70. Ausgabe, 3. Quartal 2018

Ein Kraftakt, der sich lohnt

Die Landeshauptstadt Magdeburg hat es schon, viele kleine und mittlere Kommunen wollen und brauchen es: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. In der Kommunalen IT-UNION soll ein System angeboten werden, das für alle Größenordnungen kommunaler Verwaltungen anwendbar ist. Die Ausschreibung gestaltete sich aufwändig. Denn bei der Suche nach dem günstigsten Anbieter ging es nicht um eine Billig-Lösung.

Seit Dezember läuft die Ausschreibung. Auf einen Teilnehmerwettbewerb folgte das Verhandlungsverfahren, im Oktober soll die Entscheidung für einen Anbieter fallen und bis Ende des Monats die Vergabe erfolgen, kündigte Dr. Sören Schumann, Stabsstelle Prozessberatung der KID Magdeburg GmbH, auf dem KITU-Tag am 26. September an. In acht Rubriken wurden insgesamt 600 Kriterien aufgestellt und fünf verschiedene Modelle für Musterkommunen entwickelt, damit Preise auf einer soliden Basis verglichen werden können. Um herauszufinden, welche Kriterien für die Kommunen relevant sind, hatte die KITU zuvor eine online-Umfrage mit insgesamt 166 Fragen gestartet. 4000 Antworten kamen zurück, berichtete Schumann,

Dr. Sören Schumann,  Stabsstelle Prozessberatung der KID Magdeburg GmbH
Dr. Sören Schumann, Stabsstelle Prozessberatung der KID Magdeburg GmbH

„dieser Prozess hat viel Kraft gekostet, war aber wichtig, um die Mitglieder und potenziellen Käufer bestmöglich auf diesem Weg mitzunehmen.“

Als Novum hatten die Bieter dem Bewertungsgremium zudem eine Systemdemo mit verschiedenen Szenarien vorzuführen.

Jan Petereit, Beauftragter des KITU-Vorstandes (re.)
Jan Petereit, Beauftragter des KITU-Vorstandes (re.)

„Im Ergebnis haben wir eine rechtssichere Vergabe“,

betonte Jan Petereit, Beauftragter des KITU-Vorstandes. Den Mitgliedern, bei denen die DMS-Einführung auf der Tagesordnung steht, empfahl er, zügig die ersten Schritte zur Einführung umzusetzen. Dazu gehören konzeptionelle Überlegungen: Welche Prozesse will die Verwaltung mit DMS vereinfachen und was will sie genau damit erreichen? Auch die Fragen, wie die Mitarbeiter bestmöglich auf diesem Weg mitgenommen werden, wo sie stehen und wo sie abgeholt werden müssen, können schon vor der Kaufentscheidung beantwortet werden. „Wir beraten Sie dabei gern“, sagte Petereit.

Auch das Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e.V. (SIKOSA) wirkt bei der Einführung mit. Institutsleiter Prof. Dirk Furchert stellte sich als Organisations- und Personalentwickler sowie als Veränderungsberater aus Leidenschaft vor. Ihm liege es am Herzen, gemeinsam ein vernünftiges Modell zu erarbeiten, das Beharrungsvermögen von Menschen aufzulösen und Kompetenzen zusammenzubringen, „um den Riesenklotz DMS gemeinsam zu bewegen.“

Autor: bek