Experten für papierarme Büros und Sitzungen

Stadt- und Gemeinderäte tagen mit Tablets statt Aktenstapeln und in Büros ersetzen elektronische Ordner die Aktenschränke – das Team Internet- und Kommunalverfahren trägt das Thema Digitalisierung in Gremien und Ämter. Session und DMS sind die Zauberworte für mehr Effizienz und Transparenz in Rats- und Verwaltungsabläufen der Zukunft.

Jan Göpfert

Session funktioniert überall, wo es Sitzungen gibt, also nicht nur in Stadt- und Gemeinderäten, sondern auch in Aufsichtsräten und bei Krankenkassen, in Wohnungsbaugesellschaften oder Abwasserzweckverbänden“, sagt Jan Göpfert. Er ist landesweit unterwegs, um den Kunden im öffentlichen und privaten Bereich die Soft- und Hardware für das Sitzungsmanagement mit Modulen für Verwaltung, Bürger- und Ratsinformationssystem bereitzustellen.

Seit 2001 ist Session im Einsatz. „Wer das Sitzungsmanagementsystem anwendet, will es nicht mehr missen. Es ist sehr flexibel, wir können es an viele Kundenbedürfnisse anpassen“, erklärt Jan Göpfert. „Von der Einladung über Beschlussvorlagen bis zu Protokollen und Archiv können Ratsmitglieder auf alle Schriftstücke jederzeit über eine App auf dem Tablet zugreifen, alles ist auf dem aktuellen Stand.“

Meist dauert die Einführung des Ratsinformationssystems vom Beschluss über die Anschaffung von Hard- und Software bis zur Installation und Freischaltung mehrere Monate, je nachdem, wie schnell die finanziellen Mittel bereitgestellt und die Schulungen organisiert werden können. Manchmal geht es aber auch schneller: Die Verbandsgemeinde Westliche Börde mit der Stadt Gröningen hat Session im Frühjahr in einer Rekordzeit von vier Wochen eingeführt.

Überzeugungsarbeit ist trotz vieler Vorteile notwendig: „Wir stoßen auch auf Widerstände, denn manche Mitarbeiter möchten, dass sich an ihren gewohnten Arbeitsweisen nichts ändert. Digitalisierung verändert Abläufe jedoch zwangsläufig“, betont Göpfert. Deshalb sei es wichtig, nicht nur mit Bürgermeistern und IT-Beauftragten zu sprechen, sondern Verwaltungsmitarbeiter ebenso wie Ratsmitglieder auf dem Weg der digitalen Veränderungen mitzunehmen.

Das gilt ebenso für das Dokumentenmanagementsystem DMS. In diesem Software-Thema ist Eric Voigt zu Hause. Die von der ELO Digital Office GmbH in Stuttgart entwickelte DMS-Software ist ein Baukasten, der viele Werkzeuge enthält, um Verwaltungsabläufe und -prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel das ersetzende Scannen, das automatische Erfassen und Zuordnen von E-Mails über die Bearbeitung bis zur Archivierung des Schriftgutes.

Eric Voigt

In der KITU hatten Kommunen und KID in Arbeitsgruppen beraten, wie bisher analoge Vorgänge digital abgebildet und wie sie an die bestehenden Fachverfahren angebunden werden sollten. In der Genossenschaft können sie nun aus dem gemeinsamen Pool schöpfen, den Preisvorteil aus dem Rahmenvertrag mit KID Magdeburg, ELO Digital Office GmbH und Bechtle GmbH nutzen und die Zeit für die Ausschreibung sparen. „Es ist ein schönes Gefühl, Teil der Gemeinschaft zu sein und die Modernisierung mit voranzutreiben“, finden Jan Göpfert und Eric Voigt.

bek