2. Ausgabe 2024 | Nr. 93

Ein digitales Erfolgsmodell in Magdeburg

Die Zukunft der Verwaltung mit VOIS|GEKA-Gebührenkasse

In einer zunehmend digitalisierten Welt stand die Verwaltung von Magdeburg vor neuen Herausforderungen. Die Optimierung digitaler Lösungen war unvermeidlich geworden, um effiziente und zeitgemäße Dienstleistungen anzubieten. Die Einführung von VOIS (Verwalten, Organisieren, Integrieren, Systematisieren) in der Magdeburger Verwaltung war eine Antwort zur Vereinfachung der alltäglichen Arbeitsprozesse.

Matthias Strauchmann (li.), Nicole Vinzelberg und Torsten Pauer diskutieren die Vorteile von VOIS|GEKA

Die Idee zur Einführung von VOIS|GEKA entstand vor dem Hintergrund einer neuen strategischen Ausrichtung der Stadtverwaltung. Bereits digitalisierte Prozesse wurden überdacht, da die alte Software nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprach. „Die Entscheidung für VOIS|GEKA fiel, weil die Gebühren direkt aus den Fachverfahren (Meldewesen, KFZ, Führerscheinwesen und mehr) vorgesteuert werden. Damit entfällt unter anderem die doppelte Erfassung der Zahlerdaten und der Gebührenbeträge“, erläutert Torsten Pauer, Anwendungsbetreuer bei der KID Magdeburg. Die Vorteile der Umstellung waren offensichtlich: Die Verschlankung und Vereinheitlichung des Prozesses führen zur Minimierung der Eingabefehler, weil künftig nur noch eine Softwarelösung genutzt werden würde. Neben geringerer Fehlerquoten ist es in den Ämtern nun auch möglich, EC-Terminals unabhängig von den Kassenautomaten zu nutzen.
Die Einführung von VOIS|GEKA erforderte eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Akteuren wie der Stadtkasse, den Bürgerbüros, der Führerscheinstelle und dem Amt für Statistik, Wahlen und Digitalisierung – ein großes Netz, das zusammenkam und die Digitalisierung der Stadt und der Bürger förderte. „VOIS|GEKA war als Querschnittsverfahren unerlässlich, da die Abwicklungen im Bereich KFZ und Führerschein andere Anforderungen haben als die des Meldewesens“, betont Nicole Vinzelberg vom Amt für Statistik, Wahlen und Digitalisierung.
VOIS|GEKA, die mit einer Schnittstelle zum Finanzsystem der Landeshauptstadt Magdeburg versehen ist, vereinfacht Zahlungsabwicklungen – seien es Sofortzahlungen wie in den Bürgerbüros oder Kostenbescheide, wie sie die KFZ-Zulassung ausstellen kann. Doch nicht nur der verwaltungsinterne Ablauf wurde neu gedacht: Alle Bescheide, die mit VOIS|GEKA erstellt wurden, werden mittlerweile mit QR-Code versehen. Bürger können so einfach und direkt über ihr Onlinebanking bezahlen.
Der Clou? Durch den QR-Code müssen die Bürger daheim nicht mehr mühselig Kontodaten und Verwendungszweck per Hand übertragen. Dies geschieht automatisch durch das Scannen des im Bescheid integrierten QR-Codes. Das vereinfacht nicht nur die Bezahlung für die Bürger, sondern senkt die Fehlerquote bei händischen Eingaben. So wird die Zuordnung im städtischen Finanzsystem erleichtert und Arbeitsprozesse schneller abgewickelt.
Für die Zukunft sind weitere Digitalisierungsprojekte geplant, um die Arbeitsabläufe und Prozesse in der Verwaltung weiter zu verbessern. „Unser Ziel ist es, den Medienbruch zu minimieren und Synergieeffekte zu nutzen“, erklärt der Projektleiter Matthias Strauchmann. „Künftig soll VOIS|GEKA auch im Gewerbeamt, in der Bußgeldstelle, im Standesamt und perspektivisch in der Ausländerbehörde Einzug halten.“
Insgesamt markiert die Einführung von VOIS|GEKA einen wichtigen Schritt in Richtung einer modernen und effizienten Verwaltung, die den Herausforderungen der Digitalisierung gewachsen ist. Durch die Vereinfachung und Standardisierung der Prozesse, die Minimierung von Eingabefehlern und die nahtlose Integration in das Finanzsystem wurde ein digitales Erfolgsmodell geschaffen, das die Bürgerfreundlichkeit erhöht und die Verwaltungsarbeit effizienter gestaltet.

Lea-Sophie Schubert