Warum ist der Laptop im Markt preiswerter als bei der KID?

Der Server fühlt René Kellner, Leiter Verträge/Beschaffung, auf den Zahn

Wie schnell, wie wettbewerbsfähig, wie professionell und wie zuverlässig arbeitet der Bereich „Beschaffung“ der KID? Und warum ist die Hardware bei MediaMarkt, Saturn oder Onlineanbietern oft deutlich günstiger? Der Server fühlte René Kellner, Leiter des Teams Verträge/Beschaffung der KID, auf den Zahn.

Wie oft hören Sie von Kunden, dass die Hardware der KID viel teurer ist als bei MediaMarkt? Zum Glück nur gelegentlich, denn die meisten IT-Verantwortlichen kennen die Gründe.

Und die sind? Unsere Rechner sind Businessgeräte mit einem Komplettpaket. Begonnen von der vergaberechtskonformen Beschaffung über die Leistungsfähigkeit und Robustheit bis hin zum eventuellen Garantiefall nach über vier Jahren. Ebenso erfüllen sie die immer weiter steigenden technischen Anforderungen, die die zunehmende Digitalisierung und immer komplexer werdenden Fachverfahren mit sich bringen.

Verwaltungen müssen immer mehr sparen. Was spricht dagegen, wenn man sich da bessere Angebote beim Elektronikmarkt um die Ecke oder im Internet herauspickt und so den Haushalt schont? Auf den ersten Blick erst mal nichts. Natürlich sind Notebooks und Computer bei MediaMarkt und Co. oder auch bei Notebooksbilliger.de oftmals günstiger. Beim genaueren Hinschauen kommen aber sehr schnell Fragen auf, ob billig wirklich die beste Entscheidung ist.

Welche sind das? Wie lässt sich das Gerät in meine bestehende IT-Infrastruktur einbinden? Hat das Gerät die richtigen Lizenzen für Betriebssystem und Office-Anwendungen für den behördlichen Einsatz? Wie sieht es mit der Garantie aus, wenn das Gerät während der normalen fünfjährigen Nutzungszeit ausfällt? Laufen wirklich alle meine Anwendungen und Fachverfahren auf dem Gerät? Selbst die Klärung dieser Fragen ist mit Aufwand verbunden, kommt dann die komplette Neuaufsetzung der Softwarepakete inkl. deren ggf. nochmaliger Erwerb mit den richtigen Lizenzen hinzu, ergibt sich schon ein anderes Bild. Aufwand bedeutet letztendlich immer Geld.Das wissen die Entscheidungsträger in den Verwaltungen. Ich denke, dass es fast niemanden mehr in Verwaltungen gibt, der noch denkt, dass das wirtschaftlichste Angebot immer das Günstigste sein muss.

Aber wenn man sich die Fragen im Vorfeld stellt, kann dieser Aufwand, von dem Sie eben sprachen, doch auf ein Minimum reduziert werden? Durchaus. Es kann auch gut gehen. Man bekommt auch durchaus eine Anschlussversicherung eines bekannten Versicherers mit angeboten. Wie die Abwicklung dann zwischen Verkäufer, Versicherung, Versandunternehmen und Käufer aussieht, möchte ich hier nicht weiter ausführen. Erwähnen möchte ich an dieser Stelle aber noch die Verfügbarkeit der benötigen Anzahl von Geräten. Verwaltungen benötigen aufgrund der einheitlichen Administration meistens gleichartige Geräte. Das sind durchschnittlich zwischen 40 und 100 pro Einheit. Hier stoßen viele Händler an ihre Grenzen.

Sie nicht? Nein. Wir halten Rahmenverträge, die u. a. genau das alles garantieren. In der Vergangenheit haben wir hiermit sehr positive Erfahrungen gemacht.

Wenn Sie von Rahmenverträgen sprechen, bedeutet das, dass Sie in 4 Jahren immer noch den gleichen Rechner mit der Technik verkaufen wie heute? Auch hier ein klares Nein. Unsere Rahmenverträge sind mit einer Innovationsklausel ausgestattet. Das heißt, dass wir gleichartige Geräte mit der jeweils aktuellen Technik anbieten können und dies natürlich auch tun.

Wie lange dauert es, bis die Geräte geliefert werden? Grundsätzlich maximal 30 Kalendertage. Bei Tablets und Monitoren sind es in der Regel weniger als 14 Tage.

Das ist aber länger als beim Elektromarkt um die Ecke? Das ist richtig. Das liegt daran, dass unsere PCs und Laptops so genannte BTO-Geräte (build-to-order) sind. D. h. sie werden erst bei Bestellung produziert. Dies ist der gewünschten speziellen Konfiguration und der Abnahmemenge geschuldet. Allerdings können wir auch deutlich schneller auf kurzfristig auftretende Bedarfe wie beispielsweise in der Corona-Krise reagieren. Wenn es schnell gehen muss und vergaberechtlich begründbar ist, sind Beschaffungen auch innerhalb weniger Tage darstellbar. Das ist natürlich immer in Abhängigkeit von der Verfügbarkeit am Markt möglich.

Wie sieht diese Verfügbarkeit momentan aus? Die ist momentan tatsächlich etwas angespannt, so dass es auch mal länger als die erwähnten 30 Tage dauern kann. Der Bedarf speziell an Laptops ist vor dem Hintergrund des zweiten Lockdowns groß. Hinzu kommt noch die Digitalisierung der Schulen. Die benötigten Geräte müssen auch alle erst einmal produziert werden. Und das nicht nur für Deutschland. Wir halten aber auch hier unsere Augen ständig offen. Kommt es zu einem konkreten Bedarf bei einer Kommune, können wir reagieren. Die Parameter müssen dann aber im Vorfeld klar sein, hierzu zählt auch die verbindliche Abnahmemenge. Dies ist uns bereits in mehreren Fällen buchstäblich über Nacht gelungen.