Softwarelösung für eine moderne Verwaltung

Als zum Jahresanfang die Barleber Grundstückseigentümerinnen und -eigentümer ihre diesjährigen Bescheide für die Grundsteuer bekamen, wunderten sich einige, warum die Bescheide anders aussehen als in den vergangenen Jahren. Dafür gibt es einen einfachen Grund – die Gemeinde hat seit Jahresbeginn eine neue Software für die Finanzverwaltung namens „Infoma“.

André Silbermann, aus dem Team Finanzverfahren der KID, erklärt: „Infoma ist eine spezielle Software fürs Finanzwesen. Der Kundenkreis ist eindeutig die öffentliche Verwaltung, insbesondere Kommunen. Das Programm ist bundeslandübergreifend einsetzbar. Es gibt aber immer wieder bundesland-spezifische Besonderheiten.“ Mit der integrierten, modular aufgebauten Softwarelösung, die alle Facetten des modernen kommunalen Finanzwesens abbilden kann, hat sich die Gemeinde Barleben neu aufgestellt, um für die Zukunft gewappnet zu sein. Die kommunale Buchhaltung ist das Kernstück der Software. Abbilden kann sie die Kosten- und Leistungsrechnung, die Anlagenbuchhaltung, Steuern und Abgaben – aus diesem Bereich kommen auch die Bescheide für die Grundstückseigentümer,  Hundehalter oder die Gewerbetreibenden. Im Einsatz sind die Module Vollstreckung und Darlehensverwaltung. Zum kommenden Jahreswechsel soll ein Dokumentenmanagementsystem angebunden werden.

Außerdem ist die Gemeinde Barleben gerade dabei, auch elektronische Zahlungsmethoden für ihre digitalen Dienstleistungen einzuführen. „Das sogenannte E-Payment läuft über einen externen Dienstleister, der die Zahlungen von Gebühren online abwickeln kann“, erklärt Bastian Heyer, Mitarbeiter im Bereich Kommunikation und Marktentwicklung bei der KID. Beispielsweise könnten in der Zukunft dann Geburts- und andere Urkunden über einen digitalen Prozess online beantragt und auch gleich online bezahlt werden.

Bei den Zahlungsarten seien Kreditkarten, giropay oder auch Paypal häufig vertreten. „Im Zuge des OZG und auch des Zuwachses digitaler Dienstleistungen ist es einfach sinnvoll, den ganzen Prozess zu digitalisieren, so dass auch gleich die Entgelte online entrichtet werden können“, so Heyer weiter. Für beide Seiten habe dieses Verfahren Vorteile – die Kommune könne sich auf die Verwaltungsaufgaben konzentrieren statt unter Umständen Gebühren hinterherzulaufen; die Bürgerinnen und Bürger haben ihr Anliegen gleich bezahlt, was wiederum die Bearbeitung beschleunigt. Allerdings müsse man gut abwägen, welche Zahlungsarten für die Kommune in Frage kommen, da verschiedene Systeme auch mit verschiedenen Kosten für die Gemeinde verbunden sind.

Eine Umstellung der Finanzsoftware war schon jahrelang im Gespräch. Im Mai 2022 gab es den Startschuss für das Projekt in Barleben. „Rückblickend wäre etwas mehr Zeit besser gewesen“, sagt Dajana Loske, Sachbearbeiterin Haushaltsplanung aus dem Bereich Finanzen der Gemeinde Barleben. Der Zeitpunkt für die Umstellung war bewusst gewählt. „Wir empfehlen, im Rahmen der Projekte den Start auf den 1. Januar zu setzen, weil wir damit das neue Wirtschaftsjahr gleich in der neuen Software abbilden können. Man kann das sicherlich auch anders machen, aber der Aufwand wird deutlich höher“, so Silbermann.

Mit einer gewissen Skepsis haben einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinde die Umstellung durchaus betrachtet. „Und dann hatten wir auch Kolleginnen und Kollegen, die gesagt haben, dass es wirklich Zeit wird“, sagt Dajana Loske.

