Elektronische Rechnungslegung
© panhtermedia | Leszek Glasner

57. Ausgabe, 2. Quartal 2015

Elektronische Rechnungslegung auf dem Vormarsch

Studie errechnet Einsparpotential von 243 Milliarden Euro in Europa

Papier ist geduldig. Der Absender einer Rechnung ist dies eher nicht. Ohnehin ist Papier teuer, nicht nur wegen des Materials, sondern auch wegen des Einpflegens der Rechnungsdaten in digitale Systeme. Die elektronische Rechnungsstellung könnte vieles vereinfachen und Milliarden sparen. Deshalb drängt die EU auf eine europaweite einheitliche Umstellung. Die Skandinavier sind begeistert, die Deutschen vorsichtig.
Eine Situationsbeschreibung.

Vorreiter beim Thema e-Rechnung sind die Skandinavier. Die meist liberale Gesetzgebung begünstigte auch die Einführung der e-Rechnung. Wo andere noch Bedenken haben, wird im Norden gehandelt.

Dänemark verabschiedete schon 2005 ein Gesetz, nach dem Unternehmensrechnungen an den öffentlichen Sektor nur noch elektronisch gestellt werden dürfen. Basta. Gesetzliche Vereinfachungen haben der e-Rechnung in weiteren europäischen Ländern das Feld bereitet. In Österreich ist sie seit 1.1.2014 Realität, in Slowenien seit 1. Januar 2015 Pflicht.
Ab 1. Januar dürfen dort staatliche Käufe von Waren und Dienstleistungen nur noch über elektronische Auktionen abgewickelt werden. Ab dem 31. März 2015 akzeptieren auch die italienischen Behörden keine Papierrechnungen mehr von ihren Zulieferern. Mit der Umstellung auf E-Invoicing befindet sich Europas viertgrößte Volkswirtschaft in guter Gesellschaft; auch in Frankreich, Spanien, Portugal und in der Schweiz sind die öffentlichen Rechnungsstellen im digitalen Empfangszeitalter angekommen.

Das macht Europa zu einem geteilten Kontinent mit mehreren getrennten Systemen, die nach nationalen Normen funktionieren. Unternehmen, die über Grenzen hinweg Verträge mit öffentlichen Behörden schließen, müssen mit höheren Kosten kalkulieren.

Jetzt macht die EU Druck. Im April 2014 verabschiedete sie eine EU-Richtlinie (2014/55/EU „e-invoicing“), die eine verpflichtende Annahme von elektronischen Rechnungen für alle Behörden aller Mitgliedsstaaten vorsieht. Das e-Rechnungsformat wird im Moment noch durch CEN standardisiert und getestet. Sind die Tests erfolgreich, wird die Norm veröffentlicht – spätestens bis zum 27. Mai 2017.
Den EU-Mitgliedstaaten bleibt dann bis zum 27. November 2018 Zeit, die Richtlinie umzusetzen. Dann soll es mit dem Anteil der e-Rechnungen steil nach oben gehen. Bisher werden in der EU nur zwischen 5 und 15 Prozent der Rechnungen an Verwaltungen elektronisch gestellt. 

Die Umsetzung in deutsches Recht wird nicht ganz einfach sein: Da es sich um rein verwaltungsorganisatorische und haushaltsrechtliche Fragen handelt, kann der Bund wohl nur für seine eigenen Beschaffungen entsprechende Vorschriften beschließen. Die Bundesländer müssen die Richtlinie für sich und die Kommunen in Landesgesetzen selbst regeln. Die EU-Richtlinie will erreichen, dass die Norm auch für die elektronische Rechnung im B2B-Bereich geeignet ist. Damit will Brüssel ein Auseinanderfallen von Standards im öffentlichen und im sonstigen geschäftlichen Bereich vermeiden.

Geht es nach der EU, so ist die elektronische Rechnungserstellung bis 2020 vorherrschende Methode auf dem Kontinent. Doch viele Experten glauben nicht an einen Durchbruch binnen fünf Jahren. „Aktuell sind in Deutschland nur etwa fünf bis sechs Prozent der Rechnungen elektronisch“, sagt Carolin Klas, Referentin bei der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV). Klas ist bei der AWV verantwortlich für das Thema der elektronischen Rechnungsabwicklung in der Verwaltung und stellt klar: „2020 ist nicht mehr weit. Ich halte es für eher unrealistisch, dass sich die elektronische Rechnungserstellung bis dahin durchsetzt.“ Vor allem deshalb, weil Deutschland die Wirtschaft eben nicht zur E-Rechnung verpflichten wollte. Gabriele Mayer, Leiterin des Referats Finanzmanagement beim Bundesverwaltungsamt (BVA) und dort zuständig für das Thema E-Rechnung, sagt: „Die Verwaltung ist darauf angewiesen, dass die Unternehmen auch E-Rechnungen liefern. Die europäische Richtlinie verpflichtet sie aber nicht.“ Dem Bundesverwaltungsamt bleibt nun nichts anderes übrig, als Marketing und Aufklärung für die E-Rechnung zu betreiben.

Und das aus guten Grund, denn es winkt die Einsparung vieler Milliarden Steuermittel. Eine Studie der Goethe-Universität in Frankfurt am Main errechnete im Auftrag der BMI für die öffentliche Verwaltung in Deutschland Einsparpotentiale von jährlich 120 bis 140 Millionen Euro. Für den gesamten öffentlichen Sektor einschließlich Anstalten des Öffentlichen Rechts, z. B. kommunale Unternehmen in Deutschland lägen die Einsparpotentiale sogar bei über zwei Milliarden Euro, für Europa bei 243 Milliarden Euro. Dabei ist noch nicht einmal einkalkuliert, dass die verpflichtende elektronische Meldung von Rechnungen an die Steuerbehörden auch hilft, Steuerumgehung zu verhindern.

Autor: Jens-Uwe Jahns