78. Ausgabe, 3. Quartal 2020
Wir suchen nicht mehr, wir finden
Lutherstadt Wittenberg setzt auf DMS
Die öffentlichen Verwaltungen sind gefordert, Leistungen zu digitalisieren. Doch bevor das geschehen kann, müssen sie ihre Verwaltungsarbeit digitalisieren. Mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von ELO Digital Office steht ein Baukasten mit vielen Werkzeugen zur Verfügung, um Abläufe und Prozesse neu zu gestalten. Die Lutherstadt Wittenberg ist nach intensiver Vorarbeit seit dem 1. Juli 2019 in das Großprojekt DMS gestartet.
Der Innere Service im Fachbereich Bürger und Service der Lutherstadt wurde zum DMS-Pilotsachgebiet. 20 Mitarbeiter kümmern sich um IT, Organisation, Personal und zentrale Beschaffung vom Bleistift bis zum Bürostuhl. „DMS ist ein sehr offenes System mit vielen Möglichkeiten“, sagt Projektmanager Stefan Würker, „bevor wir starten konnten, mussten wir entscheiden, wohin die Reise gehen soll und was wir umsetzen wollen. Wir haben alles Bisherige infrage gestellt, eine Strategie entwickelt, Ordnerstrukturen neu gedacht und ein Berechtigungskonzept erarbeitet.“
Erste Erfolge sollten schnell sichtbar sein, um die Kollegen für die Veränderungen zu begeistern. So wurde zunächst für einen einfachen Verwaltungsvorgang ein Workflow installiert: Ein Sachbearbeiter schreibt eine innerdienstliche Mitteilung, leitet sie weiter und gibt sie frei, ohne dass E-Mails hin- und hergeschickt oder Schriftstücke ausgedruckt und abgeheftet werden müssen. „Es war wichtig, mit solch kleinen Schritten zu beginnen, denn Stolpersteine sieht man erst beim Gehen“, erklärt Stefan Würker. Nur wenn das System mit Informationen zum Dokument sinnvoll gefüttert wird, kommt es am Ziel an und kann von den Personen gelesen und bearbeitet werden, für die es bestimmt ist.
Stefan Würker kommt aus dem Bankwesen. Als Prozessmanager war er es gewohnt, alle Vorgänge in Strukturen und Prozesse zu kleiden. DMS hat dafür geeignete Tools. Im Sachgebiet Innerer Service habe sich mit DMS in den vergangenen Monaten eine Menge verändert, stellt Stefan Würker fest. Früher hatte jeder Mitarbeiter sein eigenes Ablagesystem, in dem sich andere nicht unbedingt zurechtfanden. Auf verschiedene Dokumente konnten nur einzelne Mitarbeiter zugreifen, manchmal war der Zugriff blockiert. War der zuständige Mitarbeiter abwesend, stockte die Bearbeitung.
Mit ELO, dem Elektronischen Leitz-Ordner, und dem in der Verwaltung entwickelten Berechtigungskonzept wurde das Problem charmant gelöst, findet der Projektmanager. „Wir haben eine übersichtliche Ordnerstruktur und statt Einzelrechten gibt es Zugriffsrechte für Gruppen, es gibt Lese-, Schreib- und Bearbeitungsrechte, das funktioniert prima.“
„Die Vorbereitung ist das A und O“, betont Eric Voigt. Der KID-Mitarbeiter und bekennende ELO-Fan betreut und berät als Projektleiter die Wittenberger und andere Kommunen bei der DMS-Einführung und Umsetzung.
„Es ist wie beim Segeln: Ich muss das Ziel kennen, um den Kurs zu bestimmen, und ich muss mein Schiff so ausstatten, dass es für die Reise gerüstet ist“, erklärt Jens Pelikan, Gruppenleiter DMS in der KID. „Und dann muss die Crew auch noch an den richtigen Seilen ziehen.“
Zu den Arbeiten, die die Lutherstadt Wittenberg im Vorfeld geleistet hat, gehört die Entwicklung eines Aktenplans, der dann in ELO importiert wurde. Anhand fortlaufend generierter Aktenzeichen plus Bezeichnung lassen sich Schriftstücke, die zu einem Vorgang gehören, schnell finden. Auch Barcodes ermöglichen die automatische Zuordnung.
Wichtig sei es zudem, Dokumente in die Volltextsuche zu integrieren, sagt Stefan Würker. So können Mitarbeiter nicht nur nach Schlagworten suchen, die in die Feldmaske eingegeben worden sind, sondern nach Firmen, Projekten und anderen im Dokument enthaltenen Begriffen. Sie können die Suche nach Relevanz, Zeitraum oder Bearbeiter weiter eingrenzen. So werden die benötigten Informationen schnell herausgefiltert. „Wir suchen nicht mehr, wir finden“, bringen Eric Voigt und Stefan Würker die Vorteile auf den Punkt. Ergänzend wird der Wissenstransfer geleistet – es geht kein Wissen mehr verloren.
Zum Jahresende geht der Innere Service von der Pilotphase in den Regelbetrieb über und das Dokumentenmanagementsystem wird in weiteren Bereichen eingeführt. „Es besteht die Möglichkeit, jeweils zur Bearbeitung der digitalen Akten einen Workflow zu hinterlegen vom Posteingang über das Lesen, Bearbeiten, Mitzeichnen, Genehmigen und Ablegen“, so Jens Pelikan.
Online eingereichte Anträge auszudrucken und abzutippen und durch mehrere Ämter und Büros zu schicken, das soll möglichst bald der Vergangenheit angehören. Mit dem DMS können Schriftstücke nacheinander oder parallel transparent und digital abgearbeitet werden, um dann über ein Onlineportal dem Bürger oder Unternehmen bereitgestellt zu werden – papierarm und ohne Medienbrüche. In der Lutherstadt Wittenberg sollen in zwei Jahren alle Mitarbeiter mit ELO arbeiten. Das Dokumentenmanagementsystem wird parallel und auch nach dieser Zeit Schritt für Schritt weiterentwickelt und mit Workflows in den Fachverfahren untersetzt. „Das bringt richtig viel Mehrwert“, findet Stefan Würker.
bek
