1. Ausgabe 2024 | Nr. 92

Neues Beteiligungsportal für Sachsen-Anhalt

Tobias Krüger, Chief Digital Officer im Ministerium für Infrastruktur und Digitales, stellt das Tool vor: „Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Entwicklung und Implementierung von E-Government-Basisdiensten, die darauf abzielen, den Fortschritt der Digitalisierung auf Landes- und Kommunalebene voranzutreiben.“ Während der Corona-Pandemie wurde deutlich, dass viele Verwaltungen – sowohl die des Landes als auch in den Kommunen – nicht optimal auf Online-Beteiligung vorbereitet waren. Er sagt: „Man hat in der Pandemie gemerkt, dass wir als Verwaltung viele Dinge nicht online können, und das Thema Beteiligung ist ein ganz wichtiges, weil die öffentliche Hand in vielen Facetten zur Beteiligung aufruft, die vielfach schon online erledigt werden könnte.“ So beispielsweise die Auslegung von Planungsunterlagen für Baumaßnahmen. „Da werden immer noch Ordner voller Papiere durch die Ortschaften der Kommune gefahren und zu festgelegten Öffnungszeiten physisch in Zimmern ausgelegt. Online könnte innerhalb des Auslegungszeitraumes jede und jeder Interessierte einfach schauen, wenn gerade Zeit ist. Auch verschiedene andere Kapazitäten könnte man einsparen mit einer Online-Auslegung: Papier, Räume, Fahrtzeiten.“

Jan Petereit, Vorstandsbeauftragter bei der Kommunalen IT-UNION eG (KITU), im Gespräch mit Tobias Krüger, Chief Digital Officer im Ministerium für Infrastruktur und Digitales

Das Beteiligungsportal soll nicht nur beteiligen, sondern auch beschleunigen. „Das Onlinezugangsgesetz gibt zwar schon seit Jahren vor, dass Prozesse digitalisiert werden sollen, allerdings hapert es an vielen Stellen an der Umsetzung“, so Krüger. In diesem Zusammenhang betont er die Dringlichkeit eines verstärkten Engagements der kommunalen und regionalen Akteure, wie auch Bürgerinnen und Bürger in verschiedenen Bereichen, seien es inhaltliche Fragen, Terminplanungen, Sprechstunden oder im Veranstaltungsmanagement. Digitale Umfragen und Fragebögen sowie rechtlich gebundene Verfahren sollen verstärkt zum Einsatz kommen, um eine effektive Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger in den Kommunen im Land zu ermöglichen. Mit der Hilfe des Portals, über das die Kommunen ihre eigenen Dienste auf Vorhandenes aufsatteln können, soll all das schneller vorangehen, beispielsweise zur Online-Beteiligung beim Bau von Windkraftanlagen oder für die kommunale Wärmeplanung.

In dieser Kooperation zwischen Land und Kommunen werden neue Standards gesetzt und vorhandene Ressourcen sowie Software werden gemeinsam genutzt, um die Digitalisierung voranzutreiben. „Es gibt eine Entwicklungspartnerschaft, an der Kommunen, der Landkreistag und andere relevante Akteure beteiligt sind. Referenzprojekte und Rahmenverträge erleichtern die Umsetzung und gewährleisten eine einheitliche Vorgehensweise, die nicht nur überall funktioniert, sondern auch datenschutztechnisch einwandfrei ist“, so Krüger weiter.

Keineswegs eingeschränkt werden soll mit dem Beteiligungstool die Kommunale Selbstverwaltung der Kommunen. „Alles kann, nichts muss“, lautet dazu die Maxime. Krüger betont: „Keine Kommune muss das Angebot nutzen, aber jede kann. Und nicht jede Kommune muss die gleichen Möglichkeiten des Portals nutzen, weil jede Kommune praktisch ihr eigenes Portal auf die bestehenden Server baut.“ Allerdings müssten die Kommunen eben schon ihre Bedarfe transparent machen, um eine erfolgreiche Digitalisierung zu gewährleisten und die Akzeptanz in den Kommunen zu fördern. „Wenn Prozesse digitalisiert werden und gut funktionieren, dann erleichtert das am Ende natürlich auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Verwaltungen das Leben und spart Zeit und Mühe. Eben auch da, wo Beteiligungen der Bürgerinnen und Bürger nötig und gewollt sind“, so Krüger.

Die Integration von Standards und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ebenen stärken die Effizienz des Portals. Die beteiligten Gemeinden und Spitzenverbände werden aktiv in die Entwicklung eingebunden. Das System soll durch die Ministerien im Land wie auch für die verschiedenen Beteiligungsformate genutzt werden. Die regionale Ebene spielt ebenfalls eine Rolle. Hierbei können die Regionalen Planungsgemeinschaften das Beteiligungsportal für ihre jeweiligen Raumordnungspläne auf regionaler Ebene nutzen.

Jan Petereit, Vorstandsbeauftragter bei der Kommunalen IT-UNION eG (KITU), unterstreicht die Bedeutung von Kommunikation und Beteiligung. „Im Austausch können die Kommunen untereinander und mit uns genau die Möglichkeit finden, wie sie das Portal zu ihrem Vorteil für sich nutzen können.“ Nach der Startphase im späten Frühjahr will die KITU aktiv auf die Kommunen zugehen, um die aktive Beteiligung der Gemeinden, Städte und Landkreise zu fördern. Die Idee besteht darin, Prozesse gemeinsam zu standardisieren und Best Practices zu nutzen.

