82/83. Ausgabe, 4. Quartal 2021

QR-Codes und Lesegeräte statt Listen

Die Stadtverwaltung in Blankenburg geht neue Wege, wenn es um die Erfassung ihres Inventars geht. Sie nutzt dafür die Software „hallo.KAI“ des Kölner Unternehmens hallobtf!. Warum das so ist, erklärt Norman Wegner aus dem Fachbereich Finanzen der Blankenburger Verwaltung: „Mit unserer alten Software waren wir nicht mehr zufrieden, weil sie nicht mehr alle Funktionalitäten abbilden konnte, die wir uns gewünscht haben. Da wir ohnehin schon längere Zeit mit der KID zusammenarbeiten, haben wir dort den Tipp bekommen, dass vielleicht ‚hallo.KAI‘ etwas für uns wäre“, erzählt Wegner. Einer der Gründe für die Entscheidung dafür war die gute Schnittstelle zur übrigen Software für das Finanzsystem der Stadt und deren Anlagebuchhaltung.

Norman Wegner, Fachbereich Finanzen

Aktuell befindet sich die Stadt noch in der Erfassung der Stammdaten für die Inventarisierungssoftware. Jedes Inventarstück wird einem Standort, einem Gebäude, einer Etagen einem Büro zugeordnet. „Aus Erfahrungen im laufenden Betrieb können wir so natürlich noch nicht berichten, aber die Mitarbeitenden befassen sich jetzt schon mit der Software und lernen, alle Funktionalitäten zu nutzen, die wir brauchen“, berichtet Wegner vom aktuellen Stand der Softwareeinführung. Die Stadtverwaltung hatte sich bei der Einführung der Software gegen eine Schnittstelle zum alten Erfassungssystem entschieden. Norman Wegner weiß auch, warum: „Unsere Inventardaten waren teilweise schon sehr alt, teilweise auch noch in kameralistischer Weise angelegt, obwohl wir schon seit 2014 die Doppik verwenden für unsere Haushaltsführung. Wir erfassen jetzt jedes Inventarstück neu, damit wir es einmal richtig machen und dann von diesem Stand aus weitergehen können.“ Das heißt natürlich, dass jeder Computer, jeder Stuhl, jeder Tisch neu eingegeben werden muss. Der Aufwand ist erheblich, aber die Stadtverwaltung ist überzeugt, dass sich dieser Aufwand am Ende bezahlt machen wird mit einem einwandfreien, leicht zu verwaltenden Inventar. „Es war zugegeben einfach, die Führungskräfte von der Notwendigkeit dieser Software zu überzeugen. Jetzt müssen wir eben noch alle Mitarbeitenden mitnehmen, aber ich bin optimistisch, dass uns das gelingen wird“, sagt Wegner. Die neuen Abläufe werden erheblich schneller als bisher, wenn erst einmal alle Inventarstücke erfasst sind. Am Beispiel eines Bürostuhls erklärt Norman Wegner: „Mit der neuen Software bekommt der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin schon beim Kauf des Stuhl über den Rechnungs-Workflow eine Meldung aus der Software, dass der Stuhl inventarisiert werden muss. Die Mitarbeitenden müssen dann eine Inventarnummer vergeben, die sich am Haushaltsplan und den dazugehörigen Kostenstellen orientiert“.

In den bisherigen Arbeitsschritten vergingen oft mehrere Tage oder gar Wochen, bis eine Neuanschaffung mit der passenden Inventarnummer versehen war – auch weil teils Unterlagen von Standort zu Standort geschickt werden mussten. Das soll mit „hallo.KAI“ nicht mehr passieren. Auch dass während einer Inventur Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit Listen von Büro zu Büro laufen und Gegenstände abhaken, ist dann passé. Per Software kann nach dem Scannen aller Gegenstände im Büro auch erkannt werden, ob alles am richtigen Platz ist. Ganz ohne Papier geht es allerdings freilich nicht. Wenn auch die Erfassung des beispielhaften Stuhls gänzlich elektronisch funktioniert, so bleibt eines doch: „Jedes Inventarstück bekommt ein Etikett, auf dem sich ein Barcode befindet.“ Der Code kann mit mobilen Endgeräten ausgelesen werden, die Smartphones ähneln. So bekommt man in Sekundenschnelle auf dem Display angezeigt, wo der Stuhl inventarisiert ist und ob er sich auch an der dafür registrierten Stelle befindet.

AA