Antennen für die feinen Unterschiede

Sie managen die Gegenwart und blicken in die Zukunft – die fünf Mitarbeiter des Teams Verträge und Beschaffungen gestalten und pflegen Vertragsbeziehungen, analysieren den Markt und suchen nach den besten Lösungen, die die technischen Bedürfnisse der Verwaltungen erfüllen.

René Keller

Als Ordnungsamtsleiter in der Gemeinde Sülzetal im Bördekreis hatte René Kellner unter anderem falsch parkende Fahrzeuge im Blick. Nun verschiebt sich seine Perspektive. Denn seit einem guten halben Jahr schärft er seine Sinne für die Bedürfnisse von Kommunen und Landkreisen bei der IT-Ausstattung. Durch die kommunale Brille blickt er für die Kunden in die Zukunft.

Wann läuft ein Vertrag aus? Welche Anforderungen stellt der Kunde dann an seine Technikausstattung? „Wir gucken nicht nur, was der Markt aktuell bietet. Wenn ein Vertrag in drei oder vier Jahren endet, will der Kunde mit neuer Technik die dann anstehenden Herausforderungen unter den dann geltenden gesetzlichen Anforderungen meistern“, erklärt René Kellner. „Deshalb ist es wichtig, Trends in den technischen Entwicklungen zu beobachten und ein Gespür dafür zu entwickeln, welche die passenden Lösungen bieten könnten.“

Es gibt viele Anbieter und noch mehr Produkte. Doch welche sind für Verwaltungen optimal geeignet? Was steckt hinter dem Produktportfolio? Wie entwickelt sich der Markt? Wann endet ein Produktzyklus, welche Nachfolgeprodukte gibt es und zu welchen Preisen? „Es gilt, die kleinen, feinen Unterschiede herauszufinden, das macht es spannend“, sagt René Kellner. Auf Veranstaltungen mit Lieferanten sammelt er Informationen über Produkte und Leistungen und filtert sie nach den Bedürfnissen von Landkreisen und Kommunen.
Den Kunden kommen diese Vorarbeiten zugute. In der KITU können die Mitglieder auf Leistungen zugreifen, für die die Ausschreibung bereits erfolgt ist, und dank der großen Auftragsvolumina kann die KID Magdeburg günstigere Preise verhandeln. Das spart Zeit und Geld.

KITU-Ausschreibungen für den Bezug von iPads für Gemeinde- und Stadträte, die das Ratsinformationssystem Session nutzen oder Ausschreibungen für Schul-IT umfassen jeweils mehrere Millionen Euro. Oder die Neuausstattung der Verwaltungen mit PC-Arbeitsplätzen. „Allein die Landeshauptstadt Magdeburg hat rund 2000 PC-Arbeitsplätze, in einer Landkreisverwaltung sind es im Schnitt 700. Dazu kommen die kleineren und größeren Städte. Einige ersetzen ihre Technik schrittweise, andere erneuern den gesamten Bestand gleichzeitig. Für die Ausschreibungen der KITU ist es wichtig, den Bedarf plausibel zu berechnen“, sagt Jana Olbrich.

Jana Olbrich

Sie ist seit zwei Jahren im Team. Zu ihren Aufgaben gehört es unter anderem, Bestellungen und Lieferungen zu bearbeiten und zu kontrollieren, Angebote einzuholen und die Stammdaten für den Webshop zu bearbeiten. Auch hierbei kann es Überraschungen geben, sagt sie: „Manchmal ändert ein Lieferant sein Programm und plötzlich gibt es ein Produkt nicht mehr, dann müssen wir ganz schnell reagieren, das Produkt aus dem Webshop nehmen und den Kunden Alternativen anbieten.“

bek