Veränderungen in der Gremienarbeit in Zeiten der Corona-Krise

Wie soll die Entscheidungsfähigkeit kommunaler Gremien in Zeiten der Corona-Krise gewährleistet werden? Diese Frage beschäftigt tatsächlich fast alle unserer kommunalen Kunden. Ein Runderlass vom Ministerium des Inneren erlaubte das schriftliche Umlaufverfahren vorerst befristet bis zum 30.4.2020 in Sachsen-Anhalt.

Mit Session/SessionNet/Mandatos wird mit dem Umlaufverfahren die Beschlussfassung digital abgebildet. Wir haben die Kunden dabei unterstützt, Umlaufsitzungen in Session anzulegen und einen Musterserienbrief zur Verfügung gestellt. Somit konnten die Beschlussvorlagen wie üblich in Session auf die Tagesordnung genommen werden und wie gewohnt über die Mandatos Apps (iPad, Android und Windows UWP) papierlos eingesehen werden.

Für die Abstimmung wurde in Session automatisiert ein personalisierter Serienbrief mit Adressfeld und Abstimmungsfeld je Beschlussvorlage erzeugt und postalisch an die Mandatsträger zur Stimmabgabe übergeben. Die Mandatos- Apps bieten auch die Möglichkeit online die Stimmabgabe zu tätigen. Die Abstimmung wird automatisch in die Umlaufsitzung in Session geschrieben. Das Thema digitale Umlaufbeschlüsse erfordert spezielle Systemvoraussetzungen, welche i.d.R. nur beim Hosting von Session und SessionNet im Rechenzentrum erfüllt werden. Einige Kunden haben in der aktuellen Lage die Aktivierung und Nutzung der geteilten Notizen in den Mandatos Apps vorangetrieben. Mit dieser Funktion können Notizen zu Dokumenten in der Mandatos App innerhalb der Fraktion geteilt werden. Hinzu kommt die Möglichkeit, seit September 2019 eigene Dokumente in die Mandatos iPad App hochzuladen.

Die Funktionen „Upload eigener Dokumente“ sowie „geteilte Notizen“ kosten keine Lizenzgebühren, müssen lediglich konfiguriert und freigeschaltet werden.