Mit VOIS den Führerschein umtauschen

Viele Kommunen nutzen schon einzelne oder mehrere Elemente der Software-Plattform VOIS für ihre Fachbereiche. In der Verwaltung der Landeshauptstadt Magdeburg hat vor Kurzem der Bereich Fahrerlaubniswesen im Fachbereich Bürgerservice und Ordnungsamt auf die browserbasierte Software-Lösung umgestellt. Mit den Modulen „Führerscheinwesen“ und „Fahrlehrer“ sowie der Basiskomponente „Gebührenkasse“ können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun auf einer moderneren Oberfläche arbeiten.

Matthias Strauchmann aus dem Fachbereich Bürgerservice und Ordnungsamt erklärt: „Mit den neuen Softwaremodulen aus der VOIS-Plattform können wir jetzt auf einer zeitgemäßen Oberfläche alles erledigen, was mit dem Führerschein zu tun hat.“ Ein weiterer Gesichtspunkt sei die Sicherheit der Daten, die mit der neuen VOIS-Plattform weiterhin gegeben sei. „Im alten Verfahren wird Ende 2024 auch der Support eingestellt, wie das eben bei veralteten Programmen passiert“, sagt auch Henning Hofmeister, Team Anwendungen Kommunalverfahren bei der KID, der die Umstellung begleitet hat.

Einige Abläufe in der neuen Oberfläche sind anders als vorher, so dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich umgewöhnen mussten. Aber: „Die Entscheidung war richtig, und nach den Anfangsschwierigkeiten läuft es jetzt dank der guten Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, KID, prokommunal, HSH und bks Rabe immer besser. Wir haben viele Schnittstellen, unter anderem mit dem Kraftfahrtbundesamt, der Bundesdruckerei, den Prüforganisationen, dem Fotoautomaten, dem Kassenautomaten und mit der HKR-Software der Stadtkasse.“ Als nächster Schritt soll noch der Zusammenschluss des Systems mit den vorhandenen elektronischen Akten aus dem Dokumentenmanagement-system passieren, damit alle Dokumente unter einem Dach verwaltet werden können. „Die Nutzung dieser Synergien aus verschiedenen Fachverfahren und Basisdiensten spart für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einiges an Aufwand ein. Durch das einheitliche Bedienkonzept der VOIS-Produkte ist die Einarbeitung von Beschäftigten in unterschiedliche Fachverfahren einfacher und weniger zeitintensiv, weil man das Basiswissen zur Anwendung ja schon hat“, nennt Strauchmann einen weiteren Vorteil. Der Zugriff auf zentrale Register vermeidet redundante Daten in unterschiedlichen Teilen der Verwaltung. Ein Beispiel dafür ist das Adressregister. Es sichert die einheitliche Schreibweise der Straßennamen.

Das Fachverfahren für das Führerscheinwesen gleicht die Daten für die Führerscheindokumente auch automatisch an die Formate der Führerscheine an, so dass auch dort einheitliche Schreibweisen vorhanden sind. Die Technik in der Führerscheinstelle ist jetzt vollumfänglich miteinander vernetzt, vom Rechner bis zum Gebührenautomaten, sodass viele Arbeitsschritte automatisiert wurden, wie beispielsweise die Rückmeldung über eine Bezahlung, vom Kassenautomaten an den Bearbeiter oder die Bearbeiterin.
Die Zusammenarbeit zwischen der Landeshauptstadt, der KID, prokommunal und HSH war stets gut und produktiv, erinnern sich Strauchmann und Hofmeister. „Wir haben jede Woche einmal zusammengesessen und uns abgestimmt, was in der kommenden Woche alles zu tun ist. Und die Kolleginnen und Kollegen in der Fahrerlaubnisbehörde waren sehr aufgeschlossen und wollten auch gern das neue Fachverfahren haben, das war ein sehr schönes Arbeiten“, sagt Strauchmann. Besonders freue ihn, dass gerade im Bereich der Gebührenkasse durch das akribische Arbeiten des Haushaltes immer alle Abschlüsse und Übertragungen zur Stadtkasse gestimmt haben, bis auf den Cent genau.
Auch Hofmeister ergänzt: „Wir haben sehr konstruktiv miteinander gearbeitet, und auch der Software-Hersteller hat uns gut unterstützt, wenn wir besondere Wünsche hatten.“

Auch für die Zukunft rechnen beide mit weiterer Zusammenarbeit in Sachen Führerscheinwesen, denn: „Gerade das Thema Führerschein ist eines, bei dem es immer wieder Änderungen gibt. Diese müssen wir dann natürlich auch ins System einpflegen und für die Verwaltungen hinterlegen. Man kennt das vom PC zu Hause – nicht immer laufen solche Updates geräuschlos, manchmal müssen wir auch danach noch einmal eingreifen.“  Das sei aber ganz normal und keine Besonderheit im Führerscheinwesen.