1. Ausgabe 2024 | Nr. 94

„Es spart sehr viel Zeit und macht das Arbeiten leichter“

Die Gemeindeverwaltung Biederitz über ihre Erfahrungen mit dem Sitzungsdienst Session

In der Gemeindeverwaltung Biederitz hat sich im vorigen Jahr vieles geändert. Zum einen wurde das alte Rathaus ausgebaut und erweitert, zum anderen werden hier technisch neue Wege gegangen. Dazu gehört die Einführung des Sitzungsdienstes. Letzteres wurde initiiert durch Marco Gründel, der im Sommer 2022 neuer Amtsleiter wurde. Bereits in seinen vorigen Arbeitsstellen hatte er gute Erfahrungen damit gemacht. So in der Gemeinde Hohe Börde, die das System als eine der ersten eingeführt hat. Gute Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der KID gehörten dazu. So hat er „kennengelernt, welche Erleichterung Technik bringt.“ Im Vergleich dazu war die Arbeitsweise zuvor träge und langwierig.

Marco Gründel, Amtsleiter Hauptamt Biederitz

Auch in Biederitz war die Sitzungsarbeit noch manuell und aufwändig. „Warum macht ihr es so umständlich, fragte er uns“, erinnert sich Franziska Gröbe, „mit Session geht es viel einfacher.“ Sie ist die Sekretärin des Bürgermeisters und nun zuständig für Session in Biederitz. Gemeinsam mit ihrer Kollegin Daniela Herrmann sind sie die Administratorinnen und teilen sich die Zuständigkeiten für die Bereiche.  
Seit dem vorigen Jahr arbeitet die Verwaltung der Einheitsgemeinde Biederitz mit dem Sitzungsdienst. Zunächst hatte sich die Begeisterung bei den Mitarbeitern in Grenzen gehalten, erzählt Franziska Gröbe. Warum etwas Neues? Es funktioniert doch alles. Welche Verbesserung soll das bringen? Der Amtsleiter stellte den Kontakt zur KITU her. Die Mitarbeiter in Biederitz wurden über das Sitzungssystem informiert. Im ersten halben Jahr wurde noch zweigleisig gefahren: im alten Ratsinformationssystem weitergearbeitet und gleichzeitig mit Session. Letzteres zunächst nur intern in der Verwaltung, um alles auszutesten. Ab November 2023 erhielten dann alle Ratsmitglieder Zugangsdaten. Es gab Schulungen und Fragen wurden beantwortet. Und siehe: Es funktionierte!

Franziska Gröbe, Sekretärin Bürgermeister Biederitz

„Heute fragen wir uns, warum wir das nicht schon früher genutzt haben“,

sagt Franziska Gröbe lachend.

Zuvor gab es auf dem Server Ordner, in die jeder seine Beschlussvorlagen und die ganzen Anhänge abgelegt hat – für jede Sitzung separat, zu jeder Einladung wurde alles einzeln hochgeladen. Jede Beschlussvorlage musste einzeln angefasst und abgelegt werden, jeder einzelne Anhang. Jetzt wird der Beschluss angelegt, die Mitarbeiter füllen ihn aus und geben an, in welcher Reihenfolge was in welche Sitzung soll „und dann macht es das System automatisch“, erzählt Franziska Gröbe begeistert. „Vieles ist selbsterklärend – wenn man weiß, wo man klicken muss.“ Aber man kann auch händisch eingreifen, beispielsweise bei der Vergabe von Beschlussnummern.
Ja, es hat Zeit gekostet, sich ins Programm einzufuchsen, fügt sie hinzu, ab und zu gibt es noch einmal eine Frage, „aber die Kollegen der KID sind immer telefonisch erreichbar“, lobt sie. „Und falls mal nicht, gibt es am nächsten Tag eine Info und es kümmert sich jemand um die Klärung. Hervorragend!“ Werden jetzt die Sitzungen nach Sitzungskalender angelegt, ist einstellbar, wer welche Einladungen, Bekanntmachungen, Beschlüsse sehen kann. Alle nicht-öffentlichen Beschlüsse sehen nur die Ratsmitglieder. Die Freigabe erfolgt über die Administratorinnen.
Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis, sagt Franziska Gröbe. „Mit fünf Klicks sind Sitzungsmappen erstellt, die alles enthalten – jede Beschlussvorlage inklusive der Anhänge entsprechend der Tagesordnung sortiert.“ Um früher Unterlagen für den Postversand fertig zu machen, musste alles einzeln ausgewählt, gedruckt und dann sortiert werden, um es in der richtigen Reihenfolge zusammenzuheften. Manches sind vielleicht nur Kleinigkeiten, aber der Aufwand summiert sich.
Session zeigt, welche Erleichterung Technik bringt, sagt Marco Gründel und betont: „Die Einführung des Sitzungssystems ist eine rundum gelungene Sache und der direkte Draht zur KID ein zusätzliches Plus.“

Birgit Ahlert