57. Ausgabe, 2. Quartal 2015

Umsetzung des Druck- und Kopierkonzeptes für das Jugendamt

Mit dem 1. April 2015 hat das Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg alle druckenden Geräte wie Kopierer, Arbeitsplatzdrucker, Multifunktionsgeräte und Faxe mit dem Vertragspartner KID auf ein Mietmodell umgestellt.

Drucker Kopierer  © Toshiba

Im Vorfeld wurde dazu das Projekt „Druckkonzept“ zwischen dem Jugendamt der Landeshauptstadt unter der Leitung von Hendrik Neuschulz in Zusammenarbeit mit der KID federführend durch den Leiter Kommunikation und Marktentwicklung, Norbert Wichmann, und Jens Angenstein, Vertriebsleiter der Firma Toshiba TEC, sowie unter Beteiligung des zuständigen städtischen Fachbereiches 01, Frau Mittendorf, aufgelegt.

Ziel des Druckprojektes, welches vorlaufend in die Einführung des Dokumentenmanagementsystems „Optimal System“ eingebettet ist, soll sein, die Kosten sowie die Anzahl der an den einzelnen Arbeitsplätzen installierten Drucker, Scanner, Fax- und Multifunktionssysteme etc. deutlich zu reduzieren. Besondere Berücksichtigung hierbei sollte auch die Einführung des Dokumentenmanagement Systems, Optimal System, finden. Zunächst wurde von der Firma Toshiba TEC über vier Wochen auf allen druckenden Geräten (inkl. Fax) des Jugendamtes das Druckvolumen (s/w und Color) gemessen. Weiterhin wurden angefallene Kosten für die Beschaffung der Geräte (investiv) und Verbrauchsmaterialien (Toner, Drum), Reparaturen (konsumtiv) ermittelt.

Toshiba TEC hat unter Analyse der Daten der Amtsleitung des Jugendamtes ein Druckkonzeptvorschlag unterbreitet. Dieser Vorschlag sah schon die Reduzierung der Geräteanzahl um ca. 40 % vor. Der Vorschlag wurde dann vom Fachamt auf die Bedingungen des einzuführenden Druckmanagementsystems angepasst. Hierbei konnten nochmals die Anzahl der druckenden Systeme reduziert und die zu erwartenden Kosten gesenkt werden. Im Ergebnis bleibt festzuhalten, dass die Anzahl der im Jugendamt installierten Druckausgabesysteme durch die Erstellung des Druck- und Kopierkonzeptes um mehr als die Hälfte reduziert wurde. Neben den sofort spürbaren finanziellen Effekten wirkt sich das Konzept auch auf den Energieverbrauch aus. Somit leistet auch das Jugendamt seinen Beitrag zum Erhalt der begrenzt vorhandenen natürlichen Ressourcen.

„Es ist schon ein erheblicher Unterschied, ob man als Fachamt 180 Drucker in regelmäßigen Abständen unter Einsatz investiver Mittel und Manpower wiederbeschaffen muss oder nicht. Das versetzt uns in die Lage, bei anderen Projekten, z. B. der Dokumentenmanagementsystem-Einführung, die Prioritäten anders zu setzen“.

Dr. Cornelia Arnold, amtierende Amtsleiterin

Im Ergebnis des verabschiedeten Druckkonzeptes werden dem Jugendamt durch die KID für einen bestimmten Mietpreis die Druckmaschinen, ein bestimmtes Druckvolumen an schwarz/weißen und farbigen Seiten im Monat bzw. für einen vereinbarten Vertragszeitraum zur Verfügung gestellt. Das Jugendamt konnte mit einem Teil seines finanziellen konsumtiven Aufwandes für bisherige Verbrauchsmaterialien und Reparaturen die Mietkosten gegenfinanzieren. „Mit dem Mietmodell, insbesondere durch das Druckvolumen und dem Anspruch an einen, vertraulichen Druck‘ sind auch neue Aufgaben, wie die arbeitsplatzbezogene Administration der Zentralmaschinen, im IT-Bereich des Jugendamtes aufgelaufen.“ so Hendrik Neuschulz vom Jugendamt.

Die Beigeordnete des Dezernates V, Simone Borris, hat schon bei der Projektierung festgelegt, dass vor der Einführung des Druckmanagementsystems im Jugendamt das Druckvolumen des Amtes noch einmal gemessen wird, um einen ersten Vergleichsmesspunkt zum Druckvolumen zu haben. Nach der Einführung des Druckmanagementsystems ist ein zweiter Mess-punkt vorzunehmen. Erst dieser Vergleich wird zeigen, ob sich das Druckvolumen (Papieraufwand) mit einem Druckkonzept und einem Dokumentenmanagementsystem reduzieren lässt.