Auf dem Weg zur e-Rechnung mit gutem Beispiel voran

Angebote erstellen, Preise kalkulieren, Eingangsrechnungen buchen, Ausgangsrechnungen erstellen ...
bei den Mitarbeitern des Kaufmännischen Teams der KID laufen die finanziellen Fäden zusammen.

Britta Bahnemann

Die Kommunen müssen, der Dienstleister will: Spätestens im April 2020 sollen Kommunen und Landkreise als öffentliche Auftraggeber in der Lage sein, e-Rechnungen anzunehmen und sie elektronisch zu verarbeiten. Als Kommunaler IT-Dienstleister geht die KID Magdeburg mit gutem Beispiel voran. „Wir beginnen mit dem elektronischen Rechnungseingang und haben dafür eine Projektgruppe gebildet“, berichtet Belinda Swoboda. Sie bearbeitet im Kaufmännischen Team der KID unter anderem Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Seit einem Jahr laufen die Vorbereitungen, in Kürze soll die Testphase beginnen, um den elektronischen Rechnungseingang spätestens im nächsten Jahr bei der KID einzuführen. Die Software-Lösungen für Verwaltungen sind nicht eins zu eins auf Unternehmen übertragbar, Anforderungen und Rechnungsdurchlauf sind sehr verschieden und auch für die Software-Hersteller ist der Weg zur e-Rechnung ein Lernprozess.

Belinda Swoboda freut sich auf die anstehenden Veränderungen: „Man hat alles im Blick, jede Rechnung und den Stand der Bearbeitung, man muss in Zukunft nichts mehr kopieren oder einscannen.“ Jedenfalls nach den technischen Möglichkeiten. Allerdings sind viele Unternehmen noch längst nicht in der Lage, Rechnungen im XML-Format zu erstellen und hochzuladen. Das heißt, es wird einige Zeit auch parallel die bisher üblichen E-Mail-Anhänge geben oder auch Rechnungen auf Papier – der Scanner bleibt erst einmal stehen.

Mit Digitalisierung hat Teamkollegin Britta Bahnemann ebenfalls zu tun, sie erstellt Angebote und kalkuliert die Preise zum Beispiel für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems DMS in Kommunen und Landkreisen oder für die IT-Ausstattung von Schulen. Gesetzliche Vorgaben und Fördermittel haben die Zahl der Projekte in diesen Bereichen enorm ansteigen lassen.

„Kaum ein Angebot gleicht dem anderen und das macht es interessant“, findet Britta Bahnemann. Die Kommunen sind unterschiedlich groß, haben verschiedene technische Systeme in der Verwaltung sowie unterschiedliche Vorstellungen, und DMS ist ein System mit vielen Tools und Möglichkeiten. Auch die Anforderungen und Wünsche an Schul-IT differieren zwischen Sekundarschule und Volkshochschule oder Berufsbildenden Schulen.

Belinda Swoboda

„Der Umfang der Angebote ist sehr groß geworden, es geht um Hardware, Software, Service. Ich brauche sehr viele Informationen, angefangen von den individuellen Kundenwünschen über die vorhandene Infrastruktur bis zum Lieferumfang und zu den benötigten Lizenzen“, erklärt Britta Bahnemann. Dafür arbeite sie sehr eng mit allen beteiligten Teams zusammen. Ohne technisches Verständnis für die einzelnen Projektbereiche sei es nicht möglich, ein qualifiziertes Angebot zu erstellen, sagt sie. Auch für die Rechnungen, die Belinda Swoboda von allen Projekten auf den Tisch bekommt, ist ein Basiswissen über die damit verbundenen technischen und Service-Leistungen erforderlich.

Das Kaufmännische Team, zu dem außerdem das Controlling und die Personalabrechnung gehören, lädt deshalb zu Teamberatungen immer wieder ein anderes Team ein, um die fachlich unterschiedlichen Sichtweisen zu verstehen und um über die Projekte der Kollegen informiert zu sein. „Zu wissen, was jeder macht, und eine gute Kommunikation sind wichtig, um als Einheit aufzutreten“, findet Belinda Swoboda.

bek