Die Projektbeteiligten der IT, aus dem Sikosa Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt und aus der Verwaltungsleitung stellten im Oktober das Digitalisierungskonzept der Welterbestadt Quedlinburg vor.

4. Ausgabe 2023 | Nr. 91

Zusammen für die Digitalisierung

Die Digitalisierung in den verschiedenen Bereichen von Verwaltungen stellt Kommunen, klein wie groß, vor jede Menge Herausforderungen. In Zeiten von E-Government, Onlinezugangsgesetz und der schnellstmöglichen Digitalisierung sämtlicher Verwaltungsleistungen, lohnt es sich für Verwaltungen, die passenden Partner an ihrer Seite zu haben.  

Auch die Verwaltung der Welterbestadt Quedlinburg musste sich mit dieser Entwicklung auseinandersetzen. Marion Goldbeck, Fachbereichsleiterin interner Service, Museen und Kultur und zuständig für die Abläufe in der Verwaltung, erinnert sich: „Wir haben als mittelgroße Kommune, auch konfrontiert mit den Erwartungen unserer Bürgerschaft, begonnen intensiver zu überlegen, wie wir mit unserer Personaldecke all diese Herausforderungen stemmen können. Beim KITU-TAG in Barleben 2021 haben wir in Gesprächen mit der Geschäftsführung einen Weg gesucht, wie wir systematisch und zielführend unsere Digitalisierung angehen können.“ Neben den Fachleuten der KITU und der KID holten die Quedlinburgerinnen und Quedlinburger noch das Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e.V. (SIKOSA) aus Magdeburg ins Boot, um auch die kommunale Seite der Umstellungen abbilden zu können.

In den Blick genommen wurden in Sachen Digitalisierung nicht nur die rein notwendigen Abläufe innerhalb der Verwaltung. „Meine Kollegen aus der Wirtschaftsförderung hatten im November einen Presseauftritt zum digitalen Einkaufs- und Erlebnisführer, der angebunden ist an die städtische Internetseite und Lust machen soll auf den Besuch der Quedlinburger Innenstadt. Auch das ist für mich Digitalisierung und hat etwas mit gesamtstädtischem Blick zu tun. Unsere Internetseite, die wir Anfang 2023 neu aufgelegt haben, bietet eine gute Plattform für diese Dinge. Dort haben wir auch den Mängelmelder ‚Sag’s uns einfach‘, über den Bürgerinnen und Bürger uns Anliegen aufgeben und den Bearbeitungsstand verfolgen können. Das funktioniert mittlerweile alles digital und medienbruchfrei. Die Online-Bewerbungen und die Kulturpass-App haben uns in dieser Sache auch schon weitergebracht“, erklärt Marion Goldbeck weiter. Und genau das soll auch mit anderen Prozessen innerhalb der Verwaltung passieren.

Allerdings: Die Digitalisierung, ob nun mit oder ohne ausdrücklichem Konzept, ist ein andauernder Prozess, der nie abgeschlossen ist. „Immer wieder kommen neue Aufgaben dazu, die wir ebenfalls digital abzubilden haben. Andere fallen weg oder müssen modifiziert werden. Wer denkt, dass man als Verwaltung irgendwann fertig ist mit der Digitalisierung, der wird enttäuscht werden“, weiß Marion Goldbeck. Technologien entwickeln sich weiter, auch am Thema „Künstliche Intelligenz“ werden Kommunen auf Dauer nicht vorbeikommen. Marion Goldbeck hat da allerdings aktuell noch Bedenken: „Da muss es rechts- und datenschutzkonforme Lösungen geben, die sich in unsere Systeme gut integrieren lassen.“

Die Kooperation mit der KITU und SIKOSA beschreibt Marion Goldbeck so: „Das ist als Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu bezeichnen, bei der Fachkompetenz und Sachbezogenheit im Vordergrund stehen. Wir konnten die Alltagsprobleme, vor denen wir als Verwaltung oft stehen, im Konzept berücksichtigen.“ Anderen Kommunen, die in Sachen Digitalisierung noch viel zu tun haben, rät Marion Goldbeck, erst einmal das Ziel zu definieren. Ohne klare Richtung sei auch das Digitalisieren von Verwaltungsprozessen ein beinahe unmögliches Unterfangen. Mitbringen sollte man außerdem einen langen Atem: „Digitalisierung ist ein Prozess, der eine Menge Zeit und Kommunikation erfordert. Eine Musterlösung, die für alle funktioniert, gibt es nicht. Wir haben erfahren, dass wir durch KITU und SIKOSA fachkundig begleitet werden, aber den Weg zur digitalen Verwaltung müssen wir schon selbst gehen, zu unserem Ziel und mit unseren Schritten. Wir wissen jetzt, wo wir hinwollen und wie wir dort hinkommen.“

Projektleiter Dr. Andreas Lehwald und Vorstandsbeauftragter Jan Petereit von der KITU haben bei der Entstehung des Digitalisierungskonzeptes der Welterbestadt Quedlinburg aktiv unterstützt. „Die Zusammenarbeit hat wirklich gut funktioniert, auch weil wir die Verwaltungsexperten von der SIKOSA mit im Boot hatten“, erinnert sich Jan Petereit. Zwar gebe es gerade in Kooperationen mit Verwaltungen ein gemischtes Feld an Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, die unterschiedlich auf das Thema Digitalisierung schauen und reagieren, doch in Quedlinburg sei man zu einem guten Ergebnis gekommen.

