1. Ausgabe 2024 | Nr. 94

Scan2enaio® – Eine Idee wird Wirklichkeit

Wie wäre es, wenn man zu einem Scanner geht, dort als Scanziel das Dokumentenmanagementsystem auswählt und seine Dokumente direkt dort hineinscannen könnte?

Mit dieser Idee kam Hendrik Neuschulz, Mitarbeiter im Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg, als es darum ging, das Druck- und Kopierkonzept* im Jugendamt einzuführen.
Die KID Magdeburg GmbH (KID) nahm sich dem Projekt an. Es wurde eine Machbarkeitsanfrage gegenüber den beteiligten Software-Lieferanten gestellt. Lieferant für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® ist die Firma Optimal Systems und für die ausführende Scanlösung, e-ScanFlow®, die Firma TOSHIBA. Bei beiden KID-Partnern stieß die Idee auf offene Ohren.
Bevor es konkret wurde, musste zunächst für diese innovative Idee innerhalb der Landeshauptstadt Magdeburg geworben werden. Das Potential wurde schnell erkannt und es folgte eine Angebotsanfrage an die KID. Parallel dazu entwickelte TOSHIBA in sehr kurzer Zeit in Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS eine Schnittstelle für die bereits im Einsatz befindliche zentrale Scanlösung e-ScanFlow®. Mit dieser neuprogrammierten Scansoftware-Erweiterung wurden erste Tests innerhalb der KID durchgeführt.
Weitere Tests erfolgten mit mehreren Organisationseinheiten der Landeshauptstadt, wobei das Jugendamt wieder vollen Einsatz zeigte und auf Herz und Nieren testete. Die Erkenntnisse der Testphase sind in die Weiterentwicklung der Scanlösung eingeflossen. Auch hier hat die Entwicklungsabteilung von TOSHIBA schnelle Lösungen bereitgestellt. So konnte auf allen Seiten ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt werden.
Das Rollout der Scanfunktion Scan2enaio® erfolgte im November 2023 und die Funktion steht seither allen Anwendern der Landeshauptstadt Magdeburg zur Verfügung, welche Zugang zu den zentralverwalteten Multifunktionsgeräten und zum Dokumentenmanagementsystem enaio® haben. Die Anwender können mit der Lösung Dokumente in ihre enaio® Benutzerablage scannen und sie von dort aus weiter in die Akten verschieben.
Für die Zukunft sind weitere Ausbaustufen für Scan2enaio® vorgesehen. Das nähere Ziel soll sein, Dokumente in eine geöffnete enaio®-Akte zu scannen. Dieser Schritt würde dazu beitragen die Arbeit mit den DMS-Akten noch einmal zu beschleunigen. Vorbereitungen für diesen Schritt sind bereits auf den Weg gebracht.

Tino Kurras, Team Service KID Magdeburg GmbH

* Das Druck- und Kopierkonzept ist bei KID- und KITU-Kunden ein beliebter Bestandteil des Portfolios.

Nähere Informationen zum Druck- und Kopierkonzept  finden Sie im Internet unter:
https://www.kid-magdeburg.de/Portfolio/Druck-und-Kopierkonzept/