Idyllischer Blick auf das  Merseburger Schloss, dem Hauptsitz der Kreisverwaltung

59. Ausgabe, 4. Quartal 2015

Einführung eines CAFM im Saalekreis

(Computer Aided Facility Management)

„Die Anwendung der Software SPARTACUS Facility Management® ist letztlich ein Zusammenfügen vieler Puzzleteile zu einem Ganzen und ein immerwährender Prozess. Aber die Mühe lohnt sich! Wir sind am Ball geblieben und erhalten nun einen Gesamtüberblick über die anfallenden Aufgaben und entstehenden Kosten der Immobilienbewirtschaftung des Saalekreises.“

Herausforderungen und Zielstellung:

Im Jahr 2009 gründete sich das Amt für Immobiliendienste aus den Bereichen Liegenschaften, Hochbau und Zentrale Dienste mit insgesamt 26 Mitarbeitern. Dabei flossen Immobiliendaten aus dem Liegenschaftsprogramm (ALB-Daten), den Hochbauakten und diversen Excel-Listen zusammen. Um die Datenmenge beherrschen zu können, kam das neu geschaffene Amt rasch zu der Erkenntnis, dass die Zusammenführung der Informationen in einer geeigneten Software notwendig ist, um alle FM-Aufgaben in einer effizienten Weise bearbeiten zu können. Die zukünftige Software sollte u. a. Kostentransparenz in der Immobilienverwaltung schaffen, um damit Einsparpotenziale aufdecken zu können. Außerdem strebte das Amt für Immobiliendienste detaillierte Auswertungs- und Reportmöglichkeiten an, um damit verlässliche Entscheidungsgrundlagen „per Knopfdruck“ zu erhalten. Die neue Plattform sollte weiterhin Unterstützung beim rechtzeitigen Erkennen von Unregelmäßigkeiten leisten und als Managementtool mit Terminüberwachungen dienen.

Logo Computer Aided Facility Management Saalekreis

IT-Lösung:

Zur Auswahl einer geeigneten Software gründete sich die Arbeitsgemeinschaft „CAFM-Software“, bestehend aus sechs Mitarbeitern. Darauffolgend präsentierten fünf Softwareanbieter ihr System inklusive der Kosten. Zwei Anbieter kamen in die engere Auswahl und stellten schließlich ihre Testversionen zur Verfügung. Nach dem Testlauf fiel die Entscheidung auf SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS), die Softwareentwicklung der N+P Informationssysteme GmbH (N+P).

Umsetzung:

Zu Projektbeginn erfolgte mit dem N+P-Projektleiter die Festlegung der Strategie zum Datenaufbau. Zunächst wurden alle Liegenschaftsdaten und Gebäude inklusive Mietverträge mit Kündigungs- bzw. Ablauffristen erfasst. Danach wurden die Raumbücher erstellt. Hierbei wurden Zeichnungen im DXF-Format von den Planern abgefordert, wodurch die Raumbücher automatisch erstellt werden konnten. Bei Verwaltungsgebäuden wurde zusätzlich das Personal erfasst. Außerdem wurden Nutzflächen nach DIN 277, Glasflächen und Zustände der Räume dokumentiert. Anschließend nahmen sich die Verantwortlichen die Erfassung aller Verbrauchsstellen und -daten vor. Mittlerweile werden alle Energiedaten monatlich mit SPARTACUS erfasst und zur Auswertung bereitgestellt. Zeitnah wurde auch das Wartungsmanagement implementiert, in dem alle technischen Anlagen mit Wartungsverträgen und -zyklen hinterlegt wurden. Der Saalekreis behält alle bevorstehenden Wartungstermine durch automatische E-Mail-Informationen an die zuständigen Bearbeiter im Blick und wird damit auch der Betreiberverantwortung gerecht.

Die Verknüpfung von Dokumenten wie Flurkarten, Grundbücher, Zeichnungen und anderen für die Gebäude relevanten Dokumente runden ebenso wie die Inventarverwaltung die Datenpflege ab. Trotz hoher Motivation, das CAFM-Projekt voranzutreiben, kam es zwischenzeitlich zur Stagnation bei der Dateneingabe. Neben der Doppik-Einführung spielten hier auch die Auflösung des erst neu geschaffenen Amtes für Immobiliendienste und das fordernde Tagesgeschäft eine wesentliche Rolle.

Deshalb wurde im Jahr 2011 ein durch N+P begleitetes Projekt mit der Genossenschaft Kommunale IT-UNION eG (KITU) hervorgerufen. Ziel des Projektes war es, durch die Zusammenfassung und Verdeutlichung des bisher Erreichten, die Analyse der Stagnationsgründe und die Herausarbeitung einer weiteren Vorgehensweise wieder Motivation für das CAFM-Projekt zu schaffen. In diesem Zuge wurden auch noch einmal Anwenderschulungen durchgeführt. Die Übernahme eines ausgelernten Auszubildenden, welcher bei der Dateneingabe wesentlich unterstützen konnte, brachte das CAFM Projekt wieder in Schwung und ließ das Projektteam am CAFM-Ball bleiben. Heute profitiert der Saalekreis davon, dass alle Informationen und Daten rund um die Immobilie in einer Datenbank erfasst sind und somit für verschiedene Bereiche schnell einsehbar und auswertbar sind.

Ausblick:

In naher Zukunft möchte der Landkreis Saalekreis die Kosten der Gebäudebewirtschaftung durch eine Kopplung zur kommunalen Finanzsoftware CIP-KD in SPARTACUS abbilden. Außerdem soll zukünftig die Durchführung des Störungs- und Auftragsmanagements mit dem CAFM-System unterstützt werden. Auch die Themen Schlüsselverwaltung und Baumkataster sollen in SPARTACUS zentral überführt werden.

Die Kommunale IT-UNION eG (KITU) hat den Bedarf im Bereich Facility Management erkannt. Um dem Thema in der KITU-Familie gerecht werden zu können, gab es eine europaweite Ausschreibung. Ziel war der Abschluss eines Rahmenvertrages über den Verkauf von Lizenzen eines Facility Managementsystems einschließlich der Nutzungsrechte, Einführung und Umsetzung sowie der erforderlichen Anwendungsbetreuung. Der Zuschlag ging an N+P Informationssysteme GmbH.

Autor: Angelika Pauli, Sachgebiet Immobilienbewirtschaftung, Landkreis Saalekreis