Auf dem Weg zu Cloud-Diensten

Ein Projekt der Landeshauptstadt Magdeburg mit Unterstützung der KID

Die Landeshauptstadt Magdeburg (LHMD) steht vor der Herausforderung, ihre Verwaltung sowie die Prozesse für ihre Bürger zeitgemäß auszugestalten. Im digitalen Zeitalter ist eine zuverlässige, sichere und agile IT-Umgebung, die sich nahtlos an bevorstehende Veränderungsprozesse anpasst, ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Um diesem Anspruch gerecht zu werden, beschäftigen sich die IT-Verantwortlichen der Landeshauptstadt im Amt 12 sowohl konzeptionell als auch in der praktischen Umsetzung mit der Ausgestaltung der IT der LHMD von Morgen. Unterstützt werden die Kollegen dabei von ihrem IT-Dienstleister, der Kommunalen Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID).
Ein Trend, der hier besonders im aktuellen Fokus von Landeshauptstadt und KID steht, ist das sogenannte Cloud-Computing. Hierbei werden IT-Ressourcen, wie Rechenleistung, Speicherplatz, Datenbanken, sowie Ressourcen nutzende Dienste über das Internet von überregionalen Dienstleistern bereitgestellt. Mit diesen Cloud-Lösungen sind generell folgende wesentliche Vorteile verbunden:

•    kürzere Einführungszeiten für Produkte bzw. Dienste
•    eine hohe Skalierbarkeit bzw. Flexibilität bei:
    -    der Inanspruchnahme von Ressourcen,
    -    der Wahl von Servicemodellen der Anbieter sowie
    -    den zu gewährleistenden Datenschutz- und Informationssicherheitskriterien
•    eine hohe Kostentransparenz und damit eine zeitnahe Kostensteuerungsmöglichkeit
•    die generelle Zugänglichkeit der Ressourcen bzw. Dienste bei verfügbarem Internetzugang

So überzeugend diese Vorteile auch erscheinen, sollten diese aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass für deren volle Entfaltung im konkreten Einzelfall umfängliche Vorarbeiten u. a. zur Sicherheitsarchitektur und zu organisatorischen Aspekten erforderlich sind. Zu diesem Schluss ist letztendlich auch die LHMD mit Unterstützung der KID und Capricorn, einem erfahrenen Consulting-Dienstleister im Bereich Cloud-Computing, in gemeinsamen Vorüberlegungen gekommen. Darauf aufbauend wurde die Idee für ein Projekt entwickelt, welches die gemeinsam identifizierten Vorarbeiten realisiert.

Folgende Ziele wurden für das Projekt abgestimmt:
•    den existierenden Verzeichnis-Dienst der LHMD strukturell für die Anbindung an die Cloud zu ertüchtigen;
•    einen sogenannten Tenant („Hauptkonto“ eines Kunden in der Cloud) für die LHMD einzurichten und diesen sicherheitstechnisch zu „härten“,
•    die Synchronisation von definierten Daten aus dem bestehenden Verzeichnisdienst in den Tenant der LHMD technisch und organisatorisch zu implementieren und dauerhaft zu gewährleisten sowie
•    eine erste Auswahl von Cloud-Diensten für Pilot-User-Gruppen verfügbar zu machen.

Unter der Leitung von Matthias Schmitz (LHMD) und Eric Ober (KID) wurde das gemeinsame Projekt im August 2023 gestartet. Essentielle Elemente, als Basis für eine erfolgreiche Projektdurchführung, wie die weitere Konkretisierung der Projektziele, die Projektorganisation, der Ablauf- und Terminplan sowie die Projektabgrenzung wurden im Kick-off-Meeting des Projekts abgestimmt und letztendlich für das Projekt gemeinsam verbindlich fixiert.

