An jedem Ort mit der Büro-Nummer telefonieren

Flexibel, sicher, unkompliziert: Arbeiten mit Unified Communication (UC)

Telefone gehören heute zu alltäglichen Gebrauchsgegenständen. Vom Beginn in den 1850er Jahren mit Ohrmuschel und Kurbel, Wählscheibe und Fernvermittlung gab es lange Zeit nur das Festnetztelefon. Mittlerweile sind es Kleincomputer für die Hosentasche. Handys machen das Arbeiten flexibler. Noch besser und sicherer geht es mit UC-Telefonie. Auskunft geben Steffen Kretschel und Matthias Schneider vom Team Rechenzentrum der KID.

Als sich durch die Pandemie persönlichen Treffen verboten, mussten sich alle Unternehmen andere Kommunikationswege suchen. Ob Telefonate, Videokonferenzen oder  Messengerdienste – es gibt viele technische Möglichkeiten. Sie werden weiterhin genutzt, das mobile Arbeiten hat zugenommen. Doch ein Problem blieb: die Erreichbarkeit. Das ändert UC-Telefonie. UC steht für Unified Communication. Unter diesem Sammelbegriff verbirgt sich die Integration mehrerer Kommunikations-Tools im Unternehmen in einer einzigen, optimierten Schnittstelle. Die Technik ermöglicht nicht nur die Nutzung unterschiedlicher Medien, sie bringt Sprachanrufe, Videochats, Direktnachrichten auf einer Oberfläche zusammen und alles kann in Echtzeit genutzt werden. Da beginnt allerdings der Part zwischen Theorie und Praxis: „Nicht alles, was möglich ist, ist auch notwendig“, erklärt Steffen Kretschel. UC bietet zwar ein Gesamtpaket, jedes Unternehmen kann jedoch auswählen, was es braucht, und dies dann ins System integrieren.

Seit 2021 nutzt die KID die UC-Telefonie. Damit ist man überall mit der Büro-Rufnummer erreichbar, egal wo man sich aufhält. Wie eine Rufumleitung, nur unkomplizierter und vielseitiger. Telefonieren funktioniert mit sämtlichen Geräten, am Computer zu Hause, am Laptop. „Sie können überall telefonieren, wo Internetempfang ist.“ Voraussetzung sind lediglich Lautsprecher und Mikrofon. Die beste Qualität bietet ein entsprechendes Headset, fügt Steffen Kretschel hinzu, „zwingend notwendig allerdings ist es nicht.“ Auch ein Computer ist keine Voraussetzung. „Man kann jedes x-beliebige Telefon nutzen, und trotzdem wird immer die Nummer angezeigt, die man sehen lassen will.“ Zuvor war bei einer Rufumleitung für den Anrufer sichtbar, wohin er umgeleitet wurde. Im Homeoffice also auf Privatnummern. Dafür musste eine Lösung für den Datenschutz gefunden werden. Eine erste Hilfe boten zusätzliche Dienst-Handys. Mit UC-Telefonie sind diese jedoch nicht mehr notwendig. Gleichzeitig erübrigt sich die Frage „Unter welcher Nummer sind Sie erreichbar?“

Jeder Nutzer kann entscheiden, welche Nummer bei Anrufen angezeigt wird, egal wo er sich befindet und welches Gerät er nutzt. „Man könnte also sogar am Strand unter der Büronummer erreichbar sein“, sagt Steffen Kretschel schmunzelnd. In einer App wird eingegeben, unter welcher Nummer man erreichbar sein möchte – die Anrufe werden entsprechend weitergeleitet, ohne dass sichtbar ist wohin. Dasselbe gilt für Rückrufe, ergänzt Matthias Schneider. „Ob ich angerufen werde oder selbst anrufe – es wird immer dieselbe Nummer angezeigt und auch immer auf das aktuelle Gerät weitergeleitet.“ Diese Rufumleitung kann jederzeit von überall aus eingestellt werden, wo es einen Internetzugriff gibt.

UC-Telefonie bietet doppelte Sicherheit: Zum einen die der persönlichen Daten, zum anderen wird das System regelmäßige von externen Dienstleistern geprüft, um mögliche Sicherheitslücken zu vermeiden. Für wen lohnt sich das System? „Für größere Unternehmen auf jeden Fall“, antwortet Steffen Kretschel. Es setzt allerdings ein gewisses Konstrukt von (Service-)Telefonie voraus, damit sich die Investition rentiert. Die KID beispielsweise arbeitet mit vier Servern, zwei davon sind nur für UC, einer dient als Schnittstelle für alle. Zudem müssen Oberflächen bereitgestellt und Systemweiterleitungen eingerichtet werden.

Seit Sommer 2022 nutzt auch die Landeshauptstadt Magdeburg die UC-Telefonie. Über die zentrale Telefonanlage und das stadteigene Glasfasernetz sind darüber rund 2.800 Teilnehmer an sämtlichen Standorten verbunden. Von diesen nutzen derzeit über 1100 Teilnehmer die UC Lösung. Es macht nicht nur die Kommunikation einfacher, es spart auch Kosten. Wer nur zwischen Büro und Homeoffice pendelt, kann aufs zusätzliche Mobiltelefon verzichten.

Auch KITU-Mitgliedern bietet KID diese Lösung an und unterstützt bei der Umsetzung.