Übersichtlich, individuell, modern: mit VOIS in die digitale Zukunft

Meldewesensoftware bereits in neun Verwaltungen umgestellt

Verwalten, Organisieren, Integrieren, Systematisieren – dafür steht die Abkürzung VOIS. Das Fachprogramm ist der moderne Nachfolger von MESO Classic, das bisher im Meldewesen verwendet wurde. Die KITU steht den Genossenschaftsmitgliedern bei der Einführung des Fachverfahrens zur Seite – von der Installation der Software über Schulungen in den Verwaltungen bis zur Betreuung.

sagt Térèse Harant,

Die 23-Jährige gehört seit 2022 zum KID-Team Anwendungsbetreuung Kommunalverfahren, als speziell für die VOIS-Umstellung Verstärkung gesucht wurde. Ihre Erfahrungen aus der Verwaltungspraxis hat sie durch Weiterbildung auf dem Spezialgebiet ergänzt, unter anderem bei der Herstellerfirma HSH. Als Anwendungsbetreuerin führt sie nun Schulungen durch und begleitet die Einführung des VOIS-Programms in den Meldeämtern. Sie geht auf in dieser Aufgabe. Wenn sie von VOIS spricht, beginnen ihre Augen zu glänzen und sie schwärmt von den Vorteilen: benutzerfreundlicher, individuell personalisierbar, die Bereiche sind besser getrennt, gleichzeitig bringt die Suchfunktion Zeitersparnis. „Man muss nicht mehr alles durchklicken bei der Vorgangssuche.“    

Zuvor wurde mit MESO-Classic gearbeitet, dieses Programm wurde Anfang der 1990er Jahre entwickelt, als die digitale Verarbeitung noch äußerst eingeschränkt war. Mit VOIS bietet sich nun ein Komplettprogramm zur Webanwendung, das alle Bereiche des Meldewesens verbindet. Dafür werden vorab die fachlichen Einstellungen vorgenommen. „Ganz nach Kundenwunsch“, betont Térèse Harant. Dazu gehören die Alphadaten wie Bezeichnungen der Adresse, Schreibweisen, Adresszusätze sowie natürlich Namen und Anschrift der Behörde. Sind die Grunddaten erfasst, werden einzelnen Bausteine von VOIS je nach Bedarf individuell eingerichtet. Bei mehrtägigen Schulungen vor Ort erklärt Térèse Harant all das, auch werden die Einstellungen gemeinsam vorgenommen, um aufkommende Fragen gleich zu klären. Punkt für Punkt werden alle Möglichkeiten besprochen. „Zunächst ist die Startseite komplett leer, dann wird jeder Arbeitsbereich individuell gestaltet.“ Wie Kacheln werden die verschiedenen Bereiche auf dem Bildschirm in übersichtlicher Weise aufgebaut, die zudem farblich sortiert werden können. Dazu gehören neben der Postbox u. a. Bürgerservice, Aufgaben und Wiedervorlagen, Adressen und Gebiete, Bestellverwaltung, Listen/Statistiken können abgerufen werden … „Alles, was zum Meldewesen gehört“, fasst Térèse Harant zusammen.

Manchmal gibt es kleine Startschwierigkeiten, erklärt die Anwendungsbetreuerin. An jedem Ort gibt es andere Voraussetzungen, die zu beachten sind. In solchen Fällen sorgen die KID-Experten für Abhilfe. Seit vier Monaten wird im Einwohnermeldeamt Bernburg mit VOIS gearbeitet. „Große Fehler oder Probleme konnten wir bei der Umstellung nicht feststellen“, berichtet Sachgebietsleiter Sebastian Tilgner. Leichte Startschwierigkeiten hatte es zwar bei der Übertragung von Bearbeitungsvermerken gegeben, „das wurde aber schnell behoben.“ Die vorangegangenen Schulungen waren sehr umfangreich, liefen aber „in einem angenehmen Lerntempo ab und die einzelnen Anwendungen wurden gut und schlüssig erklärt. Fragen, die aufgekommen sind, konnten entweder gleich oder im Anschluss mit Frau Harant geklärt werden.“

Die Umstellung in der täglichen Arbeit war zum Teil gravierend, verlässt man doch die bekannten Wege und muss sich auf neuem Terrain zurechtfinden. Einzelne Punkte, die bei Classic angezeigt wurden, fallen nicht mehr offensichtlich auf bzw. sind ziemlich versteckt, erklärt Sebastian Tilgner. „Hat man sich jedoch erst einmal an die Suchfunktion gewöhnt, ist dies dann kein Problem mehr. Vorgänge, die nicht so häufig im Sprechtag bearbeitet werden, können so schnell gefunden werden.“ Insbesondere durch die Tabs/Kacheln ist das Arbeiten viel angenehmer geworden, betont er.

Am meisten mussten sich die Anwender bei VOIS daran gewöhnen, dass die jeweiligen Register expliziter voneinander getrennt sind (Melderegister, Passregister, Anfragen an das BZR). „Achtet man nicht darauf, in welchem Register man sich befindet, werden nicht alle Formulare im Formulardruck oder alle abgespeicherte Dateien in der E-Akte angezeigt. Auch die Versandmitteilungen werden u. a. nach den Registern getrennt. Dies beeinträchtigte zumindest anfangs den Workflow während der Nachbearbeitung und manchmal auch während des Sprechtages“, so Tilgner. „Alles in allem möchten wir die neue Software nicht mehr missen“, ist sein zusammenfassendes Fazit. „Es ist moderner, zeitgemäßer, und die Vorteile überwiegen die Nachteile.“