2. Ausgabe 2024 | Nr. 93

Beschaffungsverfahren – Spagat zwischen Bedarf, Gesetz und Wirtschaftlichkeit

Im Gespräch mit René Kellner, Leiter Verträge und Beschaffung

Ausschreibungen können für Unternehmen und Verwaltungen Beschaffungsverfahren auf den ersten Blick komplizierter machen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn es damit wenig Erfahrungen gibt. Unkomplizierte Unterstützung gewährt dabei die KID. Im Interview mit dem Server informiert dazu René Kellner, Leiter Verträge und Beschaffung.

René Kellner, Leiter Verträge und Beschaffung

Vergaberechtskonforme Beschaffung scheint für manche IT-Abteilungen ein regelrechtes Hexenwerk. Vieles gilt es zu beachten, Fehler sollten vermieden werden. Die Unterstützung von Profis in diesen Prozessen fällt auf fruchtbaren Boden …
René Kellner: Im Rahmen ihrer KITU-Mitgliedschaft stehen wir allen Mitgliedern mit Rat und Tat zu Seite. Ein Teil meines Teams kümmert sich um die vergaberechtskonforme Beschaffung. Wir handeln ja dann für die Kommunen und müssen auch als öffentlicher Auftraggeber dem deutschen und europäischen Vergaberecht Rechnung tragen. Jedoch einfach so an den Markt gehen und IT-Technik, Software oder anderes einkaufen, funktioniert nicht, denn das Vergaberecht legt einen Rahmen fest. Entsprechend den Vorgaben gilt es zu handeln.

Wie sieht das konkret aus?
Unser Mittel dazu heißt Rahmenverträge, die wir ausschreiben. Dazu wird ein Bedarf für die speziellen Aufgaben im IT-Bereich ermittelt. Dann informieren wir uns, ob die KITU-Bedarfe vom Markt bedient werden können. Schließlich mündet alles in solchen passgenauen Rahmenverträgen.

Geht es darin um die auf einen Fall zugeschnittene Lösung oder wie muss man sich das vorstellen?
Nehmen wir an, eines unserer Mitglieder will beispielsweise neue Laptops anschaffen. Da besteht ein Rahmenvertrag für Hardware, der auch Liefermöglichkeiten für solche Geräte in festgelegten Konfigurationen vorsieht. Im Rahmen der KITU-Mitgliedschaft lässt sich die Beschaffung regelkonform durchführen. Das geschieht quasi über ein Inhouse-Verhältnis. Die Genossenschafter beauftragen uns mit der Ausschreibung von Rahmenverträgen und dem entsprechenden Abschluss. Dadurch lassen sich unter anderem große Stückzahlen einkaufen und zudem attraktive Preise erzielen.

Im Endeffekt läuft alles, als ob das jeweilige Mitglied diese Geräte selbst ausgeschrieben hätte?
Genauso. Und als ein großer Vorteil erweist es sich außerdem, dass diese Dinge oftmals über die KITU auch in kurzer Zeit zur Verfügung stehen.

Haben Sie ein Beispiel, wie das aussehen kann?
Nehmen Sie doch einen Landkreis wie den Bördekreis. In dessen Verwaltung arbeiten etwa 700 Mitarbeiter und dort soll die IT-Struktur erneuert werden. Das bedeutete dort 700 Rechner und vielleicht 1.400 Monitore. Ein solcher Einkauf müsste durch eine europaweite Ausschreibung erfolgen. Das erfolgt bereits bei uns und über diesen Rahmenvertrag lässt sich das benötigte Equipment bestellen. Die KITU als Genossenschaft hat ja kein eigenes Personal, so dass das Geschäft über die KID abgewickelt wird. Das Ganze geschieht über einen Webshop, zu dem unsere Partner einen Zugang besitzen. Er fungiert eigentlich wie ein Schaufenster und die Bestellungen laufen in meinem Team auf, das die Ware dann beim Lieferanten ordert.

