82/83. Ausgabe, 3. Quartal 2021

Unabhängig von Zeit und Ort

Erfahrungen mit dem digitalen Sitzungsmanagement

An jedem Ort zu jeder Zeit so zu arbeiten, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, ist eine große Arbeitserleichterung. Das ermöglicht das Session Sitzungsmanagement für digitale Gremienarbeit, das in diesem Jahr unter anderem bei den Stadtwerken Haldensleben eingerichtet worden ist – mit Hilfe der KID, dem Kommunalen IT-Dienstleister in Sachsen-Anhalt.

Bei den Stadtwerken war es bisher so wie in vielen anderen Firmen auch: Gibt es etwas zu entscheiden, muss für jeden auf Papier eine Kopie der entsprechenden Unterlagen erstellt werden. Alle in die Entscheidung Einbezogenen arbeiten diese dann durch, formulieren ihre Anmerkungen, um für die Sitzung optimal vorbereitet zu sein und diese in der Sitzung zu besprechen. Generell ein ziemlich hoher Zeitaufwand, bis Entscheidungen getroffen werden können. Eine Situation wie durch Corona bedingt, hat dies besonders deutlich gemacht, da nicht nur im Unternehmen vor Ort gearbeitet wird, sondern durchaus auch im Homeoffice.

Detlef Koch, Geschäftsführer Stadtwerke Haldensleben

„Jetzt ist es möglich, dass alle gleichzeitig auf dem neuesten Stand sind“, freut sich Bärbel Lehmann. Sie ist die Bereichsleiterin Personalmanagement und als Geschäftsführerassistenz zuständig für die Organisation der Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen und für die Einführung des neuen Sitzungsmanagements. So begleitet sie an erster Stelle, wie Installation und Umsetzung vonstattengehen. Begonnen wurde mit der Einrichtung zu Jahresbeginn, und dann ging alles recht schnell, erklärt Bärbel Lehmann und berichtet von der Nutzung in der Praxis: „Jeder kann alles zeitgleich mitverfolgen, egal an welchem Ort. Das ist eine wesentliche Erleichterung.“ Auf diese Weise vernetzt sind Geschäftsführer, Stadtverwaltung/Rathaus, Gesellschafter und Aufsichtsrat. Immer danach gerichtet, welche Unterlagen für wen zugänglich sein sollen. Bei der Passwortvergabe wurde genau beachtet, welcher Zugang für welchen Personenkreis wichtig ist.

„Jeder kann alles zeitgleich mitverfolgen, egal an welchem Ort.
Das ist eine wesentliche Erleichterung.“

Bärbel Lehmann
Bärbel Lehmann, Bereichsleiterin Personalmanagement

Bereits seit längerem wurde bei den Stadtwerken über eine Möglichkeit nachgedacht, wie die Gremienarbeit durch moderne Technik vereinfacht werden kann. Die Stadträte von Haldensleben nutzten bereits zuvor das Sitzungsmanagement über iPads. „Das haben wir genutzt und die Zusammenarbeit auch auf diese Weise erweitert“, erklärt Bärbel Lehmann. Schließlich gehören Stadträte u.a. zum Aufsichtsrat oder sind Mitglied der Gesellschafterversammlung des kommunalen Unternehmens. Die Stadtwerke haben eine eigene Session- und Gremiensoftware im Rechenzentrum der KID installieren lassen. Dies hat den Vorteil, dass der Zugriff auf die Sitzungsunterlagen der Gremien nur die Stadtwerke haben, das heißt der Zugriff der Stadtverwaltung ist ausgeschlossen und im Umkehrschluss ebenso. Für die Nutzer, also die in den Gremien vertretenen Stadträte, fällt lediglich ein Profilwechsel an, wenn sie auf die Unterlagen der Stadtwerke zugreifen möchten. Nicht nur die aktuellen Unterlagen können parallel von allen gelesen werden. Ebenso können persönliche Notizen und Anmerkungen gemacht und diese diese entsprechend besprochen und abgestimmt werden. Das vermindert den Aufwand und automatisiert die Prozesse. Die Mandatos-iPad-App synchronisiert automatisch im Hintergrund alle sitzungsbezogenen Dokumente, von der Einladung über die Tagesordnungen, bis hin zu Vorlagen und weiteren Sitzungsdokumenten am digitalen Arbeitsplatz. Kein Zusammenstellen von papierenen Unterlagen-Ordnern mehr, alles wird digital erfasst und versandt. Download, entpacken und Ablage erfolgen automatisch. Außerdem kann in den Dokumenten gezielt nach Stichworten gesucht werden. „Man braucht lediglich ein Tablet und los geht’s.“ Und alle sind auf dem neuesten Stand. Schneller geht’s nicht. Zudem spart das digitale Sitzungsmanagement jede Menge Druckpapier, verkürzt die Versandwege und Wartezeiten und führt zu mehr Flexibilität.
Dabei findet gleichzeitig das Thema Sicherheit große Beachtung. Um einen Fernzugriff von Unbefugten zu verhindern, werden sowohl die Dateien auf den Endgeräten (iPads) verschlüsselt als auch die Datenübertragung über das Internet. Über die Umsetzung vor Ort äußert sich Stadtwerke-Geschäftsführer Detlef Koch erfreut: „Die Zusammenarbeit mit der KID war äußerst zuverlässig und von sehr hoher Kompetenz geprägt.“ Die Software wurde individuell eingerichtet. „Es hat nur rund zwei Monate gedauert, bis alles so funktionierte, wie wir uns das vorgestellt haben“, sagt Bärbel Lehmann. Schließlich kann auch die beste App nur funktionieren, wenn sie kundengenau eingestellt ist. Einzige Krux ist bisher, dass aufgrund der Automatisierung in der Regel entpersonalisierte einheitliche Einladungsdokumente in Mandatos eingestellt werden. Die Stadtwerke Haldensleben  bevorzugen jedoch eine persönliche Ansprache. Deshalb personalisiert Bärbel Lehmann die einzelnen Einladungen vor dem Versenden. „Ich gehe jedoch davon aus, dass auch dies künftig überflüssig ist“, meint sie.

BiA

Fotos: Stadtwerke Haldensleben