„Wir finden den Weg, damit Ihre Arbeit leichter und effizienter wird“

Digitale Verwaltung mit individuellem Dokumentenmanagementsystem

Die Digitalisierung bringt neue Herausforderungen mit sich. Hilfe bei der Organisation einer digitalen Verwaltung und effizienten Bearbeitung bietet das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die KITU steht für die Digitalisierungs-/Projektberatung und Umsetzung zur Seite. Auskunft darüber geben Jan Petereit, Beauftragter des KITU-Vorstandes, und Projektberater Dr. Andreas Lehwald von der Stabsstelle DMS.

sagt Jan Petereit. Mit Blick auf die Digitalisierung der Verwaltung steht die KITU den 104 Mitgliedern der Genossenschaft zur Seite, um die richtigen Wege zu finden und „Straßen“ für eine sinnvolle, effektive Arbeit zu schaffen. Digitale Straßen. Die Zeiten für Informationen in Papierform gehen dem Ende entgegen. Digitalisiert wird überall – das vereinfacht die Kommunikation, verkürzt Wege, lässt effizienter arbeiten. Wenn es denn richtig funktioniert. Es genügt längst nicht mehr, am Computer zu schreiben. Anstelle von Aktenordnern, die von Büro zu Büro gereicht werden, übernimmt immer mehr die Datenkommunikation. Organisation und Datensicherheit sind dabei wesentliche Aspekte. Umso wichtiger ist ein System, das selbständig Arbeiten abnimmt, die Übersicht erleichtert und Bearbeitungszeiten verkürzt. Dafür steht das Dokumentenmanagementsystem.

Sich dafür zu entscheiden, genügt allerdings nicht. „Es gibt keine Blackbox, die alles möglich macht.“ Deshalb stehen er und Dr. Lehwald mit einem Team zur Seite, um für jeden Interessenten individuelle Lösungen zu finden. Je nach den Bedürfnissen, Gegebenheiten und Möglichkeiten wird die Software für das DMS ausgerichtet. Die Vorbereitung ist das Wichtigste. Jeder Interessent muss für sich entscheiden, was wofür gebraucht wird.

erklärt Dr. Lehwald,

Von der allgemeinen Schriftgutverwaltung bis zum Vertragsmanagement. Bei der Erarbeitung des individuellen Digitalisierungskonzepts steht als Partner das Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e.V. (SIKOSA) als KITU-Mitglied zur Seite. Bei den Interessenten können vorab Workshops organisiert werden, bei denen über den möglichen DMS-Einsatz informiert wird und gemeinsam ausgelotet werden kann, welche Prozesse notwendig sind. So wie im Herbst in Quedlinburg, wo es beim Workshop mit leitenden Angestellten der Verwaltung gemeinsam galt herauszufinden, wie die zielorientierte Digitalisierung die Arbeitsabläufe erleichtern kann.

erklärt Jan Petereit. Nur mit dem entsprechenden Wissen über die Prozesse und Handlungswege bzw. über das Anpassen und Optimieren von Arbeitsabläufen kann das Dokumentenmanagement-System erfolgreich sein. „Das ist wie beim Hausbau“, erklärt Andreas Lehwald. Die Basis ist die Bodenplatte, auf der alles aufbaut. Beim DMS ist die Basis das Grundwissen: Welchen Weg müssen die Daten absolvieren, wo werden sie abgelegt, wie kann papierloser kommuniziert werden, wie sind die Prozesse zu vereinfachen, wie die Schriftgutverwaltung digital zu organisieren? Die KITU setzt dabei auf zwei Systeme: enaio und ELO ECM Suite (Enterprise-Content-Management). Sie sorgen beispielsweise dafür, dass Unterlagen rechtskonform abgelegt werden. Dabei ist immer ersichtlich, wer zu welcher Zeit daran gearbeitet hat, wie der Bearbeitungsstand ist, wer unterschrieben hat, welche Unterschrift noch fehlt. Gleichzeitig sind die Zugriffsrechte fixiert. Wenn ein Antrag online eingeht, wird er durch das DMS automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet und intern ist sofort erkennbar, welchen Weg dieser Antrag durch die Verwaltung nimmt, bei wem die Entscheidungen liegen. Jeder autorisierte Bearbeiter kann zugreifen, den aktuellen Bearbeitungsstand sehen. Am zentralen Ablageort befindet sich das Dokument stets in der aktuellen Version. Formulare oder E-Mails müssen nicht mehr ausgedruckt, transportiert, bearbeitet, abgeheftet werden. Es gibt kein Ordnerchaos und keinen Zeitverzug. Die Prozesse sind übersichtlich, transparent und schneller.

Damit verbunden werden können außerdem Außeninformationen von automatischen Ratsinformationen für die Bürger bis hin zum Online-Service für Bürgeranliegen. Das DMS macht einen vereinheitlichten Online-Zugang der Kommunen möglich, wie es nach OZG funktionieren soll. Das bringt Erleichterung für Verwaltung und Bürger.

betont Dr. Lehwald. „Es ist ein feingliedriges Datensystem, das Ordnung, Effektivität und Sicherheit verbindet“. IT ist schließlich kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck, fügt er hinzu. Und Jan Petereit verspricht: