Neues Rechenzentrum bringt die Digitalisierung der Stadtverwaltung Wernigerode voran

Die alte Hardware war veraltet und bot keinen Platz mehr: Die Stadt Wernigerode hat seit Sommer 2024 ein neues Rechenzentrum. Dank guter Planung konnte die Technik ausgetauscht werden, ohne dass das IT-System länger ausfallen musste.
Über acht Jahre alt war die bisherige Hardware und hatte damit ihre übliche Lebensdauer von fünf bis sechs Jahren überschritten. Wegen der Corona-Pandemie war die Umstellung verschoben worden. Im Oktober 2023 ging es los, nachdem das Geld im städtischen Haushalt eingeplant war.
Dabei entschied sich die Stadt Wernigerode wieder für die Dienstleistungen der Kommunalen IT-UNION eG (KITU). „Bereits 2015 hat uns die KITU bei der Erneuerung unterstützt. Daher war die Entscheidung für uns klar“, erklärt Knut Hahne, der seit 2019 im IT-Bereich der Stadt Wernigerode arbeitet. Für ihn war die Hardware-Erneuerung eine Premiere. „Das ist etwas, was ich nicht tagtäglich mache. Ich kenne mich in der Theorie natürlich aus, aber ich habe wenig Know-how im praktischen Bereich. Die KITU bringt viel Erfahrungen mit, das ist viel wert.“
Bevor die Hardware bestellt und eingebaut wurde, gab es einige Beratungstermine, erklärt Hahne: „Zunächst haben wir den Ist-Zustand bewertet und dann erörtert, was wir brauchen und wollen. Daraus wurden die technischen und materiellen Voraussetzungen ermittelt, zum Beispiel wie viel Arbeits- und Netzwerkspeicher benötigt werden. Wir haben darauf geachtet, dass die neue Hardware die wachsenden technischen Anforderungen nach fünf Jahren weiterhin erfüllt.“

Auf dem Prüfstand kamen auch die Räumlichkeiten für das Rechenzentrum. Bisher war ein Teil des Rechenzentrums im historischen Rathaus untergebracht, mit allen Herausforderungen, die ein solches verwinkeltes Gebäude aus dem
15. Jahrhundert mit sich bringt.  Die Stadt Wernigerode entschied sich für einen Standort mit besseren Bedingungen für die Klimatisierung der Räume und die Elektrik.
Seit der letzten Erneuerung liegen mehrere Generationen Hardware dazwischen. Daher musste auch darauf geachtet werden, wie die neue Hardware die vorhandene Infrastruktur beeinflussen kann. Die Elektrik wurde angepasst und es musste geprüft werden, dass die Internetleitung den Anforderungen standhält. „Es brauchte einige Abstimmungen zwischen der KITU und unseren Partnern, wie zum Beispiel mit unserem Internetanbieter, bis die neue Hardware tatsächlich eingebaut wurde“, erklärt Hahne. Das erfolgte im Mai 2024, im Juni begann die Migration. „Das ist ein Prozess, der mehrere Wochen dauert. Die KITU hat uns gezeigt, welche Schritte wir dabei beachten müssen, dann wurden die Geräte nach und nach umgestellt.“ Es musste für jeden einzelnen virtuellen Server überlegt werden, wann was gemacht werden kann, so Hahne.  
Trotz einiger Herausforderungen bei der Hardware-Erneuerung gab es entgegen ersten Befürchtungen keinen IT-Ausfall in der Stadtverwaltung. „Wir hatten den glücklichen Fall, dass wir im Netzwerkschrank räumlich genug Platz hatten, um sowohl das alte als auch das neue System parallel laufen zu lassen.“
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung merkten von der Umstellung nichts. „Der Ausfall war wirklich minimal, weil die Umstellung in den festen Wartungszeiten stattfand. Es fiel nur auf, dass die Rechner von einem auf den anderen Tag schneller arbeiteten.“  
Hahne hebt die sehr gute Kommunikation zwischen der KITU und der IT-Abteilung der Stadt Wernigerode hervor. „Viele der notwendigen Abstimmungen mit unseren Partnern hat die KITU selbst übernommen, wir mussten nur die Freigaben erteilen, wenn die Informationen vorlagen. Es ist hilfreich, wenn man sich nicht um jedes Detail kümmern muss.“ Dazu kommt der technische Support. „Sie zeigten uns an einigen Systemen, wie wir bei der Umstellung vorgehen müssen. Wir haben sozusagen das Werkzeug bekommen und den Rest haben wir selbst gemacht.“  
Die alte Hardware wurde schließlich im August abgeschaltet. Noch müssen ein paar Optimierungen vorgenommen werden. Da die alte Hardware über acht Jahre alt war, muss jetzt die Betriebssoftware ESX nach und nach auf die aktuelle Version aktualisiert werden. Der bisherige Betrieb wird dadurch aber nicht beeinträchtigt. Dazu werden auch neue Einstellungen und Funktionen nach und nach eingeführt „Ich gehe davon aus, dass zum Jahresende alles fertig sein wird.“
Mit der Erneuerung der Hardware gewinnt die Wernigeröder Stadtverwaltung an Flexibilität für weitere Digitalisierungsprojekte. Zum Schluss war die alte Technik zu 95 Prozent belegt. „Einige Projekte mussten wir zeitlich verschieben, weil es zu wenig freie Kapazität auf dem Server gab.“ Als erstes konnte somit ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt werden.