Der digitale Weg in die Kommune

Wie das Meldewesen digital werden kann

Die Digitalisierung von Dienstleistungen in Kommunen ist eine große Aufgabe für alle Beteiligten. Eines der Felder, auf denen die digitalisierten Dienstleistungen häufig eingesetzt werden können, ist das Meldewesen. „Jeder kennt das: Der Personalausweis muss erneuert werden, man muss erst einen Termin im Amt machen und hinfahren, dann vielleicht doch noch warten. Und das für einen Vorgang, der am Ende wirklich nur ein paar Minuten dauert. Das geht auch anders“, weiß Torsten Pauer von der KID.

Mittlerweile gibt es dazu schon eine Auswahl von verschiedenen Diensten. Speziell im Meldewesen ist das VOIS ONLINE|Meldewesen, das auch mit dem Bürgerkonto von Dataport funktioniert. Dafür müssen sich Bürgerinnen und Bürger einmal bei Dataport registrieren und ein „Servicekonto Plus“ anlegen, das über einen Personalausweis im Scheckkartenformat verifiziert wird. Heutzutage kann schon das Smartphone mit der passenden App zum Auslesen des Personalausweis-Chips genutzt werden. Mit relativ wenig Aufwand lässt sich so bürgerseitig der Zugang zum digitalen Meldewesen herstellen. Allerdings reicht das natürlich noch nicht, die Kommune muss die Dienstleistung auch digital anbieten. Im Fall der gewünschten Einrichtung einer Übermittlungssperre zum Beispiel funktioniert das so: Nach der Anmeldung und Verifizierung des Antragstellers oder der Antragstellerin lassen sich im Menüpunkt der Kommune die entsprechenden Sperren auswählen. „Eine Manipulation ist dabei nicht möglich, weil die Daten für die Sperre mit den Daten des Antragstellers abgeglichen werden. Ich kann also nicht einfach für jemand anderen solche Sperren einrichten“, erklärt Torsten Pauer.

Der Antrag auf die Einrichtung der Übermittlungssperre lässt sich online ausfüllen und dann als PDF herunterladen, bevor er an der entsprechenden Stelle wieder weitergereicht wird. Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter findet den Antrag dann im Posteingang des Fachverfahrens, gleicht noch einmal die Daten ab und kann direkt damit weiterarbeiten. „Aktuell erfolgt die Vollzugsmeldung meist noch per Post an die Bürger, aber perspektivisch soll natürlich auch das digital passieren“, sagt Pauer. Wie weit die Bearbeitung des Antrages ist, könne man auch über ein digitalisiertes Portal abfragen – so könne man sehen, ob der beantragte Personalausweis schon gedruckt oder sogar schon auf dem Weg ist.

Ob die Umsetzung dieser Prozesse, wie vom Gesetzgeber gewollt, Ende 2022 in allen Kommunen Deutschlands erle-digt ist, bezweifelt Torsten Pauer: „Ich denke, da wird es eine Übergangsphase geben, in der noch digitale und analoge Prozesse greifen können.“ Um einen wirklich komfortablen Dienst anbieten zu können, sollten die Kommunen auch di-gitale Zahlungsweisen in ihre Meldewesen-Prozesse einbin-den. „Wenn man am Ende doch wieder zum Amt muss, um den Personalausweis nach der Antragstellung zu bezahlen, verzögert sich der ganze Prozess und man hätte auch gleich den Antrag dort stellen können – vom digitalen Komfort ist dann nicht mehr viel übrig“, meint Pauer. Welche digitalen Zahlungsmöglichkeiten jede Kommune nutze, schreib der Gesetzgeber nicht vor, um der kommunalen Selbstverwaltung nicht in die Parade zu fahren. Für die Kommunen ist das aber ein zweischneidiges Schwert – einerseits können sie so autark entscheiden, welches System sie nutzen, andererseits müssen sie auch aus verschiedenen Möglichkeiten die passende heraussuchen. „Die Mitgliedschaft in der KITU kann da schon ganz hilfreich sein, um auf Erfahrungen der anderen Genossenschaftsmitglieder und einen guten Austausch vertrauen zu können“, merkt Torsten Pauer an. Schlussendlich komme es auch darauf an, wie die Bürgerinnen und Bürger das digitale Angebot annehmen: „Das dauert manchmal ein bisschen, besonders bei Menschen, die nicht so technik-affin sind. Da müssen die Kommunen gut kommunizieren und erklären, warum und wie etwas digital laufen kann.“ Dann aber könne auch ein Erfolgsmodell daraus werden, das nicht nur der Kommune, sondern auch den Bürgerinnen und Bürgern das Leben erleichtert.

