Mit einem Ohr am Kunden wird der Dienstleister zum Entwicklungshelfer

Finanzbuchhaltung, Haushaltsplanung, Anlagenbuchhaltung, Steuern und Abgaben, Kosten- und Leistungsrechnung, Kommunale Jahresabschlüsse – das Software-Paket für Finanzverfahren ist gigantisch. Als Mittler zwischen Verwaltungen und Software-Unternehmen wirken die Mitarbeiter des Teams Anwendungen und Finanzen an der Weiterentwicklung dieses Paketes mit.

Anja Neufing

Wichtig ist, dass die erfahrenen Kollegen ihr umfangreiches Wissen mit den Berufsanfängern teilen. Eine, von denen die Jungen viel lernen können, ist Anja Neufing. Sie ist mit dem Thema Finanzverfahren mitgewachsen, in dem sie seit 1998 tätig ist. „Im Jahr 2003 hatte die KID GmbH noch vor, die Software selbst zu entwickeln. Damals habe ich mit Programmierern zusammengesessen, die Hotline bedient und in den Gesprächen mit den Anwendern viel über die Umsetzung und die offenen Wünsche erfahren“, erzählt Anja Neufing. Damals wie heute sei es wichtig, immer ein Ohr am Kunden zu haben.

„Wir wissen, was die Kommunen brauchen und übermitteln dem Software-Unternehmen unsere Vorschläge und Ideen. Insofern wirken wir an der Weiterentwicklung der Software mit.“

Anja Neufing

Die KID vertreibt seit 2005 in Sachsen-Anhalt newsystem kommunal®, jetzt Axians Infoma. „Es ist wichtig, die Verfahrensweisen zu verstehen und die Sprache der Kommunen zu sprechen. Die Buchführung in Unternehmen und die Haushalte der Kommunen unterscheiden sich nicht nur im Vokabular. Auch Kenntnisse von gesetzlichen Vorschriften gehören für uns zum Job“, erklärt Anja Neufing. Um mit Bürgermeistern und Kämmerern auf Augenhöhe über solch große Projekte wie die Einführung des Finanzverfahrens in den Ämtern und Eigenbetrieben zu sprechen, sei dieses Wissen unabdingbar. Die Umstellung ist ein sehr intensiver Prozess und nimmt Monate in Anspruch.
Die Anwendungsbetreuerin weiß, dass es oft schwerfällt, sich auf neue Software einzulassen und Abläufe zu ändern. Sei dann aber zum Beispiel der eRechnungsmanager oder die Softwarelösung für den Rechnungsworkflow vom Scannen bis zur Kontierung installiert und der Mitarbeiter habe das Wissen, wie die Daten einzugeben seien, werde die Arbeit deutlich erleichtert. Oft würden Verfahren aber erst dann von Kommunen abgefordert, wenn Druck vom Gesetzgeber kommt.

Für den sicheren Umgang mit den Programmen werden Fachadministratoren und Mitarbeiter aus Ämtern und Eigenbetrieben geschult. Für Störungen im laufenden Betrieb gibt es die Hotline mit Ticketsystem. Wenn es zum Beispiel bei der Gebührenkalkulation hakt oder das Ausdrucken eines Bescheides blockiert ist, lösen die Anwendungsbetreuer das Problem mit den Verwaltungsmitarbeitern gemeinsam am Telefon oder per Fernwartung via Teamviewer.

Joe Kobus

Frisch vom Studium der Verwaltungsökonomie an der Hochschule Harz ist Joe Kobus aus Wernigerode nach Magdeburg umgezogen. Sein erster Tag bei der KID begann mit Schulungen. „Der Kopf hat geraucht“, berichtet er. Während seines Praktikums vor dem Bachelor-Abschluss hat er das Finanzverfahren newsystem bereits kennengelernt. Trotzdem war die Informationsflut, die auf ihn einströmte, heftig, sagt der 23-Jährige. Einarbeitung bedeutet nicht nur mitzulaufen, sondern auch Schulungsunterlagen zu lesen und durchzuarbeiten, um die umfangreiche Software für Finanzverfahren zu verstehen. „Ich lerne jeden Tag dazu“, sagt Joe Kobus nach seinem ersten halben Jahr bei der KID.

bek