So kommen Angebote und Preise schneller ins Rathaus

Diese Initiative kam genau zur rechten Zeit: Seit dem 1. April ist in der KID der Genehmigungsworkflow für Angebote digitalisiert. So können Mitarbeiter die erforderlichen Freigaben auch im Homeoffice erteilen und der Durchlauf ist deutlich beschleunigt.

„Zum Glück haben wir uns bereits vor der Corona-Krise mit dem Thema auseinandergesetzt“, erzählt Britta Bahnemann. Sie ist Teil des Kaufmännischen Teams der KID. Sie erstellt Angebote zum Beispiel für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems DMS in Kommunen und Landkreisen oder für die IT-Ausstattung der Schulen und kalkuliert dafür die Preise.

Hierfür eine Lösung zu finden, sei eine Frage der Ehre.

Nicht alles liegt in den Händen des Magdeburger IT-Dienstleisters, denn es braucht auch Zeit, bis die Vorlieferanten alle notwendigen Informationen an die KID senden. Also kann das Unternehmen zunächst nur an den Stellschrauben im eigenen Haus drehen. Ein erster Schritt, um den gesamten Prozess zeitlich abzukürzen, sei die Digitalisierung des Genehmigungsprozesses, erklärte Britta Bahnemann. Bisher wanderten die Angebote in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch und zum Teil von einem KID-Gebäude zum anderen. Im Schnitt mussten drei bis sechs Personen, manchmal aber auch bis zu zehn Mitarbeiter die Angebote prüfen und unterschreiben. Das konnte eine Arbeitswoche dauern. Dank Digitalisierung ist das nun meistens an einem Tag geschafft.

„Im vergangenen Herbst haben wir begonnen, uns darüber Gedanken zu machen.“ Gemeinsam mit Tino Kurras, im Service-Team für das Ticketsystem helpLine mit Serviceportal und Webshop zuständig, machten sie sich ans Werk. Die Idee wurde vorgestellt und fiel bei der KID-Mannschaft und -Geschäftsführung auf fruchtbaren Boden. Britta Bahnemann entwickelte Vorschläge, wie der bisherige Ablauf digital abgebildet werden müsste, Tino Kurras programmierte den Workflow. Was technisch nicht umsetzbar war, wurde neu diskutiert, um alternative Lösungen zu finden. Es wurde getestet und optimiert. Seit dem 1. April bewährt sich der digitale Genehmigungsworkflow. „Wenn ich alle Informationen von den Vorlieferanten habe und Angebot und Preise komplett sind, starte ich den Freigabeprozess für die Angebote aus dem Ticketsystem heraus. Jeder, der das Angebot prüfen und genehmigen muss, sieht das Angebot, eine Zusammenfassung und Besonderheiten zum Projekt auf seinem PC. Kommentare oder Änderungswünsche können eingefügt werden und bleiben nachvollziehbar. Mit einem Klick wird schließlich die Freigabe erteilt, Unterschriften sind nicht mehr erforderlich“, erklärt Britta Bahnemann.

Im nächsten Schritt wird die Zustellung digitalisiert. Der Start dafür ist demnächst geplant. Und um die Flut von Angebotsanfragen schneller zu bewältigen, kommt mit einem neuen Kollegen Verstärkung ins Team. Parallel wird der Workflow weiter optimiert.