Wie eine neue Arbeitsumgebung den Alltag erleichtert

Das Wolmirstedter Einwohnermeldeamt im Rathaus kann seit einigen Wochen eine deutliche Arbeitserleichterung erleben – Tobias Döring, Katrin Trebes und Ute Heuer können mit dem modernen VOIS ihre Aufgaben erledigen.

„Wir haben uns da für die vorgezogene Einführung entschieden, weil wir nicht warten wollten, bis MESO in ein paar Jahren eingestellt wird. 2024 finden ja auch die Kommunal- und Europawahlen statt, das wäre dann für uns auch eine doppelte Belastung“, erklärt Ute Hoyer. Und Projektleiter Jens Dorendorf-Philipp ergänzt: „Des Weiteren ist uns bekannt, dass in unserem Landkreis Börde einige Gemeinden bereits auf das neue Fachverfahren VOIS erfolgreich umgestellt haben und die Anwender sind begeistert.“ Mit dem Anbieter HSH machten sich die Wolmirstedter über die Vorteile des neuen Fachverfahrens VOIS schlau. „Das Programm ist modern, flexibel, und perspektivisch können wir viele eingesetzte Fachverfahren wie im Gewerbeamt oder Fundbüro mit VOIS betreiben. Für die Bürger ist es auch wichtig ihre Anliegen möglichst online zu erledigen“, erklärt Ute Hoyer. Sie erzählt weiter: „Im Februar 2022 haben wir unseren Fachdienstleiter Jens Sonnabend und unseren IT-Techniker über unser Vorhaben informiert. Beide waren gleich begeistert und voll dabei. Herr Dorendorf-Philipp nahm die erforderlichen Kontakte zum Anbieter HSH und der KID auf. Damit wurde der Stein ins Rollen gebracht. Am 24. Mai hat Herr Dorendorf-Philipp mit viel Überzeugungs-arbeit gegenüber der HSH und der KID endlich den Termin 41./42. Kalenderwoche für die VOISUmstellung schriftlich bestätigt bekommen. Die Umstellung wurde auf Mitte Oktober 2022 festgelegt und die Pass- und Meldestelle war für diese Zeit geschlossen.“

Bevor die Umstellung tatsächlich passieren konnte, sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einige Fallbeispiele liefern, damit die Experten von der KID das neue System auf Herz und Nieren testen konnten. Ute Hoyer ist selbst ganz begeistert von VOIS: „Ich gebe ja zu, dass ich nach so vielen Jahren im Einwohnermeldeamt mit MESO erst ein bisschen skeptisch war. Das war schon eine Herausforderung, aber das war einfach richtig. Besonders praktisch ist, dass man mehrere Kacheln oder Programmfenster nebeneinander aufmachen kann und nicht immer erst ganz zurückgehen muss, um einen anderen Vorgang zu erledigen.“ Die Schulung von Torsten Pauer von der KID hat den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die letzte Scheu genommen, bevor das System live im Arbeitsalltag zum Einsatz kam. „Jetzt wissen wir, aha, hinter dem Zeichen verbirgt sich dieser Vorgang. Und wir helfen uns natürlich gegenseitig mit Tipps, wenn einer von uns etwas Neues entdeckt“, erzählt Ute Hoyer weiter. Die Einführung sei einfach der richtige Schritt für die Verwaltung gewesen.

Allerdings soll es nicht bei dem Baustein fürs Einwohnermeldeamt bleiben. Geplant ist schon Anfang 2023 der VOIS-Einsatz im Fundbüro, der eine Excel-Tabelle und ein handschriftliches Buch ablösen soll. Auch für das Gewerbeamt und die Gebührenkasse ist die Einführung der entsprechenden VOISBausteine schon fürs kommende Jahr terminiert. Der Ausbau der digitalen Dienstleistungen im Rathaus soll im kommenden Jahr mit Hilfe der VOIS-Umgebung vorangetrieben werden. „In der Zukunft können die Bürgerinnen und Bürger durch das neue Programm vieles von zu Hause machen. Ummeldungen, Meldebescheinigungen – all das kann automatisiert laufen und Zeit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen, in der sie für die Bürgerinnen und Bürger vor Ort da sein können“, blickt Dorendorf-Philipp nach vorn. Pro Quartal sollen Leistungen dazukommen, die für Verwaltung und Bewohnerinnen und Bewohner von Wolmirstedt das Leben leichter machen. Die Datenerfassung für einen Personalausweis beispielsweise könnten Bürgerinnen und Bürger schon von zu Hause erledigen, die Daten würden dann in der digitalen Postbox warten und im Rathaus beim Besuch nur noch abgeglichen und mit den notwendigen Fingerabdrücken für den Ausweis versehen werden. „Das spart für diesen Vorgang mehrere Minuten ein, in denen die Sachbearbeiter schon wieder andere Dinge erledigen und dem nächsten Bürger oder der nächsten Bürgerin helfen können“, fasst Dorendorf-Philipp zusammen.

