Digitale Sitzungsverwaltung

Die Arbeit in Gremien wie Stadträten und Aufsichtsräten ist eine aufwändige Sache. Ganze Ordner voll kopierter Sitzungsunterlagen mussten noch vor wenigen Jahren für die Arbeit in Gremien von Kommunen und kommunalen Unternehmen vorbereitet werden. Ausdrucken, kopieren, abheften, ausliefern – all diese Tätigkeiten banden Zeit und Personal.

In der Stadtverwaltung Staßfurt wurde darum schon vor zehn Jahren mit dem Sitzungsdienst Session/Mandatos eine digitale Sitzungsverwaltung eingeführt, bei der diese Tätigkeiten einfach wegfallen und somit nicht nur Zeit, sondern auch  Geld eingespart werden kann. Die Dokumente werden dabei digital zur Verfügung gestellt, auch Abstimmungsergebnisse werden digital gespeichert. Seit Ende 2020 nutzen auch die Technischen Werke Staßfurt den Dienst für ihre Gremienarbeit. „Früher mussten die Papierdokumente natürlich manipulationssicher und für alle verfügbar sein. Das können wir nun auch mit der Verwendung von Session/Mandatos gewährleisten“, sagt Barbara Hönig. Die Dokumente können gelesen, kommentiert, abgespeichert werden, jedes Mitglied der Gremien kann sich im System Notizen machen. Fast wie in den Ordnern, nur eben ohne Berge von Papier auf dem Schreibtisch.  Auch für interne Abläufe wird die Arbeit erleichtert, die Angaben wie z. B. Zugehörigkeit der Mitglieder in den Gremien, Anwesenheit bei Sitzungen und Vorbereitung für die Zahlung von Sitzungsgeld sind für alle in einem System gut nachvollziehbar.

Die Technischen Werke konnten bei der Einführung des Systems im Dezember 2020 auf die Erfahrungen aus der Staßfurter Verwaltung zurückgreifen, bei der die digitale Sitzungsverwaltung schon reibungslos funktionierte. „Die Stadträte, die auch in unseren Gremien der Technischen Werke sitzen, konnten so auch schon praktisch mit Heimvorteil an die Umstellung gehen. Das System war bekannt, die Nutzung wurde eben nur von der reinen Stadtverwaltung auf die Technischen Werke erweitert“, so Ralph Huxol. Auf den I-Pads der Gremienmitglieder ist so die ganze Umgebung für die Verwaltung der Stadt und nun auch der Technischen Werke verfügbar.

Mit SessionNet können auch die Informationen für die einzelnen Benutzergruppen gesteuert werden. „Die Mitglieder der Gremien können so genau die Informationen bekommen, die sie für ihre Diskussionen und Entscheidungsprozesse brauchen“, erklärt Barbara Hönig. In den Kommunen können die Verwaltungen dann zusätzlich bestimmte Dokumente und Informationen für die Bürgerinnen und Bürger freigeben, so dass diese transparent in ihrer Gemeinde verfolgen können, wie bestimmte Entscheidungen fallen.

Im Prozess der Abstimmungen vor Entscheidungen und auch im Nachhinein ist für die Mandatsträger immer die Historie sämtlicher Dokumente verfügbar. Diese Funktion hat sich gerade in den vergangenen Wintern bewährt, als wegen der coronabedingten Einschränkungen in Sachen Sitzungen das Durchführen von Sitzungsterminen in Präsenz stark eingeschränkt war. „Wir konnten so Umlaufbeschlüsse fällen, für die wir früher viel Papier durch die Stadt und die Umgebung hätten transportieren müssen“, weiß Barbara Hönig. So konnte jedes Mitglied des Gremiums die Unterlage auf seinem Tablet ansehen und die eigene Abstimmung bekannt geben.

Die Umstellung auf die digitale Arbeitsweise bei den Mandatsträgern der Stadtwerke lief problemlos. Hönig erzählt weiter: „Wir hatten immer zwei Betreuer bei der KITU, die stets für uns erreichbar waren. Wir haben immer sofort eine Antwort bekommen, die uns auch weitergeholfen hat.“ Einen Wunsch hat sie noch für die zukünftige Arbeit: Bislang seien Umlaufbeschlüsse nur in einem zweistufigen Verfahren möglich, was terminseitig nicht ganz optimal ist, da sei eine Vereinfachung durch Umstellung in ein einstufiges Verfahren sehr wünschenswert und die Änderung diesbezüglich ist auch schon „in Arbeit“. Den Zeitpunkt für die Umstellung von Papier auf I-Pad bezeichnet Ralph Huxol als passend: „Sicherlich hätten wir da auch vorpreschen und die Umstellung auf das digitale Arbeiten früher vornehmen können. Wenn man das tut, ist aber manches vielleicht noch nicht ganz ausgereift, so dass ich immer noch denke, dass es richtig war, noch ein bisschen länger zu warten.“ So seien dann wenigstens die meisten „Kinderkrankheiten“ des Systems schon ausgemerzt gewesen. Im Stadtrat habe er bei der Einführung der I-pads mit dem digitalen Sitzungssystem auch mehrere Fehlerbehebungen miterlebt. „Wenn das überhandnimmt, hat man ganz schnell eine sinkende Akzeptanz“, sagt er. Bei den Stadtwerken sei das nicht passiert, so dass die Umstellung auf SessionNet als voller Erfolg bezeichnet werden kann.

Ohnehin sei die Zusammenarbeit mit der KITU schon seit vielen Jahren sehr gewinnbringend für Stadt und Stadtwerke. „Unsere IT arbeitet sehr gut mit den Kollegen von der KITU zusammen, und da lassen sich auch solche Großprojekte wie die Umstellung auf SessionNet gemeinsam gut bewältigen“, schätzt Huxol ein. Auch in den kommenden Jahren werde mit weiter wachsender Digitalisierung genug Bedarf für die Zusammenarbeit da sein. Aktuell arbeite man an einem elektronischen Schließsystem für die Liegenschaften der Stadt, für das einiges an digitaler Ausrüstung und Vernetzung nötig sei. „Wir freuen uns sehr, dass wir einen so zuverlässigen Partner für unsere IT-Anliegen an unserer Seite haben“, sagt Huxol auch.