Neuerungen im Finanzsystem – webbasiert und individuell

Modern Client erleichtert die Arbeit der Kommunen

Die KID bereitet die Umstellung auf ein verbessertes Finanzverfahren vor: Die neue Version von Infoma newsystem ist orts- und computerunabhängig nutzbar und kann individuell eingestellt werden. Die ersten „Pilotkunden“ testen die Software bereits, die Umstellung für alle Städte und Kommunen soll bis Jahresende erfolgen.

Der größte Vorteil: Das Programm wird nicht mehr auf dem Computer installiert, sondern kann über eine gesicherte Webseite im Internet genutzt werden oder nach Kundenwunsch über eine Intranet-Webseite. Das ermöglicht die Nutzung mit sämtlichen Endgeräten – ob PC, Mac, Smartphone oder Tablet. Man muss sich nur über den Browser einloggen, erklärt Jörg Reckin, Teamleiter Anwendungen Finanzverfahren des KID. Dabei ist es unerheblich, ob die Kommune die Server in Eigenregie betreibt oder das Rechenzentrum der KID nutzt. Letzteres erspart Kosten und Wartung. Außerdem sorgt die KID für die Sicherheit der Daten. 80 Prozent der derzeitigen Kunden haben sich vorab für die KID-interne Infrastruktur entschieden, nutzen das Fachwissen und den Service.

Mit dem Fachverfahren Infoma newsystem kann alles bearbeitet werden, was zum Finanzwesen der Kommune gehört, von der Haushaltsplanung bis zur Erstellung des Jahresabschlusses der Kommune. Unter anderem können Gebäude- und Liegenschaftsmanagement, Darlehnsverwaltung, Mittelprüfung, Steuern- und Abgaben, Rechnungsworkflow und Kosten-Leistungsrechnungen abgebildet werden.

Sensible Daten. Entsprechend heißt „Zugriff von überall“ nicht „Zugriff für jeden“. Der Schutz vor Fremdzugriffen ist ein wesentlicher Aspekt. Neben Sicherheitsupdates werden die Firewalls auf dem neusten Stand gehalten. Der Zugriff der Kunden erfolgt über besonders geschützte Leitungen, wofür das KID-Rechenzentrum sorgt. „Personenbezogene Daten und Finanzdaten können nicht über das Internet ausgelesen oder gar weitergegeben werden“, ergänzt IT Systemmanager Dominique Gneist. Die Administrationsrechte werden individuell vergeben und auch die Zugriffsberechtigungen für die Mitarbeiter variieren, je nach Arbeitsbereich.

Die moderne Benutzeroberfläche kann individuell eingestellt werden. Dafür stehen unterschiedliche Module zur Verfügung, die als Favoriten gespeichert werden können. Das funktioniert wie ein Baukastensystem: Jeder sucht sich daraus aus, was für die eigene Arbeit wichtig ist. Die Zahlen sind im Überblick sofort sichtbar, gleichzeitig können statistische Daten abgerufen und im Diagramm dargestellt werden. Jeder Mitarbeiter der Verwaltung stellt genau das ein, was er braucht – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Das macht das Arbeiten effektiver. Jeder Nutzer stellt sein Profil so ein, wie es für ihn am praktischsten ist. „Jeder Tätigkeitsbereich wird individualisiert dargestellt“, sagt Jörg Reckin.

Für die Nutzung des Programms muss keine spezielle Hardware erworben werden. Das Programm arbeitet unabhängig vom Betriebssystem – ob Windows, Linux oder iOS-Gerät. Garantiert kompatibel mit den Browsern Microsoft Edge, Mozilla Firefox und Google Chrome.

In einer ersten Gemeinde wird die Software bereits seit einiger Zeit getestet, die Vorbereitungen bei den anderen laufen. Die Umstellung erfolgt nach Möglichkeit außerhalb der jeweiligen Dienstzeiten. Alle Daten bleiben erhalten, so dass die Verwaltung nahtlos weiterarbeiten kann. Natürlich gibt es Schulungen vorab, um auf die neuen Funktionen vorzubereiten. Gezeigt werden die Neuerungen, wo die einzelnen Module zu finden sind, wie das individuelle Profil erstellt werden kann. Die Schulungen finden online statt, was personell, wie zeitlich von Vorteil ist: Die Teilnehmerzahl ist nicht begrenzt, aufwändige Anfahrten entfallen. Zusätzlich steht für die ersten Wochen eine Testumgebung zur Verfügung, bevor die endgültige Umstellung erfolgt. Wenn Probleme auftreten, es Nachfragen gibt, „wird es einen ständigen kommunikativen Austausch geben“, versichert Jörg Reckin.BiA