Ute Hoyer ist noch besonders wichtig, die gute Zusammenarbeit aller Beteiligten zu betonen. „Dass die Umstellung auf das neue Fachverfahren VOIS so gut, reibungslos und erfolgreich erfolgte, ist in erster Linie allen Beteiligten, den Anwendungsbetreuern Karsten Eitz und Torsten Pauer und auch unserem Jens Dorendorf-Philipp zu verdanken. Wir alle haben versucht, unseren Beitrag zum Gelingen zu leisten.“ Für Karsten Eitz und Torsten Pauer von der KID geht eine Umstellung von MESO auf VOIS mit großen Vorteilen für die jeweilige Verwaltung und damit natürlich auch für Wolmirstedt, einher. „MESO stammt noch aus den 1990er Jahren, als elektronische Datenübertragung noch keine große Rolle gespielt hat. An das Grundgerüst ist immer nur angebaut worden, während VOIS ein komplett neues Programm als Webanwendung ist“, sagt Eitz. So sei für die Verwaltung ein modernes Arbeiten mit all ihren Aufgaben möglich. Standard-Aufgaben können automatisiert werden, auch individuelle Lösungen für Abläufe sind möglich. „Besonders hilfreich ist die intuitive Bedienung, bei der man nicht mehr auswendig wissen muss, welcher Vorgang sich hinter welchem Punkt versteckt. Vorgänge lassen sich ähnlich einer Google-Suche auch nur mit wenigen Buchstaben suchen“, erklärt Pauer die Vorteile der Bedienung. Angestrebt ist für das Programm auch eine Zertifizierung der Barrierefreiheit.

Natürlich sei VOIS auch nicht mehr mit MESO vergleichbar, wissen die beiden Experten von der KID. Neben dem Meldewesen können auch Gewerbewesen, Terminverwaltung, Fundbüro und Gebührenkasse u. v. a. m. damit verwaltet und bedient werden. Die Oberfläche ist für jeden Bereich identisch strukturiert, so dass eine Vertretung unter den Sachbearbeitern einfacher wird. Bei mehreren Aufgaben – beispielsweise Meldewesen und Fundbüro – reicht eine Anmeldung bei einem Programm.

Im Vorfeld einer solchen Software-Umstellung empfehlen Pauer und Eitz, die Daten der verschiedenen Verwaltungsbereiche gründlich zu bereinigen. „Frühere Programm-Versionen beinhalteten weniger Plausibilitätsprüfungen, darum existiert auch viel Datenmüll, der natürlich vor einer Migration ins neue System entfernt werden sollte. Hilfreich ist auch, wenn die Aufgaben und Ressourcen der Bereiche genau definiert werden und es klare Verantwortlichkeiten gibt“, so Pauer. Einen großen Gefallen tun sich Kommunen, bei einer solchen Umstellung eine Projektleitung einzusetzen, bei der alle Fäden zusammenlaufen. „In Wolmirstedt hat das richtig gut geklappt, Herr Dorendorf-Philipp war für uns immer ansprechbar und alle waren mit im Boot“, erzählt Eitz. Zwar haben Torsten Pauer und die Wolmirstedter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während der dreitägigen Schulung noch Kleinigkeiten festgestellt, die geradegezogen werden mussten, am Ende des dritten Schulungstages war das System aber komplett einsatzbereit. Torsten Pauer blickt zurück: „Die Gewöhnung an das neue Programm lief gut, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Pass- und Meldestelle kommen wegen der intuitiven Bedienung gut zurecht.“ Er empfiehlt immer, sich nicht nur auf die Unterschiede zwischen altem und neuem Programm zu konzentrieren, sondern die Vorteile zu sehen und weiterzugeben. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Wolmirstedt hatten sich gut vorbereitet und haben auch während der Schulung schon viele Fragen gestellt. So wussten wir, dass sie sich schon mit dem VOIS-System auseinandergesetzt hatten“, erinnert sich Pauer.

In Wolmirstedt war die Umstellung gut vorbereitet. Damit das auch in anderen Kommunen so sein kann, haben Pauer und Eitz einige Tipps, was es im Vorfeld zu beachten gibt. Verwaltungen, die eine Umstellung auf VOIS planen, sollten die Systemanforderungen zum Beginn der Planungen überprüfen und auftretende Fragen frühzeitig stellen. Wichtig sei auch, alle Peripheriegeräte auf Kompatibilität zu prüfen – Multifunktionsgeräte und Unterschriftenmonitore sollten auch noch in Zukunft von der Software unterstützt werden können. Pauer rät: „Am besten sollte man Geräte, die eben vom neuen System nicht mehr unterstützt werden, noch vor der Umstellung austauschen, damit das neue System einwandfrei laufen kann.“