75. Ausgabe, 4. Quartal 2019

Mit Tablets zur Sitzung

Die Gremienarbeit der Stadt Wanzleben-Börde nimmt neue Formen an: Mittlerweile arbeiten die 27 Ratsmitglieder mit Tablets und der App Mandatos.

Wanzleben-Börde: Räte arbeiten papierlos

Mit dem Grundsatzbeschluss im Jahr 2016 stimmte der Rat der Stadt Wanzleben-Börde in Sachsen-Anhalt mehrheitlich der Umstellung auf eine digitale Ratsarbeit zu. Als Mitglied der Kommunalen IT-UNION (KITU) und mit dem Dienstleister KID Magdeburg war die Verwaltung für das Projekt gerüstet.

Mit dem neuen Verfahren sollte die Grundlage für eine qualitativ hochwertige, effiziente und zeitgemäße Ratsarbeit geschaffen werden. Im ersten Schritt wurde die Lösung Session des Unternehmens Somacos autonom bei der Stadt installiert, die Stammdaten eingepflegt, Workflows und Berechtigungskonzepte hinterlegt. Anschließend wurden die Mitarbeiter geschult. Schnell waren sich die Nutzer einig: Die Lösung erleichtert die Erstellung und Mitzeichnung sowie die Ratsarbeit im Allgemeinen.

Ende 2017 startete dann der Echtbetrieb zur Erstellung der Sitzungsunterlagen im Verfahren Session. Der Versand erfolgte zu diesem Zeitpunkt noch komplett papierbasiert. Der Umfang der in Papierform geladenen Sitzungen belief sich in Wanzleben-Börde auf circa 100 Sitzungen jährlich, verteilt auf elf Ortschaftsräte, drei beratende Ausschüsse sowie den beschließenden Hauptausschuss und Stadtrat.

Im Frühjahr 2018 wurde das Gremien- und Bürgerinformationssystem in Form des Moduls Session Net produktiv in Betrieb genommen und damit eine bis dato genutzte Eigenlösung abgelöst. Die Mandatsträger können sich seither auf der Website verschlüsselt ins Gremieninformationssystem einloggen. Für den abschließenden Schritt in Richtung einer vollständig papierlosen Gremienarbeit sind Anfang des Jahres 2019 Endgeräte für die Mandatsträger angeschafft worden. Die Entscheidung hinsichtlich der Hardware fiel auf die Nutzung von einheitlichen Tablets. Gründe für den gewählten Endgerätetyp waren unter anderem die Einbindung in das bereits produktive Mobile-Device-Management-System (MDM). Über das MDM wurde die Mandatos-App auf die Tablets gepusht. Im Rahmen einer Mandatsträgerschulung wurden die Geräte dann betriebsbereit und vorkonfiguriert übergeben.

Die Beteiligten vereinbarten eine zweimonatige Übergangs-phase mit digitaler und papiergestützter Bereitstellung der Sitzungsunterlagen. Die Übergangsphase zeigte, dass sowohl die Fernwartung der Tablets als auch die Bereitstellung der digitalen Sitzungsunterlagen weiteres Know-how und personelle Ressourcen benötigen.

Mit der App-basierten Lösung werden die Unterlagen nun automatisch verschlüsselt auf den Tablets abgelegt, sind kommentier- und durchsuch- sowie offline abrufbar. Mittlerweile arbeiten alle 27 Ratsmitglieder sowie der Bürgermeister und die Amtsleiter mit den Tablets und der Mandatos-App von Somacos.

Thomas Otto war aufseiten der Stadt Wanzleben-Börde Projektleiter bei der Einführung des RIS und ist Software-Betreuer für die städtischen Nutzer.

Thomas Otto

Quelle: Kommune 21 • 11/2019