Schlüssel ade in der KID

Elektronische Schließanlage eingeführt

Das Schlüsselklimpern ist in den Gebäuden der KID Magdeburg GmbH seit Juli 2024 verstummt. Stattdessen sind jetzt alle Türen mit einer elektronischen Schließanlage gesichert. Das ist ein signifikanter Schritt zum Schutz räumlicher Infrastrukturen und trägt dazu bei, die Sicherheit kritischer Daten und Systeme zu verbessern.

Die KID stellt als kommunaler Informationsdienstleister neben anderen Leistungen auch den Betrieb eines Rechenzentrums sicher. Dieser beherbergt kritische IT-Infrastrukturen und ist damit zentraler Punkt in der Gewährleistung der Informationssicherheit. Dies wirkt sich auch auf die Anforderungen an die Zutrittssicherung aus. Mechanische Schließanlagen, also mit herkömmlichen metallischen Schlüsseln, stoßen hierbei zunehmend an ihre Grenzen.  
Der Verlust einzelner Schlüssel kann die Sicherheit des gesamten Systems in Frage stellen. Im Zweifel müssen sämtliche Schließzylinder zeit- und kostenintensiv ausgetauscht werden. Hierbei sind Kosten in Höhe mehrerer zehntausender Euro schnell erreicht. Bis zum Wechsel der Anlage kann zudem die Zutrittssicherheit gefährdet sein.  
Genau das verhindert die neue elektronische Schließanlage, auch wenn bisher glücklicherweise kein entsprechender Fall in der KID eintrat. Im Gegensatz zu physischen Schlüsseln, die bei Verlust ausgetauscht werden müssen, können elektronische Schließmittel wie Token oder Chip-Karten einfach gesperrt und durch neue ersetzt werden. Verliert eine Person den Transponder, kann schnell reagiert werden. „Es reicht ein kurzer Anruf und innerhalb von wenigen Minuten ist die betroffene Nummer des Transponders gesperrt. Das ist deutlich kostengünstiger, weil kein Schließzylinder mehr ausgetauscht werden muss“, so Ivo Weber, seit 2017 Netz- und Systemadministrator bei der KID.
In mechanischen Schließanlagen ist die Vergabe der Schließberechtigungen zudem nur im Rahmen der vorgesehenen Schließkreise möglich, was oft nicht den tatsächlichen Bedarfen der Schlüsselinhaber entspricht. „Schließkreise einer mechanischen Anlage sind komplex“, erklärt Ivo Weber.
Zu einem Schließkreis gehören mehrere Schließzylinder, welche sich gleichartig verhalten und mit denselben Schlüsseln schließen lassen. Die Herausforderung besteht darin, die Schließberechtigungen den Bedarfen der Mitarbeitenden entsprechend zu verteilen. „Oftmals sind die Schließkreise den baulichen Gegebenheiten angepasst“, erläutert Weber. Dies kann insbesondere bei der Nutzung mehrerer Gebäude durch Miete eine Herausforderung darstellen. Die Verteilung der Schlüssel wird in einem Konzept festgeschrieben. „Schwierig wird es, wenn eine Person mehrere Bereiche betreten muss“, so Weber. Schließberechtigungen lassen sich in diesem Falle nicht beliebig erweitern, ohne dass Mitarbeitende zum Teil mehrere Schlüssel erhalten müssen oder Zutrittsrechte erhalten, die sie für ihre tägliche Arbeit eigentlich nicht benötigen.
Die elektronische Schließanalage punktet hier vor allem durch ihre Flexibilität. „Die Schließrechte für die Mitarbeitenden können jetzt bedarfsgerecht vergeben werden“, erklärt David Weizel, Beauftragter für Informationssicherheit bei der KID. Ivo Weber fügt hinzu: „Noch genauer geht es nicht.“  
Die elektronische Schließanlage erlaubt zudem auch eine zeitliche Einschränkung der Schließberechtigung: Wenn beispielsweise externe Personen wie Wach- oder Reinigungsdienste Zutritt zu bestimmten Räumlichkeiten benötigen, kann die Berechtigung auf den abgestimmten Tätigkeitszeitraum eingegrenzt werden. „Jetzt können wir eine Karte oder Transponder mit einer Laufzeit programmieren und herausgeben. Damit ist sichergestellt, dass nur in dieser Zeit der Zutritt möglich ist. Schließmittel können nicht missbraucht werden“, berichtet Ivo Weber.
