Vom Aktenordner zum Tablet-Computer

Stadträte, Ortschaftsräte und Gemeinderäte haben es in ihrer Arbeit mit unzähligen Dokumenten und Beschlussvorlagen zu tun. Viele Kommunen arbeiten mittlerweile nicht mehr mit Aktenordnern voller Papier, sondern mit einem elektronischen Sitzungssystem. Die Stadt Landsberg nutzt seit rund einem Jahr Session/Mandatos als digitale Sitzungsverwaltung. Die Dokumente werden dabei digital zur Verfügung gestellt, auch Abstimmungsergebnisse werden digital gespeichert.

Bis 2019 hatte Landsberg noch keine eigene IT-Abteilung, diese Aufgaben waren extern vergeben. „Und auch ein eigenes Programm für den Sitzungsdienst hatten wir damals nicht“, erinnert sich Beatrice Hajek, Büroleiterin der Bürgermeisterin. Noch beinahe vollständig analog wurden damals die Beschlussvorlagen und andere Dokumente in Textverarbeitungen erstellt, ausgedruckt und als Kopien weiterverteilt. Die IT-Betreuung war extern an Firmen vergeben.

Umgesehen hat sich die Landsberger Verwaltung bei den Nachbarkommunen. „Wir haben eben geschaut, was um uns herum genutzt wird. Wir müssen ja das Rad nicht neu erfinden, wenn es schon eins gibt“, sagt Ralf Salomon, stellvertretender Fachbereichsleiter. Über den Auswahlprozess mit der KITU sei man dann bei Session gelandet, weil das Programm im Markt weit verbreitet und somit keine Insellösung sei.

Mittlerweile bekommen von 27 Mitgliedern des Gemeinderates nur noch zwei die Papierversion der Sitzungsdokumente. „Das spart insgesamt rund 95 Prozent des vorher benötigten Papiers ein, und dazu noch die Zeit, die wir als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorher fürs Ausdrucken und Verteilen gebraucht haben. Außerdem verbrauchen wir weniger Benzin, weil wir ja nicht mehr 27 Versionen ausliefern müssen“, resümiert Hajek.

Im Zuge der Umstellung war bei einigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas Skepsis im Spiel, was die neue Verfahrensweise anging. „Einige waren da etwas sensibler und hatten Respekt vor der Technik, aber mit richtig guten Schulungen und Erklärungen haben Herr Bunk und Frau Hajek da sehr viel erreicht“, sagt Salomon. Die Mitglieder des Gemeinderates hatten schon im Vorfeld der Session-Einführung E-Mail-Adressen bekommen, über die auch die Sitzungsunterlagen elektronisch verteilt wurden. „Einige haben das gleich genutzt, andere erst später, als sie von den Erstnutzern überzeugt worden waren“, erinnert sich Beatrice Hajek. Die meisten Gremien-Mitglieder arbeiteten inzwischen mit einem Tablet-Computer, von dem aus sie alle Dokumente abrufen können.

Sicherlich gebe es gelegentlich einzelne kleine Bedienungsfehler, doch das sei ja ganz normal. „Der Computer verursacht manchmal auch Probleme, die wir ohne ihn gar nicht hätten“, sagt Salomon schmunzelnd. Technische Schwierigkeiten seien manchmal ganz normal. „Und nicht alles, was als Problem erscheint, ist auch wirklich eins. Probleme kann man benennen und abstellen. Die Zusammenarbeit von Verwaltung und Rat und auch jeweils untereinander ist deutlich einfacher, seit wir Session nutzen“, ergänzt Hajek.
Einen weiteren Vorteil abgesehen von der besseren Handhabbarkeit für Verwaltung und Ratsmitglieder ist die Tatsache, dass auch die Bürgerinnen und Bürger der Gemeinde Landsberg sich nun transparenter über die Vorgänge in Rat und Verwaltung selbst informieren können. Das müsse sich zwar erst noch richtig herumsprechen, aber die Möglichkeit, jede Beschlussvorlage samt Beschlussfolge nachzulesen, bestehe nun für jeden und jede mit einem Internetanschluss. Für alle, die Interesse haben, sind die Sitzungsunterlagen online verfügbar, auch rückwirkend.

Ralf Salomon und Beatrice Hajek haben für andere Kommunen, die eine Software-Umstellung im größeren Rahmen planen, einige Hinweise. „Bei uns ist es gut gelaufen, und zuallererst würde ich genug Zeit einplanen. Es ist eben nicht damit getan, die Software zu installieren und eine Schulung zu machen. Man sollte das Thema auf jeden Fall anfassen, mit den Gremien und Beschäftigten sprechen.“ Oft sei es so, dass überzeugte Ratsmitglieder und Mitarbeitende auch andere mitziehen und ihnen zeigen, welche Vorteile die Umstellung bietet. „Außerdem sollte man sich nicht unter Druck setzen lassen. Wir haben den Termin zur finalen Umstellung zweimal verschoben, und das war auch richtig so. Nach einem Jahr im Vollbetrieb mit Session können wir wirklich selbstbewusst sagen, dass die Qualität unserer Sitzungsvorbereitung und -arbeit noch besser geworden ist“, sagt Hajek.

Die Zusammenarbeit mit der KITU sei gut gelaufen, sagt Ralf Salomon. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die unsere Vorlagen schreiben, haben das System immer besser kennengelernt, so dass wir da mittlerweile auch sehr viel rechtssicherer unterwegs sind. Änderungen nach einem Stichtag sind nicht mehr möglich, da kann also nichts mehr passieren“, erklärt er. Julia Bach und Jan Göpfert von der KID seien auch heute noch für die Landsberger da, wenn es eine Frage gibt. „Wir haben und hatten da einen ausgezeichnete Kommunikation. Die beiden sind schnell, flexibel und fachlich versiert, gut erreichbar und helfen schnell, wenn wir Änderungswünsche und Fragen haben“, lobt Beatrice Hajek. Auch die Schulungen für Mitarbeitende und Mandatstragende seien gut vorbereitet und sinnvoll strukturiert gewesen.