Geduld zahlt sich aus

In der Gemeinde Elsteraue ist seit einiger Zeit der Sitzungsdienst Session im Einsatz. Wie auch in anderen Kommunen gab es dort vorher kein eigenes Sitzungssystem, vielmehr waren für die Vorbereitung von Dokumenten und Dokumentation für Verwaltung und Gemeinderat Word-Dateien und Kopierer zuständig. Nach jahrelanger Vorbereitung und Überzeugungsarbeit konnte die Verwaltung 2019 vom Gemeinderat trotz einiger Skepsis die Zustimmung zur Einführung des Sitzungsdienstes erhalten. „Bis heute sind noch nicht alle Mitglieder des Gemeinderates von unserem Sitzungsdienst überzeugt, sodass wir noch nicht so viele Nutzer haben, wie wir uns das wünschen würden. Nur zwei unserer Mandatsträger waren sofort begeistert von der Idee. Aber langsam nutzen immer mehr Gremienvertreter dieses System und überzeugen nach und nach mehr unserer Ratsmitglieder“, sagt Michael Dauster, Fachbereichsleiter Innere Verwaltung in der Elsteraue. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung sind da aufgeschlossen und haben schon die vielen Vorteile des Sitzungsdienstes für sich entdeckt. „Natürlich hatten wir erst einmal mehr Aufwand, bis alle unsere Dokumente im System waren und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit arbeiten konnten. Aber die Erleichterungen mit vielen Automatismen wiegen das eindeutig auf“, sagt auch Jennifer Mallok, Sachbearbeiterin für Ortschaftsangelegenheiten in der Elsteraue. Außerdem hätten die jüngeren Mitarbeitenden, denen die Umstellung leichter fiel, auch Kolleginnen und Kollegen an die Hand genommen und ihnen die Verbesserungen in ihrer Arbeitsweise schmackhaft gemacht.

Ist Session erst einmal passend eingerichtet, ist die Fehleranfälligkeit gering, die Umlaufdauer einer Beschlussvorlage ist deutlich kürzer als bei einem Umlauf auf Papier in einem Aktenordner. „Außerdem führen wir auch gerade die automatisierte Abrechnung ein, die uns und den Mitgliedern der Gremien das Leben noch einmal weiter erleichtern wird“, schätzt Dauster ein. Ein eindeutiges Argument für den Sitzungsdienst ist die Digitalisierung in der Kommunalverwaltung, die in den kommenden Jahren weiter fortschreiten wird. „Wenn wir als Verwaltung digitaler werden wollen, können wir nicht mit riesigen Aktenordnern voller Unterlagen im Gemeinderat sitzen. Alle Dokumente kann man auf den iPads digital immer dabeihaben – da wird der berühmte Aktenorder völlig überflüssig“, argumentiert Dauster.

Nachteile können Dauster und Mallok bisher nicht erkennen an der Umstellung vom Aktenordner auf den Sitzungsdienst. „Man konnte zwar früher manches schneller ändern in den Word-Dokumenten, aber letzten Endes fahren wir besser mit Session und den Möglichkeiten der Transparenz und Verfügbarkeit, die uns das Programm bietet“, sagt Dauster.

Die Zusammenarbeit mit der KITU loben beide. „Wir hatten drei Termine zur Schulung im Haus, vieles lief auch online – immerhin ist unsere Umstellung ja fast komplett in der Coronazeit passiert. Frau Bach, Anwendungsbetreuerin im Bereich Internet der KID, ist auf alle Mitarbeitenden eingegangen und hatte wirklich eine Engelsgeduld mit uns“, erinnert sich Jennifer Mallok schmunzelnd. Auch heute ist Frau Bach noch für die Elsteraue da, wenn es ein Problem oder einen Änderungswunsch gibt.

Anderen Kommunalverwaltungen, die eine ähnliche Umstellung oder Einführung eines neuen Software-Systems vor sich haben, empfiehlt Dauster: „Man sollte nicht zuviel darüber nachdenken, sondern es einfach machen. Man muss ein bisschen auf die Prozesse achten, aber 1:1 lassen sich diese sowieso meistens nicht übertragen. Die Software hat dafür andere Möglichkeiten, die das Arbeiten oft leichter machen als bisher.“ Gut Ding muss Weile haben, bis der Sitzungsdienst genau auf die Bedürfnisse der Verwaltung angepasst sei. Dafür müsse man ein wenig Geduld mitbringen, doch die lohne sich in der Tat.

In der Verwaltung arbeitet man nun daran, für die Bewohnerinnen und Bewohner Havelberg noch schöner zu machen. Wir wollen unseren Bürgerinnen und Bürgern den Zugang zu unseren Verwaltungsleistungen so einfach wie möglich gestalten  sie können so Wege sparen und wir unsere Entscheidungsprozesse transparent darstellen. Wir wollen einfach unseren Bürgerinnen und Bürgern eine moderne, dienstleistungsorientierte Verwaltung bieten.

Bölt selbst ist in Havelberg aufgewachsen und seiner Heimat immer treu geblieben. Ich möchte dazu beitragen, dass wir unsere Heimat weiterentwickeln und uns den kommenden Herausforderungen im ländlichen Raum stellen können. Dazu gehören zum Beispiel die Erhaltung und Stärkung unserer medizinischen Grundversorgung und der Ausbau unseres Bildungsstandorts für die kommenden Generationen. Wir müssen daran arbeiten, den digitalen Ausbau voranzutreiben, um auch in den Betrieben zukunftssicher zu sein, beschreibt er seine Ziele in der Verwaltung. Die Mitgliedschaft in der KITU sieht er als großen Vorteil auf diesem Weg: Der enge Austausch mit unseren Mitgliedern ist ein wichtiges Mittel, um unseren Bürgerinnen und Bürgern ein einheitliches Angebot in den digitalen Verwaltungsdiensten zu ermöglichen. Wir wünschen uns eine gemeinsame, kooperative OZG-Umsetzungsstrategie aller Mitgliedskommunen.

In der Zusammenarbeit mit der KITU und den anderen Mitgliedskommunen schätzt Böltz den direkten Austausch über Erfahrung bei der Einführung eines DMS. Als direkten Vorteil sehe ich auch, dass wir uns aus dem Rahmenvertragsportfolio der KITU-Softwarelösungen direkt bedienen können.