Prof. Dr. Dirk Furchert, Geschäftsführer der SIKOSA Beratungsgesellschaft, und Dominik Iser, zuständig für Organisationsentwicklung im SIKOSA Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e.V., blicken zurück auf die Zusammenarbeit mit der Quedlinburger Verwaltung: „Die hohe Komplexität der Digitalisierung in der Verwaltung sowie die Einbindung aller Ebenen in den Denk- und Austauschprozess waren eine besondere Herausforderung. Die große Aufgeschlossenheit aller Beteiligten sowie die gute Zusammenarbeit zwischen den Akteuren der Welterbestadt Quedlinburg, der KITU und der SIKOSA-Beratung waren die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung des Projektes.“


Besonders wichtig für den Weg zur digitalen Verwaltung ist laut Dr. Andreas Lehwald, die bestehenden Prozesse einer eingehenden Prüfung zu unterziehen. „Ein schlechter analoger Prozess wird auch nicht besser, nur weil man ihn ins Digitale verlegt“, bringt er die Prüfung auf den Punkt. Oft genug müssten Prozesse überarbeitet und beispielsweise neue Technik oder elektronische Siegel angeschafft werden, damit nicht am Ende doch für Unterschriften Papier ausgedruckt und fürs Versenden wieder eingescannt werden muss. Oft müssen Abläufe in der Verwaltung für die Digitalisierung ganz neu gedacht werden, damit am Ende eine echte Arbeitserleichterung und ein Zeitgewinn durch beispielsweise automatisierte Abläufe wie das Sortieren von E-Mails in Postfächer oder das elektronische Ablegen von Dokumenten passieren können.

Gemeinsam mit Jan Petereit weist er noch einmal eindrücklich darauf hin, dass eine Schubladen-Lösung für jede Verwaltung weder sinnvoll noch vorrätig bei der KITU sei. „Jede Verwaltung ist einzigartig, hat ihre Eigenheiten und besondere Notwendigkeiten, auch aus der kommunalen Selbstverwaltung heraus, darauf wollen und müssen wir jederzeit eingehen können. Darum können wir nicht innerhalb weniger Wochen einfach nur ein neues Software-System aufspielen, das auf Knopfdruck plötzlich alles digital macht. Das funktioniert einfach nicht“, sagen beide. Verwaltungen erwarten vernünftige Lösungen für ihre Digitalisierungsansätze, und diese seien aufwändig und haben ihren Preis. Die entscheidenden Fragen, die sich Verwaltungen im Zuge der Digitalisierung zur Umsetzung ihrer Aufgaben stellen müssen, sind laut Dr. Andreas Lehwald: „Wer macht was, warum, mit wem, bis wann, für wen, etc. und wie gut und wie teuer ist das? Wenn man all diese Fragen für die Prozesse in der Verwaltung beantworten kann, ist man schon ein großes Stück weiter.“

Für das Konzept gab die SIKOSA 40 verschiedene Empfehlungen für die Weiterentwicklung der Digitalisierung in der Verwaltung der Welterbestadt Quedlinburg. „Wichtig sind aus unserer Sicht ein gutes kommunikatives Zusammenspiel der Beteiligten IT, E-Government, Organisation, Personalmanagement und Fachbereiche, die Bereitstellung von Online-Diensten und die Einführung eines Dokumentenmanagements. Ein hohes Maß an Sicherheit spielt natürlich auch vor dem Hintergrund der aktuellen Situation eine entscheidende Rolle“, so Prof. Furchert. Er weist auch darauf hin, dass es „ausgehend von den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer einer interdisziplinären Zusammenarbeit und einer großen Flexibilität und Offenheit bedarf, um ein solches Konzept zu entwickeln. Dies ist im laufenden Betrieb kaum möglich. Die Einbindung von KITU und der SIKOSA Beratungsgesellschaft hat sich in diesem Zusammenhang inzwischen mehrfach bewährt.“

Foto oben: Die Projektbeteiligten der IT, aus dem Sikosa Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt und aus der Verwaltungsleitung stellten im Oktober das Digitalisierungskonzept der Welterbestadt Quedlinburg vor.

Ariane Amann