Im vergangenen Jahr haben Sie bei einem Förderprojekt eine regelrechte Erfolgsstory geschrieben. Wie kam es dazu und worum ging es konkret?
Schulträger im ganzen Land bekamen 2023 kurzfristig die Chance, mobile Videokonferenzsysteme als Ausstattung für Klassenzimmer anzuschaffen. Dafür stand eine 100-prozentige Förderung zur Verfügung. Allerdings war der Zeitraum für die Beantragung extrem knapp gehalten. Da kamen wir ins Spiel. Über einige unsere Rahmenverträge, die auch von der Investitionsbank Sachsen-Anhalt geprüft wurden, ließ sich umgehend handeln. 30 Schulträger unserer Mitglieder profitierten davon, hielten den Zeitplan ein und in gut sechs Wochen konnte die Lieferung von rund 1.000 dieser Videokonferenzsysteme unter Dach und Fach gebracht werden. Alle Fristen waren eingehalten. Wir als Dienstleister sind durchaus ein wenig stolz darauf, dass das gelungen ist.

Ohne den passenden Service ließen sich beispielweise Rechner oder Tablets selten problemlos einsetzen. Was bekommt der Kunde da bei Ihnen?
Eigentlich ein Rundum-sorglos-Paket. Nehmen wir ein iPad. Wird es zum ersten Mal eingeschaltet, aktualisiert es seine Software, lädt alle benötigten Apps herunter und installiert diese. Längere Garantiezeiten bis zu fünf Jahren lassen sich zudem vereinbaren. Es gibt maßgeschneiderte, unkomplizierte und vielfältige Serviceleistungen bis hin zum Gerätetausch bei einem Ausfall.  

Dort, wo es noch keinen Rahmenvertrag gibt, wie reagieren Sie auf einen Wunsch zur Beschaffung?
Da schauen wir, ob ein größerer Bedarf besteht, und bemühen uns dann um einen neuen Rahmenvertrag. Reagieren auf neue digitale Anforderungen gehört dazu. Alle 14 Waffenbehörden im ganzen Land Sachsen-Anhalt brauchen eine Schnittstelle dafür, dass die Waffenbesitzkarte für Sportschützen oder der Jagdschein künftig online beantragt werden kann.  

Über welches Portfolio sprechen wir überhaupt?
Das zeigt sich recht weit gefächert, reicht von digitalen Schließsystemen und Tafeln über Virenschutzsoftware, Netzwerksysteme, Appleprodukte und klassische PCs oder Laptops bis hin zu diversen Lizenzen von Microsoft. Mit rund zwei Dutzend Rahmenverträgen sehen wir uns gut aufgestellt. Generell sehen Lieferanten in der KITU einen attraktiven Partner. Da wäre als ein Beispiel Toshiba zu nennen. Dort sind wir europaweit nach der französischen Regierung der zweitgrößte Partner im Bereich der Drucker und Scanner sowie der dazu passenden Software.

Welche Mengen müssen Sie da abnehmen?
Eine Abnahmeverpflichtung gibt es nicht. Dafür stehen stets garantiert die aktuellsten Modelle oder Programme zur Verfügung. Dazu enthalten die Verträge eine so genannte Innovationsklausel. Davon profitieren die KITU-Mitglieder.

Trotzdem, wie ein Selbstläufer wirken diese Verträge keineswegs …
Wir sind ständig am Ball und achten deshalb unter anderem auf bevorstehende Projekte, um kurzfristig darauf reagieren zu können. Auch bestehen gesetzliche Vorgaben, nach denen Rahmenverträge alle vier Jahre neu ausgeschrieben werden müssen. Mit der steigenden Zahl der KITU-Mitglieder geht deren Volumen in die Höhe. Dass alles korrekt abläuft, das erscheint selbstverständlich, und verhindert oder verringert Einsprüche einzelner Anbieter bei der Vergabekammer im Landesverwaltungsamt bis zu Verfahren beim Landesverwaltungsgericht Naumburg. Bislang fielen, darauf bin ich stolz, die Prüfungen stets zu unseren Gunsten aus.  

Besten Dank für die umfassenden Informationen!

Klaus-Peter Voigt