„Einen Stift brauche ich nur noch zum Unterschreiben.“

Michael Hoffmann arbeitet konsequent im papierlosen Büro

Schreibtisch, Tastatur und zwei große Bildschirme, unter dem Tisch der Rechner. Kein Papier, keine Box mit Stiften, Zetteln, Büroklammern. Akten lagern platzsparend in digitalen Ordnern, das Smart-phone übernimmt das Scannen. Michael Hoffmann, Aufsichtsratsvorsitzender der KID Magdeburg, Aufsichtsratsmitglied der KITU sowie Mitglied im CDU-Landesfachausschuss Digitalisierung, redet nicht nur von Digitalisierung, er setzt sie konsequent um. Als Unternehmensberater, Stadtteilmanager in Sudenburg und Stadtratsvorsitzender in Magdeburg arbeitet er im papierlosen Büro.

Ihr Büro ist so herrlich aufgeräumt, hier liegen keine Dokumente und Zettel, keine Stiftebox, auch kein Schreibtischkalender. Wie machen Sie das?
Ich brauche keine Stiftebox, weil ich einen Stift nur noch zum Unterschreiben benötige, und selbst das geht mit dem Touchpen auf dem Smartphone. Ein Faxgerät ist zwar noch vorhanden, aber nur, weil manche Handwerker noch ein Fax benutzen, und einen Notizzettelblock habe ich für Besucher, die sich schnell mal etwas aufschreiben wollen. Ich mache fast alles mit dem Smartphone, natürlich auch die Terminplanung. Schreibtisch- und Taschenkalender gibt es hier schon lange nicht mehr.

Drucker und Scanner aber schon?
Auch die nutze ich kaum. Auf meinem Smartphone habe ich den Tiny Scanner installiert, das ist eine PDF Scanner App, mit der Dokumente schnell und einfach erfasst und gespeichert werden. Ich versende sie per Mail und bestücke digitale Ordner. Meine Papier- und Druckkosten gehen gegen null.

Sie heften keine Dokumente sicherheitshalber ab?
Das ist nur in Ausnahmefällen nötig. Damit mir nichts abhanden kommt, werden Smartphone, Tablet und PC automatisch synchronisiert, und die Daten werden doppelt gesichert. Ich habe mein elektronisches Ordnersystem und meine eigene Cloud. Bei allem, was ich selbst beeinflussen kann, arbeite ich papierlos.

Seit wann machen Sie das so?
Das ging Schritt für Schritt. In den 1990er Jahren gab es den Electronic Organizer von Psion. Da habe ich meine Terminplanung digitalisiert. Dann brachte die Firma Compaq, die später von Hewlett Packard übernommen wurde, den iPAQ heraus, mit dem nicht nur Termine, sondern auch Adressen und Aufgaben verwaltet werden konnten. Die Technik hat sich seitdem rasant entwickelt, und ich habe immer geguckt, was ich sinnvoll nutzen kann.
Auch die Arbeit im Stadtrat der Landeshauptstadt Magdeburg funktioniert papierlos mit iPads und dem Ratsinformationssystem Session. Ansonsten müssten wir zu jeder Sitzung mehrere dicke Aktenordner schleppen.

Die Digitalisierung bietet viele Chancen, zum Beispiel indem sie Antragstellungen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus ermöglicht. Einige Ämter und Behörden bestehen aber nach wie vor darauf, dass ihnen Originaldokumente zugesandt werden …
Das ist leider so, zum Beispiel bei der Justiz und bei den Finanzämtern, die Steuerbescheinigungen der Banken im Original verlangen. Als Geschäftsstraßenmanager in Sudenburg stelle ich auch Anträge auf Fördermittel, die Geber bestehen ebenfalls oft auf Originaldokumente. Ich kämpfe seit langem dafür, dass Digitalisierung durchgängig funktioniert. Es nützt nichts, wenn immer wieder an einer Stelle eines Verwaltungsprozesses ausgedruckt und abgeheftet werden muss. Es ist technisch längst möglich, vom Eingang über die Bearbeitung bis zur abschließenden Erledigung und zur Archivierung alle Schritte digital zu gehen. Es stehen verschiedene Möglichkeiten der Signatur zur Verfügung, die Sicherheit gewährleisten.

Wie weit gehen Sie mit der Digitalisierung Ihres privaten Umfeldes? Wohnen Sie im Smart Home?
Hätte ich Marc Elsbergs Roman „Blackout – Morgen ist es zu spät“ nicht gelesen, wäre das vielleicht so. Der Roman hat mich nachdenklich gemacht. Einiges im Haus zu haben, was ohne Strom und Datennetz funktioniert, kann nicht schaden. Ich möchte bei einem Stromausfall beispielsweise noch unsere Wohnungstür aufschließen können. Und Einkaufsentscheidungen möchte ich nicht meinem Kühlschrank überlassen. Aber eins ist klar, die Digitalisierung erfasst alle Bereiche. Sie wird noch viel tiefer in unser Leben eindringen, als wir uns das vorstellen können.

Wie sehen Sie als Sudenburger Geschäftsstraßenmanager in diesem Kontext die Zukunft der Halberstädter Straße?
Es werden einige Geschäfte dem online-Handel weichen, andere sind nicht ersetzbar. Der Schwerpunkt verlagert sich vom Einkaufen zum Flanieren, das erfordert, die Aufenthaltsqualität zu verbessern mit Pflanzen, Fahrradständern, Sitzmöglichkeiten, Service. Einkaufen wird zur schönen Nebensache. Musik, Kultur, Kneipenszene, Eisdielen gehören dazu.

Ein bisschen Papier sehe ich in Ihrem Büro, auf dem Notenständer. Welches Instrument spielen Sie und welche Art Musik machen Sie?
Ich lerne Gitarre spielen, am liebsten Rockiges von den Rolling Stones oder CCR. Aber es darf auch mal eine Ballade sein wie „Love Is All Around“ von Wet Wet Wet. Für unterwegs habe ich die Noten natürlich auch auf Smartphone und Tablet.