sie punktet vor allem mit ihrer Übersichtlichkeit.

erklärt Werthmann. Jede Voraussetzung für die Einbürgerung, wie zum Beispiel die deutschen Sprachkenntnisse und der Einbürgerungstest, ist mit einem einzelnen Punkt in der Übersicht dargestellt. Wenn sie bereits erfüllt ist, erscheint ein grüner Punkt. Ein Ausrufezeichen erscheint dagegen, wenn noch ein Dokument fehlt oder es notwendig ist nachzufragen.
Wenn der Online-Antrag verschickt wird, wird er direkt in der Anwendung eingetragen. Die Grunddaten werden komplett übernommen, das vermeidet etwaige Fehler, wie sie bei einer händischen Übertragung passieren können. Auch die Kommunikation mit den Antragstellerinnen und Antragsstellern läuft mittlerweile komplett per E-Mail. Lediglich einen Termin zur Vorsprache und die Aushändigung der Einbürgerungsurkunde finden in Präsenz statt.
Werthmann berichtet begeistert, wie viel Zeit damit gespart wird. „Früher haben wir zwischen 30 und 60 Minuten gebraucht, nur um die Grunddaten in das System einzutragen. Die Anträge waren alle auf Papier, teilweise mussten wir ganze Stapel an Dokumenten händisch sortieren.  Jetzt dauert es kaum fünf Minuten.“
Diese Zeitersparnis ist angesichts der stark gestiegenen Anträge auf Einbürgerung dringend notwendig, um mehr Verfahren jährlich bearbeiten zu können. „Das sind Ressourcen, die wir dringend benötigt haben.“ Der Erfolg zeigt sich bereits: 2023 konnten 358 Menschen eingebürgert werden, im Jahr 2024 werden es über 400 sein. Vor der Umstellung im Jahr 2022 waren es lediglich 171 Menschen.  
Der Weg bis dahin war allerdings kein leichter. „Es war sehr aufwendig“, berichtet Werthmann. Die größte Herausforderung war die Umstellung der Datenbank. Jeder Datensatz musste händisch auf Fehler kontrolliert werden. Deshalb folgte die Migration in mehreren Schritten. „Bei der Einbürgerung geht es um eine Entscheidung, die große Auswirkung auf das Leben der Beteiligten hat. Es ist also unabdingbar, dass die Datenbank absolut keine Fehler enthält und die Qualität gesichert wird“, sagt Werthmann.
Dazu musste auch digital ausgemistet werden. „Die bisherige Software enthielt über 1000 Dokumente als Vorlage, wie zum Beispiel Briefvorlagen. Wir mussten jede einzelne sichten, um zu entscheiden, welche Vorlage nutzen wir weiterhin, welche kann weg, und welche muss aktualisiert und angepasst werden“, so Werthmann. Fast drei Monate dauerte am Ende der Import der Datenbank.
Dazu nahmen sich die elf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Woche Zeit, um sich im Umgang mit der Software vertraut zu machen. „Eine mehrtägige Schulung ersetzt nicht das Live-Arbeiten an der Software. Bei der gesamten Umstellung war mir wichtig, dass wir lieber im Vorfeld Zeit investieren, als im Nachgang zahlreiche Probleme festzustellen. Diese Vorgehensweise hat sich am Ende ausgezahlt“, freut sich Werthmann. Seit September 2023 arbeitet nun die Behörde mit der neuen Software.
Doch sie war nur das Fundament, um die digitale Behörde darauf aufzubauen. Während der Umstellung wurde parallel an zwei weiteren Baustellen in Zusammenarbeit mit der KID gearbeitet. Zum einen müssen die Menschen, die eingebürgert werden wollen, ihren Antrag online stellen können. Zum anderen müssen die bisherigen Papierakten digitalisiert werden, also jede einzelne Seite eingescannt und im neuen System eingepflegt werden.

Matthias Otte hat den Prozess von Seiten der KID begleitet:

erklärt er. Die Komplexität stieg vor allem mit der Einführung des Online-Antrags, da es sich um sensible Personendaten handelt. „Es muss gewährleistet werden, dass die Daten sicher den Weg vom Antrag in die Fachanwendung finden. Im Vergleich zu anderen Umstellungen von Fachverfahren war diese mit vielen Formalitäten verbunden“, so Otte. Insbesondere die Arbeit mit der Datenbank vergleicht er mit einer Operation am offenen Herzen.
Dazu kamen die zahlreichen verschiedenen Ansprechpartner: die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern und d-NRW, die den Online-Antrag bereitstellen, Kommunix als Softwarebetreiber, DATEV für den sicheren Datentransport, der Zahldienstleister, dazu die KID als ausführende Kraft. „Jeder hatte seinen Fokus. Daher war die Koordinierung meine größte Aufgabe“, berichtet Otte und fügt hinzu: „Nach der Quelle von Fehlern zu suchen war mit einem großen Aufwand verbunden, weil es so viele Schnittstellen gibt.“
Auch das Einscannen der Papierakten hatte es in sich. Denn eine einzelne Akte umfasst zwischen 50 und bis zu 500 Seiten. „Es muss sichergestellt werden, dass alles reibungslos verläuft. Es sind viele Räder, die dabei ineinandergreifen“, erklärt Otte.
Der heranrückende Umzug in die neue Ausländerbehörde sorgte zusätzlich für Zeitdruck. „Es war klar, dass wir keine Papierakten umziehen wollen. Bis dahin musste alles digitalisiert werden“, erklärt Werthmann. Am Ende wurde alles rechtzeitig fertig, der Umzug verlief aktenordnerfrei. „Wir mussten viele Baustellen und viele Testprojekte gleichzeitig meistern. Aber am Ende hat alles funktioniert“, freut sich Otte.

Werthmanns Fazit:

Die Landeshauptstadt Magdeburg ist bei der Digitalisierung der Einbürgerung damit deutschlandweit führend.