Für die Mitarbeitenden sei die Umstellung natürlich groß gewesen. „Wir hatten hier eine komplette Umgewöhnung mit hohem Schulungsaufwand. Die Kolleginnen und Kollegen aus dem Bereich Finanzen haben 20 bis 25 Schulungen bekommen. Bei einzelnen Aspekten müssen wir aber sicherlich noch einmal gezielte Schulungen anbieten“, sagt Silbermann. Dennoch überwiegen die Vorteile. Dajana Loske fasst die Vorzüge des neuen Programms für die Barleber Finanzverwaltung zusammen: „Zum einen gefällt uns die Suchfunktion in dem Programm sehr. Das hatte unser altes Programm nicht. Infoma ist mit der modernen Benutzeroberfläche wesentlich einfacher und benutzerfreundlicher. Darin können mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten, ohne sich gegenseitig zu blockieren.“ Mit der Version, die in Barleben installiert ist, ist nicht nur die Benutzeroberfläche auf dem neuesten Stand, das Programm ist nun auch mit Mobilgeräten nutzbar. Budgetauswertungen für Kostenstellen sind einfacher und übersichtlicher möglich. Dazu kommt eine deutlich verbesserte Lage, was die rechtlichen Vorschriften angeht. „Die alte Software konnte bestimmte Dinge nicht und konnte auch die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr einhalten. Es war einfach Zeit“, sagt Loske.

Aktuell laufen noch beide Programme auf den Servern der Gemeinde. „Der Haushalt 2023 ist ja noch im alten Programm erstellt, und die Jahresabschlüsse müssen wir auch noch damit erledigen. Der Haushalt für 2024 wird dann schon in Infoma erstellt. Die Haushaltsdaten, die Buchhaltungsdaten und alles andere, was wir brauchen, werden im Rahmen des Projekts aus dem alten Programm ins neue übertragen“, so Loske weiter.

Änderungen gibt es allerdings durch die Umstellung auch in anderen Bereichen als nur in der Finanzverwaltung. „Die Kolleginnen und Kollegen müssen und können jetzt auch selbst Rechnungen erfassen, wo sie bislang nur sachlich und rechnerisch korrekt zeichnen mussten“, erklärt Dajana Loske.

André Silbermann resümiert die Zusammenarbeit so: „Ich muss ganz klar danke sagen bei allen, die in Barleben und bei uns im Haus an dieser Umstellung beteiligt waren. Ich bin zwar Projektleiter, aber ohne mein Team wäre das so nicht möglich gewesen.“ Ganz abgeschlossen ist die Zusammenarbeit noch nicht. „Und wir sind als Projektleitung auch immer so verabredet, dass wir uns alle zwei, drei Wochen telefonisch treffen. Das werden wir sicher noch eine Zeit lang so beibehalten. Einige Schulungen und Themen sind noch offen. Darüber hinaus wurden durch die Gemeinde Barleben bereits weitere Module bestellt. Hier werden wir auch unterstützen“, sagt Silbermann. Anderen Kommunen, die eine Umstellung ihrer Finanzsoftware planen, würde Dajana Loske dies mitgeben: „Man sollte genug Zeit einplanen. Unser geplantes halbes Jahr war wirklich sehr sportlich. Wir hatten viele Schulungen, aber nicht ausreichend zeitliche Möglichkeit, das Gelernte auch gleich im System zu testen. Darum schauen wir auch jetzt noch öfter in die Schulungsunterlagen.“ Silbermann ergänzt: „Wir empfehlen für diese Art von Projekten ein ganzes Jahr für die Umsetzung einer solchen Umstellung. Und man sollte ein Projektteam bilden, einen Ansprechpartner finden. Nicht benennen, sondern wirklich jemanden finden, der Interesse und Mut zur Veränderung hat. Das ist dann eine gute Basis.“

Und so kommt es, dass nicht nur die Grundsteuerbescheide mit neuen Aktenzeichen nun anders aussehen, als die Barleber, Ebendorfer und Meitzendorfer es gewohnt sind, sondern alle Dokumente der Gemeinde, die mit Finanzen zu tun haben.