Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg führt Dokumentenmanagementsystem ein
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56. Ausgabe, 1. Quartal 2015

Jugendamt führt Dokumentenmanagement- system ein

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) regelt den Austausch von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie den Zugriff der Mitarbeiter darauf, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Ein solches DMS führt das Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg ein. Das Gesamtprojekt erstreckt sich über mehrere Organisationseinheiten, die sequentiell angebunden werden. Projektstart war am 10. März 2015. Begonnen wird mit der Anbindung des Fachverfahrens OK.JUG für 100 Anwender. Projektleiter sind Christoffer Köppe (Landeshauptstadt Magdeburg) und Frank Oeding (KID). Geplanter Termin für den Echtbetrieb dieses Teilprojekts ist der 01. August 2015.

Am Ende soll das gesamte Jugendamt durch die Einführung der elektronischen Akte bereit sein für einen vollständig elektronischen Bearbeitungsprozess, um damit dem Bürger eine noch schnellere Bearbeitung seiner Anträge im digitalen Informationszeitalter zu ermöglichen.

Die Mitarbeiter erhalten mehr Platz in den Büros durch weniger Papierakten. Durch das geringere Druckaufkommen und eine deutlich schnellere und kostengünstigere Schnittstelle zu den Bürgern und anderen Behörden wird weniger Material (Papier, Toner) verbraucht.