Doch wie funktioniert die neue elektronische Schließanlage? Drei Komponenten zählen dazu: An den Türen befinden sich nun keine mechanischen, sondern elektronische Schließzylinder. Anstelle von Schlüsseln erhalten die Mitarbeitenden elektronische Schließmittel, wie beispielsweise Transponder oder Chipkarten. Die Programmierung der Schließzylinder erfolgt über eine Software. Im Falle der KID ist dies vollvernetzt per Funk möglich. Somit können Änderungen in der Berechtigungsvergabe sehr schnell an alle Schließzylinder verteilt werden.
Im täglichen Einsatz liest der Schließzylinder zunächst die Nummer des Transponders oder der Karte aus und vergleicht diese mit der in ihm hinterlegten Liste der berechtigten Schließmittel. Wenn dieses die Berechtigung hat, blinkt als Bestätigung ein Licht und ein Signal ertönt. Nun kann der Schließzylinder händisch gedreht und somit die Tür entsperrt werden. Die elektronischen Zylinder ermöglichen es auch, Schließvorgänge im Bedarfsfall detailliert zu protokollieren. Diese Funktion kann bei besonderen Vorkommnissen genutzt werden, um Sicherheitsvorfälle aufzuklären. Dann kann nachvollzogen werden, welcher Transponder zu bestimmten Zeitpunkten an welcher Tür registriert wurde. Diese Aufzeichnungen können dazu beitragen, die Sicherheit zu erhöhen und bei einem Vorfall entscheidende Hinweise zur Aufklärung zu liefern.
In besonders sensiblen Bereichen, wie beispielsweise dem Rechenzentrum der KID, ermöglicht die neue Anlage, die Schließzylinder und damit die Zustände der Türen in Echtzeit zu überwachen. Das kann dabei helfen, etwaige unautorisierte Zutritts- oder Manipulationsversuche zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. „Das Wort Überwachung kann ein leichtes Unbehagen auslösen. Aber sie ist ein wesentlicher Bestandteil für die Informationssicherheit, und trägt dazu bei, dass sensible Bereiche, die zum Beispiel relevant für die Sicherheit der Daten sind, besonders gesichert sind“, so Weizel.
Dies stellt einen wesentlichen Fortschritt gegenüber der bisher eingesetzten Schließanlage dar. „Bei einer Fehlermeldung der Alarmanlage musste früher jede einzelne Türklinke überprüft werden, um die Quelle der Fehler herauszufinden und diese beheben zu können. Jetzt können wir direkt im System nachschauen und erkennen, welche Tür möglicherweise nicht abgeschlossen ist“, erklärt Weber. Das spart Aufwand. Etwa ein dreiviertel Jahr dauerte die Planung für die neue elektronische Schließanlage, was sich am Ende aber auszahlte. Denn die Installation selbst dauerte für alle Standorte der KID lediglich zwei Wochen. Sie wurde von der Firma Eislebener Tele-Funk GmbH ausgeführt, welche seit 2019 einen Rahmenvertrag für die Installation von elektronischen Schließsystemen mit der KID hat. „Bis auf einen Zylinder, der im Vorfeld falsch vermessen wurde und damit nicht in der vorgesehenen Tür passte, lief alles reibungslos“, berichtet Weber.
Eingebaut wurden Schlösser der Firma SimonsVoss Technologies GmbH. 1995 gegründet und mit Sitz in Unterföhring bei München, betreibt sie ihr Produktions- und Logistikzentrum in Osterfeld im Burgenlandkreis in Sachsen-Anhalt. Alle Produkte sind somit „Made in Germany“ und nach bestehenden DIN-Vorgaben zertifiziert.  
Wichtig bei dem Projekt war die transparente Kommunikation gegenüber allen Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass niemand durch den Wechsel überrascht und vor Schwierigkeiten gestellt wird. „Es ist eine der wenigen Maßnahmen, die ausnahmslos alle Mitarbeitende betrifft. Aber Sorgen oder Bedenken gab es zum Glück nicht“, sagt Weizel und fügt hinzu: „Lediglich gab es für einige Mitarbeitende anfangs eine kleine Komforteinschränkung, da die Schließkreise jetzt passgenauer sind. Dadurch konnten sie manche Türen nicht mehr so bedienen, wie sie es vorher aufgrund der größeren Schließkreise gewohnt waren.“
Die KID hat nicht nur in ihren Räumlichkeiten auf eine elektronische Schließanalage umgestellt, sondern bietet solche Systeme für Kunden an, wovon mehrere Kunden bereits Gebrauch gemacht haben.  Die Tage des Schlüsselklimpern sind also definitiv gezählt!