1. Ausgabe 2023 | Nr. 92

Mit der elektronischen Akte in die Zukunft

In vielen Teilen von Kommunalverwaltungen wird immer noch mit Papierordnern und -akten gearbeitet. Im Sülzetal geht man nun den nächsten Schritt und hat mit der Einführung der elektronischen Akte über das Dokumentenmanagementsystem ELO begonnen. Das Bürgermeisterbüro ist der erste Teil der Verwaltung, der mit dem neuen, elektronischen System arbeiten wird.

Ingo Janot, Team Anwendungen Internet in der KID

Der Weg dahin war natürlich kein ganz einfacher. Angestoßen wurde die Umstellung bereits im Herbst 2019, musste dann jedoch wegen der Corona-Pandemie und anderer Aufgaben erst einmal zurückstehen. Matthias Beck, Administrator aus der Sülzetaler Verwaltung, erinnert sich: „Insgesamt haben wir etwa 18 Monate gebraucht, bis wir mit dem Dokumentenmanagementsystem im ersten Quartal 2024 anfangen konnten zu arbeiten.“ Im Bürgermeisterbüro wurde damit begonnen, weil dort der Arbeitskreis am kleinsten ist und weil es dort am wenigsten Schnittstellen gibt.“
Für die angestrebte Umstellung musste erst einmal ein verlässlicher Aktenplan erstellt werden, den es bis dahin noch nicht gab. Auch Prozesse mussten erst einmal definiert und überarbeitet, dann ins Digitale übersetzt werden. Denn Matthias Beck weiß, dass ein Prozess der Verwaltung die Arbeit eben nur erleichtert, wenn er reibungslos und ohne Medienbruch funktioniert. „Bis dahin lief ein Prozess für beispielsweise eine Bestellung so ab: Das Bestellformular musste ausgefüllt und ausgedruckt werden, dann ging es zur Unterschrift zum Vorgesetzten, zum Fachbereich Finanzen, dann zum Bürgermeister. Schließlich ging das Formular wieder zurück, wurde eingescannt und auf Dateiebene bzw. in dafür vorgesehene Ordnerstrukturen digital abgelegt. Diesen Vorgang kann man natürlich mit ELO viel besser und schneller sowie effizienter digital abbilden“, so Beck. Mit ELO funktionieren diese Prozesse nicht nur medienbruchfrei und in einer modernen Optik, Dokumente können auch mit einem Mausklick gesucht werden, was teils enorm Zeit einspart.
Ein passender Zufall war, dass die Verwaltung ohnehin gerade dabei war, neue Hardware anzuschaffen, so dass man gleich den Bedarf für die Umstellung auf die elektronische Akte in der Verwaltung berücksichtigen konnte. „Es hat etwas gedauert, bis der Umfang unserer geplanten Umstellung und die damit verbundenen Aufgaben klar waren. Vom Plan der Installation bis zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems haben uns die Projektverantwortlichen der KID sehr gut begleitet. Das wäre allein so nicht möglich gewesen“, erinnert sich Beck. In verschiedenen Workshops konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung definieren, was für ihre tägliche Arbeit in den einzelnen Abteilungen wichtig ist und so in die Umstellung auf die elektronische Akte einfließen sollte. So gab es im September 2021 den ersten Strategieworkshop, im Winter 2022/23 die Vertiefung und die Konzeption. Im Sommer 2023 wurde der Client installiert und eingerichtet, im November erfolgte die Schulung für die Anwenderinnen und Anwender. Zu guter Letzt stand im Dezember 2023 die Administrator-Schulung an. Informationssicherheit, Vertretungsregelungen und Zugriffsmöglichkeiten können mit dem ELO-Client einfach sichergestellt werden. Die Anschaffung des Dokumentenmanagementsystems über die KITU lief problemlos, denn die Mitgliedschaft in der Genossenschaft ermöglicht es den Kommunen, auf langwierige und komplizierte Ausschreibungen zu verzichten.
Ingo Janot von der KID hat das Projekt begleitet und unterstützt. Für Verwaltungen, die ebenfalls noch auf die elektronischen Akten umstellen wollen, hat er mehrere Ratschläge parat. „Erst einmal hilft eine Projektleitung, die idealerweise nicht nur IT-Fachmann ist“. Die Vorgänge in Verwaltungen dauern oft länger als in Unternehmen, so dass jemand mit ausgiebiger Verwaltungserfahrung und am besten auch Entscheidungsgewalt mit der Umstellung betraut sein sollte. Ohne Aktenplan geht es nicht, und auch dabei müssen bestimmte Standards für alle gedacht werden. Welche Register sind notwendig, um sie in die elektronischen Akten zu implementieren? „Die Projektleitung muss auch sicherstellen können, dass in der Verwaltung alle mitziehen, denn an der Umstellung auf die digitalen Akten und Prozesse kommen die Kommunen nicht vorbei“, so Janot.

Sebastian Becker, Informationssicherheitsbeauftragter

Trotz der Herausforderungen durch diese und weitere personelle Veränderungen konnte das planmäßige Überwachungsaudit für die ISO/IEC 27001:2013-Zertifizierung erfolgreich durchgeführt werden. Die ISO/IEC 27001:2013 ist als Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme international anerkannt und stellt Anforderungen an einen funktionierenden und umfassenden Sicherheitsprozess. Im Audit wurde die Erfüllung dieser Anforderungen in der täglichen Arbeit kontrolliert. Über die Empfehlung zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung wurde die Funktionalität des ISMS und der ergriffenen Sicherungsmaßnahmen erneut durch den TÜV Rheinland bestätigt. Im Audit wurde zusätzlich ein weiterer Rechenzentrumsstandort erfolgreich überprüft und in den Geltungsbereich des Zertifikates aufgenommen. Das zweite Rechenzentrum ermöglicht es der KID zukünftig, die Verfügbarkeit und Sicherheit von Diensten weiter zu erhöhen.

Mit der Aufrechterhaltung des Zertifikates setzt die KID ihr Versprechen fort, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit ihrer Daten zu schützen und Sicherungsmaßnahmen stetig weiterzuentwickeln.

Ariane Amann