63. Ausgabe, 4. Quartal 2016

v.l. Regina Blenkle, Bürgermeisterin der Stadt Haldensleben; Katharina Engelmann, HS Harz; Silvia Schöbel, Stadt Haldensleben; Madlen Bahn HS Harz; Sabine Scharf, Stadt Haldensleben; Prof. Dr. Jens Weiß, HS Harz

Hochschule Harz trifft Verwaltung

Es ist Zeit für den Workflow

Vom E-Government sind viele Kommunen noch meilenweit entfernt. In vielen kleinen Einzelprojekten tasten sie sich an das Thema Digitalisierung heran. Die Stadt Haldensleben suchte und fand in der KITU Unterstützung auf dem Weg zu einer zur Kommune passenden E-Government- und IT-Strategie.

Dabei ist der elektronische Kreditoren-Workflow ein Teilschritt und die Vorstufe für ein Dokumentenmanagement, für die digitale Akte. In einem Kooperationsprojekt der Hochschule Harz, Fachbereich Verwaltungswissenschaften, mit der Stadt Haldensleben werden Voraussetzungen und Lösungswege für dessen Einführung herausgearbeitet. Der Austausch zwischen Wissenschaft und Verwaltung wurde von der KITU koordiniert und ins Leben gerufen. Die IT-Genossenschaft pflegt einerseits bei Team- und Praxisprojekten bzw. Studentenpraktika mit der Hochschule Harz eine enge Verbindung, andererseits kann sie als IT-Dienstleister auch zum Fachbereich Finanzen der Stadt Haldensleben auf eine langjährige und vertrauensvolle Zusammenarbeit zurückblicken.

Wo befindet sich die Rechnung, welcher Mitarbeiter bearbeitet sie und wie ist der Stand der Bearbeitung? Die papierbasierte Rechnungsbearbeitung hat viele Nachteile: aufwendiger Zugriff, lange Reaktions- und Prozesszeiten sowie mangelnde Transparenz während des Rechnungsumlaufs. Elektronischer Kreditoren-Workflow automatisiert die Freigabe von Rechnungen und senkt so die Prozesskosten, die Abläufe werden effizient und nachvollziehbar.

Ziel des gemeinsamen Projektes von Hochschule Harz und Stadt Haldensleben ist es, die Kommune bei der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows zu unterstützen. Dazu gehört es, den Ist-Zustand zu erfassen, das Ziel zu fokussieren, Fragen der Mitarbeiter abzuarbeiten, eine Machbarkeitsstudie zu erstellen und Vorschläge zur Umsetzung zu entwickeln. „Die Studierenden bekommen Kontakt zur Praxis und setzen sich mit Methoden des Prozess- und Projektmanagements auseinander“, sagt Professor Jens Weiß. Neben einem Workshop mit der Kommune und einem Software-Demonstrations-termin mit der INFOMA Software Consulting GmbH steht ein Vor-Ort-Termin bei der Stadt Wolfenbüttel auf dem Plan, die den elektronischen Rechnungs-Workflow bereits mit dem Partner INFOMA erfolgreich umgesetzt hat.

Infostand Frank Rzehaczek, INFOMA Software Consulting GmbH
Infostand Frank Rzehaczek, INFOMA Software Consulting GmbH

„Es ist eine wunderbare Kooperation mit der Hochschule Harz“, betonte Regina Blenkle, Bürgermeisterin der Stadt Haldensleben, die zum KITU-TAG mit Sabine Scharf, Sachgebietsleiterin Informationstechnologie, und Silvia Schöbel, Abteilungsleiterin Finanzen, angereist war. Wichtig sei es, die Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen. „Alle Ämter haben eigene Vorstellungen, wie die Prozesse laufen sollten, das gilt es zu berücksichtigen“, bestätigte Professor Jens Weiß, „wir verstehen zunehmend, wo es in den Kommunen hängt. Wichtig ist vor allem die Prozesssicherheit“. Untersuchungen in drei Beispiel-Verwaltungen mit jeweils rund 15.000 Rechnungen pro Jahr hatten bereits eindrucksvoll gezeigt, dass der elektronische Rechnungs-Workflow Durchlaufzeiten reduziert, den Aufwand minimiert, Transparenz und die Einhaltung der Zahlungsziele gewährleistet, die Kontroll- und Recherchemöglichkeiten verbessert und die Administration vereinfacht.

INFOMA-Vertriebsmitarbeiter Frank Rzehaczek verwies an seinem Stand auf dem KITU-TAG auf ein vorhandenes breites Spektrum an Softwarelösungen vom Gebäude- und Liegenschaftsmanagement bis zum Dokumenten Management System DMS sowie für eGovernment von eAkte bis ePayment. „Es gibt bereits viele Möglichkeiten, aber das Gesamtpaket wird bisher kaum umgesetzt“, so seine Erfahrung. Zwar könne der Hund inzwischen online an- und abgemeldet werden, nennt er ein Beispiel, aber die Hundesteuer müsse der Bürger immer noch auf anderen Wegen überweisen. Hier könne ein QR-Code auf dem Bescheid Abhilfe schaffen, empfiehlt er.

„Der Bürger scannt den Code mit dem Smartphone ein, gelangt auf das entsprechende Portal und kann seine Rechnung direkt begleichen oder die Abbuchung beauftragen.“ Ziel sei es, die Einzelbausteine, die in den Kommunen bereits eingesetzt werden, miteinander zu verknüpfen.

Autor: bek