Um die Prozesse für Verwaltung und Bürger so komfortabel zu gestalten, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Torsten Pauer zählt auf: „Das Inforegister von HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH bildet die technische Basis für die Online-Dienste. Die Prozesse im Meldewesen müssen auch schon digital funktionieren, damit der volle Komfort auch genutzt werden kann.“ Medienbruchfrei, also ohne weiteres Umspeichern oder Umlagern von Datensätzen, funktioniert das aktuell nur mit VOIS|MESO und MESO Classic. „Viele Kommunen nutzen bereits eines dieser Verfahren, so dass es relativ leicht wäre, das ganze System an das VOIS|ONLINE Systems anzukoppeln“, so Pauer. Das Hosting und die Anwendungsbetreuung könne natürlich mit eingekauft werden.

Oft haben Kommunen Bedenken geäußert, dass sie Mitar-beiter abbauen müssten, wenn allzu viele Dienstleistungen digitalisiert werden. „Diese Bedenken sind unbegründet. Es wird ja lediglich der Zwischenschritt der Einreichung von Do-kumenten digitalisiert, was momentan vielerorts eben wirk-lich noch mit dem persönlichen Mitarbeiter zum Beispiel im Einwohnermeldeamt passiert. Bearbeitet werden muss der Vorgang immer, egal, wie die Unterlagen in die Behörde gekommen sind“, erklärt Pauer weiter. Eine Digitalisierung im Meldewesen sieht er als Entlastung für die Kommunen vor Ort, was in Zeiten des Corona-Virus noch einmal wichtiger geworden ist. Die Arbeit werde ja nicht weniger, nur weil sie auf digitalem Wege einträfe. „Für die Bewohnerinnen und Bewohner der jeweiligen Gemeinde spielt aber schon eine Rolle, ob sie bei der Erledigung ihrer Anliegen auf einen persönlichen Termin während der Öffnungszeiten angewiesen sind – und bei manchen Berufstätigen ist schon das ein Problem“, so Pauer weiter. Wenn man zum Beispiel als Krankenpfleger im Schichtdienst die eID-Karte von der Couch aus beantragen kann, ohne gleich einen Urlaubstag dafür verwenden zu müssen oder eine Schicht zu tauschen, ist dieser Service ein ausgesprochen wertvoller. Der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin finden den Antrag für die neue eID-Karte dann im passenden Postfach und können diesen – idealerweise – nahtlos bearbeiten und die Ausstellung des neuen Dokuments veranlassen.

Natürlich muss die Technik der Kommune das können, und auch beim Bürger müssen die notwendigen Voraussetzun-gen erfüllt sein. Dann allerdings profitieren beide. Eine Hürde sieht Pauer allerdings noch, die oft angeführt wird: „Kommu-nen sorgen sich oft um die Sicherheit ihrer Daten und tun sich darum gelegentlich auch schwer, neue digitale Prozesse zuzulassen.“ Natürlich müsse der Datensicherheit – und zwar der von Kommune und Bürger – besonderer Schutz zuteil werden. Verhindern dürfe er aber eine digitale Prozessgestaltung nicht, denn Mittel und Wege, um die Daten sicher zu übertragen und aufzubewahren gibt es reichlich. Die Experten der KITU können natürlich auch dabei helfen.