Einer, der von den digitalen Möglichkeiten des Beteiligungsportals schon überzeugt ist, ist René Schernikau, Verbandsgemeindebürgermeister in Arneburg-Goldbeck in der Altmark. Im Arbeitskreis zur Vorbereitung der Einführung hat er schon einen guten Einblick in das bekommen, was das Portal kann. „Das Portal ist so konzipiert, dass sowohl große Themen der Bauordnung behandelt werden können als auch einfache Meinungsumfragen. In unserer letzten Abstimmung ging es beispielsweise um die Nutzung für Petitionen und sogar für den Einwohnerantrag gemäß §25 Kommunalverfassungsgesetz zu Anfragen aus der Einwohnerschaft zur Beratung in den Gremien“, sagt er. Und erklärt weiter: „Mein Team und ich möchten über das Beteiligungsportal zu wichtigen Beschlüssen der Räte vorab die Möglichkeit geben, den Menschen die Beschlussvorlagen zur Diskussion zu übergeben und das Ergebnis oder auch das Meinungsbild anschließend für die Beschlussfassung zu berücksichtigen. Damit möchten wir den Menschen unserer Verbandsgemeinde mit 302 Quadratkilometern die Möglichkeit einer aktiven Teilnahme an der Diskussion vor einem Beschluss geben und hin zu einer Beteiligung vor den Entscheidungen kommen. Wichtig ist dabei, dass die demokratischen Entscheidungsprozesse unserer Verfassung um das Wissen der Menschen ergänzt und nicht abgelöst werden sollen.“ Schernikaus Team kann über dieses Portal, in Abstimmung mit den Räten, wichtige Beschlüsse, zur Diskussion mit den Bürgern freigeben und das Ergebnis den Räten zur Verfügung stellen.

Der Aufwand zur Nutzung des Portals ist aus Schernikaus Sicht überschaubar. „Die Plattform wird vom Land gestellt und die Kosten zumindest für eine gewisse Zeit übernommen. Natürlich ist eine Plattform, die Beteiligungen nach dem Bundesemissionsschutzgesetz genauso abdecken soll, wie eine kleine Meinungsumfrage zu einem anstehenden Ratsbeschluss, kein Pappenstiel und hat eine gewisse Komplexität und ist nicht an jeder Stelle selbsterklärend“, schätzt René Schernikau ein. Die größte Herausforderung werde damit, die Bedienung möglichst einem großen Kreis von Bürgern durch eine einfache Einführungsschulung nahezubringen und über Netzwerke der Teilnehmer auf eine schnelle Verbreitung und Nutzung zu setzen. Hierzu wird seine Verwaltung neben Präsenzschulungen und kleinen Videos auch ganz altmodisch auf Erläuterungen und Hinweise im gedruckten Amtsblatt setzen. Der Aufwand, die Vorarbeit des Landes an dieser Stelle zu nutzen, lohnt sich aus seiner Sicht auf jeden Fall. „Es handelt sich hier um eines der besten Projekte mit einer sehr hohen Transparenz gegenüber allen Teilnehmern, von der Ministeriumsspitze angefangen, über die Verwaltungsstellen und zuständigen Referate bis hin zur kleinen Kommune“, so René Schernikau.

Hannes Kurth, Bereichsleiter bei der Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH, ist ebenfalls überzeugt vom Beteiligungsportal. „Der Vorteil der zentralen Bereitstellung durch die KID ist, dass wir für alle Kommunen nur eine technische Installation im Rechenzentrum bereitstellen und warten und aktualisieren müssen. Hierdurch werden Synergieeffekte durch Mehrfachnutzung mehrerer Kommunen wirksam und zusätzlich wird eine bereits vorhandene kommunale IT-Infrastruktur verwendet, die sich verändernden Rahmenbedingen und Anforderungen kontinuierlich angepasst wird“, sagt er.

In Sachsen-Anhalt müssen viele Kommunen von der Vorstellung abkommen, alles selbst erledigen zu müssen. Ein vom Land zentral zur Verfügung gestelltes Beteiligungsportal fördert den Austausch zwischen Städten, indem erfolgreiche Praktiken vorgestellt werden. Die Idee ist, bewährte und vorhandene Lösungen zu skalieren, anstatt isolierte „Leuchttürme“ zu haben. „Nicht jede Kommune muss ihre Lösung für die Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger selbst aufsetzen, wenn das Grundgerüst schon da ist“, sagt Jan Petereit. Der Fokus liegt darauf, nicht jede Kommune individuell voranzutreiben, sondern durch standardisierte Lösungen und gemeinsame Entwicklungen eine breitere Umsetzung zu ermöglichen. Trotz einiger Fortschritte müssen einige Kommunen erst noch überzeugt werden, von den vorhandenen Ressourcen zu profitieren. Der Einsatz von Online-Plattformen erleichtert Planungsprozesse und könnte einen Beitrag zum Strukturwandel leisten. Der Fokus liegt darauf, Erfahrungen und Lösungen, die sich bewährt haben, auf andere Kommunen zu übertragen. Dieser kooperative Ansatz stellt sicher, dass die Digitalisierung nicht nur auf einzelne Bereiche beschränkt bleibt, sondern in Sachsen-Anhalt vorangetrieben wird.

Auch das Land Sachsen-Anhalt hat die Software nicht selbst programmieren lassen: „Der Freistaat Sachsen ist der Besitzer, und wir nutzen das Portal eben genau in dem Gedanken der Skalierung. Die Software ist da, wir nutzen sie mit und geben den Kommunen im Land die Möglichkeit, das auch zu tun. Das spart Ressourcen – wir müssen das Rad ja nicht neu erfinden, wenn es schon da ist“, sagt Tobias Krüger. Die Nachnutzung bereits vorhandener Lösungen und die Bildung von Entwicklungs- und Kooperationspartnerschaften sind ein großer Vorteil des bestehenden Verfahrens auf dem Weg in die digitale Zukunft der Kommunen.

Ariane Amann