Viele Wege zur E-Rechnung – Kommunen haben die Wahl

Es gibt die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie eine E-Rechnungs-Verordnung des Bundes und es gibt Software-Lösungen, um die Anforderungen aus beiden zu erfüllen. Was in Sachsen-Anhalt immer noch fehlt, ist die gesetzliche Grundlage für die Umsetzung der Vorgaben von EU und Bundesregierung im Land. Die Kommunen hängen in der Warteschleife.

Als öffentliche Auftraggeber sind Kommunen und Landkreise verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und die elektronische Verarbeitung von Rechnungen bis April 2020 als vorherrschende Methode einzuführen. Das heißt, die Kommunen haben keine Zeit mehr zu verlieren, denn die Einführung eines solchen Systems ist nicht von heute auf morgen zu stemmen, weiß Jana Huschenbett, die bei der KID Magdeburg im Fachvertrieb für Finanzen und als Kundenbetreuerin tätig ist. „Viele Kommunen haben angefangen, sich intensiv mit dem Thema zu beschäftigen, KITU-Mitglieder informieren sich in Arbeitsgruppen und tauschen sich dazu aus.“ Das Ziel ist es, den kompletten Prozess von der Auftragsvergabe bis zur Buchführung und Zahlungsabwicklung elektronisch zu gestalten und das möglichst kostengünstig.

Eine grundsätzliche Frage lautet: Wird das Land Sachsen-Anhalt ein Portal anbieten, in das E-Rechnungen hochgeladen werden können, das die Daten erfasst, das rechtssichere E-Rechnungs-Format erzeugt und die Datei automatisch zur Weiterverarbeitung leitet? Auf Bundesebene und im kleinsten Bundesland, in Bremen, gibt es eine solche Architektur. Oder muss in Sachsen-Anhalt künftig jedes Unternehmen, das Rechnungen ab einem Nettobetrag von 1000 Euro stellt, in der Lage sein, selbst das vorgeschriebene Format zu generieren oder über Dienstleister generieren zu lassen? „Wir müssen uns auf beide Möglichkeiten vorbereiten“, sagte Jana Huschenbett. Diese wichtige  Grundsatzentscheidung steht noch aus.

Die ebenfalls notwendige Überarbeitung der Gemeindekassenverordnung Doppik erfolgt derzeit. Im Vorgriff auf die anstehende Anpassung an die aktuellen Erfordernisse des E-Governments und der Digitalisierung geht ein wichtiges Signal an Kommunen, Verbandsgemeinden und Landkreise. Wie das Innenministerium des Landes Sachsen-Anhalt in einem Runderlass feststellt, ist neben der qualifizierten elektronischen Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist, auch „ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit festgelegten Zugriffsberechtigungen im elektronischen Rechnungsworkflow dem Schutzbedarf in diesem Bereich angemessen.“  Kommunen, die zu ihren Verwaltungsabläufen passende Lösungen bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen gefunden haben, hatten dazu bisher Ausnahmeanträge gestellt. Diese seien nun entbehrlich, hieß es.

In Haldensleben zum Beispiel ist der elektronische Rechnungsworkflow im Finanzverfahren installiert und startbereit. Die Börde-Kreisstadt hatte sich zuvor an einem einjährigen Projekt mit der Hochschule Harz beteiligt, um den Nutzen einer elektronischen Rechnungsbearbeitung abzuschätzen und sich mit den nötigen internen Veränderungen auseinanderzusetzen. Die Harz-Kreisstadt Halberstadt ist gerade dabei, das Projekt E-Rechnung zu testen und in Magdeburg wird im Urkundenportal die elektronische Bezahlung angewendet. Die Landeshauptstadt nutzt die Finanzverwaltungs-Software der Axians Infoma GmbH, die ein Modul für die elektronische Rechnungsverarbeitung und -abwicklung enthält.

„Neben einem Finanzverfahren kann eine Kommune auch ein Dokumentenmanagementsystem zur Abbildung des digitalen Rechnungsbearbeitungsprozesses nutzen. Außerdem muss sich die Kommune überlegen, wie sie künftig elektronische Rechnungen revisionssicher archivieren möchte. Hierfür bieten sich ein DMS oder auch ein Hardwarearchiv an“, erklärte Jana Huschenbett.  

Eine wichtige Frage ist auch, wie künftig mit Papierrechnungen umgegangen wird. „Im neuen DMS System ELO gibt es dafür mehrere Optionen“, informierte Jan Petereit, Beauftragter des KITU-Vorstandes: So könne die Dokumentenverschlagwortung nach dem Scannen und Speichern der Rechnung manuell erfasst oder automatisch eingelesen und anschließend an einen mit ELO-Grundfunktionalität erstellten individuellen Rechnungseingangsworkflow übergeben werden. Oder die automatisch ausgelesenen Daten würden an die Business-Lösung ELO Invoice mit fertigem Rechnungseingangsworkflow, Dashboard für Rechnungs- und Prozessübersicht sowie Formularen zur Rechnungsnacherfassung übergeben. Und schließlich bestehe die Option, die Daten nach der manuellen oder automatischen Erfassung an Finanzverfahren mit dortigem Rechnungseingangsworkflow zu übergeben.   „Die Kommunen müssen für sich entscheiden, welche Lösung am besten zu ihnen passt“, betonte Petereit. „Und wir brauchen dringend die Richtungsentscheidung des Landes Sachsen-Anhalt.“

Der Zeitaufwand bei der Rechnungsbearbeitung wird mit der Digitalisierung erheblich sinken. Für die Stadt Haldensleben wären es bis zu 30 Prozent. Auf dieses Ergebnis kamen die Studierenden im Fachbereich Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz im gemeinsamen Projekt, das auch von der KITU unterstützt worden ist.  Weitere Vorteile sind eine hohe Prozesssicherheit, eine verbesserte Skontonutzung, weil keine Rechnungen wegen Urlaub oder Krankheit von Mitarbeitern in Ablagen liegen bleiben, ein optimiertes Liquiditätsmanagement sowie eine verbesserte Transparenz.