In Folgeworkshops wurden die Anforderungen für die vorab definierten 9 Arbeitspakete sukzessive weiter spezifiziert.
Das Teilprojekt „Konzeption“, unter Leitung von Axel Buschmann (Capricorn), erarbeitete auf Basis der herausgearbeiteten Anforderungsprofile jeweils 2 bis 3 mögliche Lösungsvarianten. Diese wurden dann der LHMD durch das Projektteam unter Erläuterung der jeweiligen Vor- und Nachteile inklusive einer Empfehlung für eine Vorzugsvariante vorgestellt.

Matthias Schmitz: „Aus Kundensicht haben wir uns sehr gut informiert gefühlt, so dass wir faktenbasiert unsere Entscheidungen treffen konnten.“
Die Umsetzung der durch die Landeshauptstadt bestätigten Konzepte erfolgte jeweils zeitnah durch die zuständigen Teilprojektteams im bestehenden Verzeichnisdienst bzw. dem neu etablierten Tenant in der Cloud. Dabei lag der Schwerpunkt im Teilprojekt „Technische Umsetzung“, welches von Gabi Dikof (KID) geleitet wurde, bei der Ertüchtigung des bestehenden Verzeichnisdienstes insbesondere bei der Umsetzung der sicherheitstechnischen Anforderungen. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Implementierung und Durchführung der erforderlichen Datensynchronisationen zwischen dem „ertüchtigten“ Verzeichnisdienst und seinem Pendant in der Cloud.

Gabi Dikof: „Die sicherheitstechnischen Anpassungen haben gegenüber unseren ursprünglichen Planungen einen deutlich größeren Raum in Anspruch genommen, da der zu bearbeitende Umfang letztendlich erst auf Basis der Konzepte final fixiert werden konnte.“

„Im Projektmanagement haben wir darauf aktiv mit Plananpassungen und einem stringenten Umsetzungs-Controlling für das entsprechende Arbeitspaket reagiert und so die ursprüngliche Zeitplanung für das Gesamtprojekt trotzdem einhalten können“. so Eric Ober.

Neben der fachlich/inhaltlichen Arbeit in den Projektarbeitsgruppen wurde das Projekt über seine gesamte Laufzeit kontinuierlich durch die Projektleitung gesteuert, so dass die globalen Projektziele Budget- und Termineinhaltung sowie Ergebnisqualität planmäßig erreicht wurden.

„Aufgrund der von Beginn an gut aufeinander abgestimmten Arbeitspakete bzw. der Planung für deren Abarbeitung konnte die jeweils benötigte Fachexpertise aus unserer Mannschaft stets termingerecht für das Projekt zur Verfügung gestellt werden“. betont Arlena Döring, die u.a. die Koordination beim Projektpartner Capricorn verantwortete.
Neben der Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber über regelmäßige Projekt-Statusberichte, war der direkte persönliche Kontakt zwischen allen Projektpartnern ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Erreichung der Projektziele.

„Uns als Projektmanagement-Team des Auftragnehmers war es wichtig, dass wir unserem Auftraggeber in jeder Phase die volle Transparenz zum Projekt gewährleistet haben, so dass wir faktenbasiert gemeinsam reagieren und erforderliche Entscheidungsprozesse im Bedarfsfall sehr zeitnah abschließen konnten“. so Eric Ober.

Wie geht es nun weiter? Für ausgewählte Projektgruppen und Fachbereiche der LHMD hat zwischenzeitlich die Evaluierungsphase für den Einsatz von M 365 Diensten begonnen.
Für die Benutzer liegt hierbei der Fokus auf der Einsetzbarkeit bzw. Praxistauglichkeit der Dienste, auch im Vergleich zu bisher lokal installierten Anwendungen.
Das Augenmerk des Amts 12, als verantwortlicher IT-Bereich der LHMD, ist in der Evaluierungsphase zusätzlich auf die Generierung der beschriebenen Vorteile durch Cloud-Lösungen gerichtet. Die LHMD und KID beabsichtigen hierzu weiterhin eng zusammenzuarbeiten, um gemeinsam Potenziale aus dem Cloud-Computing zu identifizieren und letztendlich in der Praxis zu erschließen.