2. Ausgabe 2024 | Nr. 93

Mit KIVAN die frühkindliche Betreuung digitaler gestalten

Ein Fallbeispiel aus der Gemeinde Barleben

Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst alle Lebensbereiche, auch die Verwaltung von Kindertagesstätten. Vor diesem Hintergrund wurde eine digitale Lösung in der Gemeinde Barleben eingeführt, die den Anmeldeprozess für Kita-Plätze sowie die Kommunikation zwischen Eltern und Einrichtungen verbessert.

Michael Schumann, Bereichsleiter Bildung und Soziales der Gemeinde Barleben

KIVAN ist ein digitales Portal, das Eltern die Möglichkeit bietet, ihre Kinder online in Kindertageseinrichtungen anzumelden und den Stand des Anmeldeverfahrens jederzeit einzusehen. Das Produkt, das in Leipzig von der Lecos GmbH programmiert wird, wurde im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes in Barleben eingeführt.

Michael Schumann, Bereichsleiter Bildung und Soziales, erklärt im Gespräch mit dem SERVER, dass Kommunen angehalten sind, möglichst alle Leistungen digital anzubieten. Neben der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes gebe es mit KIVAN eine erhebliche Aufwandsreduzierung für den Arbeitsprozess. In der täglichen Arbeit würde nun weniger mit Papier hantiert werden – einzig der Betreuungsvertrag und der Kostenbescheid für die freien Träger sind Dokumente, die noch verschickt werden. Michael Schumann beteuert jedoch, dass dies mit E-Post geschehe.

Auf KIVAN kam die Gemeinde Barleben, da das Programm bereits in der Landeshauptstadt Magdeburg im Einsatz ist. Der breite Einsatz des Portals vereinfacht nicht nur den Datenaustausch, sondern auch das (inter)kommunale Zusammenarbeiten. Zwar habe die Einführung einige Anpassungen der Schnittstellen zwischen Melde- und Kassensoftwares benötigt, doch das Programm wurde schnell zum Laufen gebracht. Wichtig war bei der Implementierung vor allem die Schnittstelle zur Meldesoftware, da Meldedaten automatisch abgeglichen werden. Dies sei wichtig, so Michael Schumann, da die Unterbringung von Kindern aus anderen Gemeinden eine Genehmigung des örtlichen Jugendamts benötige. Ohne Zustimmung könne der Kita-Platz für das angemeldete Kind nicht abgerechnet werden.

Deutlich hervorheben möchte der Bereichsleiter für den Bereich Bildung und Soziales im Gespräch auch die positive Zusammenarbeit mit der KITU, die das Projekt begleitet hat. Man habe jederzeitig für Absprachen zur Verfügung gestanden. Ein enger Projektpartner ist ebenfalls eine große Unterstützung, um Mitarbeiter der freien Träger und der Verwaltung abzuholen. Einrichtungsleiterinnen wurden von Anfang an in den Digitalisierungsprozess mit eingebunden. Das half bei der Akzeptanz und Annahme der digitalen Lösung durch die künftigen Nutzer des Produkts – nämlich nicht nur Einrichtungsleiter und Verwaltungsmitarbeiter, sondern auch Eltern der Gemeinde Barleben.

Gut 75 Prozent nutzen das Portal aktiv und bekommen so Elternbriefe, Nachrichten ihrer Einrichtung und Rückmeldung bezüglich eines Kita-Platzes schneller zugespielt. Für die Zukunft ist auch noch eine ergänzende App geplant, die weitere Leistungen für die Eltern, aber auch eine Arbeitsprozesserleichterung für die Erzieher bringen soll.

„Mit dem, was wir jetzt machen“, beendet Michael Schumann das Interview, „sind wir aber schon ziemlich weit.“

Lea-Sophie Schubert