Wo ist das Schreiben von XY? Solche Fragen sind mit DMS Vergangenheit

Bechtle Systemhaus und KID beraten und unterstützen kommunale Verwaltungen bei der Einführung des Dokumentenmanagementsystems von ELO Digital Office

Um ihren Mitgliedern ein System anbieten zu können, das sowohl für kleine als auch für große Verwaltungen anwendbar ist, hatte die Kommunale IT-UNION auf der Suche nach einem geeigneten Anbieter eine umfangreiche Ausschreibung gestartet. In deren inhaltliche Ausgestaltung wurden interessierte Mitglieder intensiv eingebunden. 26 Kommunen haben sich beteiligt, Ideen und Vorschläge eingebracht, online auf 166 Fragen in Summe ca. 4000 Antworten geliefert. So konnten in acht Rubriken insgesamt 600 für die Mitglieder relevante Kriterien aufgestellt und als Basis für einen soliden Preisvergleich fünf Modelle für Musterkommunen entwickelt werden.

Nach diesem aufwändigen Verfahren fiel Mitte Oktober die Entscheidung: In der Genossenschaft soll vom Unternehmen ELO Digital Office GmbH in Stuttgart entwickelte DMS-Software angeboten werden. Als IT-Systemhaus und IT-E-Commerce-Unternehmen wird die Bechtle GmbH sowohl als Partner im Vertrieb als auch mit der KID Magdeburg GmbH als kompetenter Berater und Begleiter bei der Einführung und Umsetzung wirken.

sagt Dr. Sören Schumann, Stabsstelle Prozessberatung der KID Magdeburg. „Zur Ausstattung mit Personal Computern und Hardware-Komponenten für die Schul-IT wurden zwischen KITU und Bechtle bereits Rahmenverträge geschlossen, die Zusammenarbeit hat sich bewährt.“ Nun folgt ein weiterer Rahmenvertrag zur DMS-Einführung. Das ermöglicht es den inzwischen 61 Mitgliedern der Genossenschaft, auf die Leistungen und Services zugreifen zu können, ohne Zeit, Kraft und Geld in eigene Ausschreibungen investieren zu müssen. Allerdings genüge es nicht, etwas einzukaufen.

so der Hinweis von Jan Petereit, KID-Kundenbetreuer und Beauftragter des KITU-Vorstandes. „DMS ist nicht ein Produkt, sondern ein Baukasten mit vielen Werkzeugen, um Verwaltungs-Abläufe und -Prozesse zu gestalten.“ Welche Ziele die Kommune oder der Landkreis verfolgt, welche Prozesse neu gestaltet werden sollen und wie das aussehen soll, darüber müssen sich die Akteure zunächst selbst Klarheit verschaffen. Das heißt, vor der Kaufentscheidung stehen Orientierung, Planung und konzeptionelle Arbeit, bei welcher das Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e.V. (kurz:  SIKOSA, ebenfalls KITU-Mitglied) gern Unterstützungsleistungen anbietet, betont Petereit.

Während einige Kommunen, wie die Landeshauptstadt Magdeburg, DMS bereits anwenden, haben andere noch nicht mit der Orientierung und Planung begonnen. Wieder andere sind für die DMS-Einführung startbereit, dazu gehören die Städte Burg, Stendal, Braunsbedra und Zeitz, die Lutherstadt Wittenberg und die Gemeinde Elsteraue. So haben die Wittenberger bereits ihre Prioritäten gesetzt:

erläutert DMS-Projektmanager Wolfgang Kulisch. Informationen, die bisher noch per E-Mail in der Verwaltung zur Bearbeitung hin- und hergeschickt werden, können mit DMS automatisch dem Bearbeiter und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet, mit einer Aktennummer versehen und zentral abgelegt werden. So kann jeder autorisierte Bearbeiter zugreifen, den Bearbeitungsstand sehen, es gibt kein Ordnerchaos und keinen Zeitverzug. Am zentralen Ablageort befindet sich das Dokument stets in der aktuellen Version.

 „Wir haben einen Aktenplan nach den Vorgaben der KGSt Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement entworfen, den die Fachbereiche für ihre Belange untersetzt haben“, erklärt Kulisch. „Aus dem Aktenplan werden fortlaufend Aktenzeichen generiert. Anhand der Nummer und Bezeichnung findet der Bearbeitende die Schriftstücke, die zum gesuchten Vorgang gehören.“ Außerdem werden Schriftstücke erstellt und mit Barcodes versehen, um im Rücklauf sofort automatisch zugeordnet werden zu können.

 Über die Workflow-Gestaltung können und sollen Aufgaben künftig so verteilt werden, dass das Ausdrucken, Transportieren, Bearbeiten und Archivieren von Papier entfällt. Ersetzendes Scannen sowie das automatische Erfassen von E-Mails plus die automatische Zuordnung sparen Zeit, Papier, Toner und gestalten die Prozesse übersichtlich und transparent. Dass nur befugte Personen auf die Dokumente zugreifen können und Vertraulichkeit gesichert wird, das wird mit einem Berechtigungskonzept abgesichert.

„Die Vorarbeiten sind geleistet, der Personenkreis, der Zugang zu diesen Dokumenten im Sachgebiet innerer Service erhalten soll, ist festgelegt. Im nächsten Schritt benötigen wir die Zustimmung der Datenschutzbeauftragten und des Personalrates“,

informiert Wolfgang Kulisch. Dass sie durch die neue Software „arbeitslos“ werden könnten, das befürchteten die Kollegen nicht, so der DMS-Projektmanager der Lutherstadt Wittenberg. „Die Aufgaben werden immer umfangreicher und komplexer. Das heißt, die Mitarbeiter brauchen dringend Entlastung, um ihre Aufgaben bewältigen zu können.“ Sich in veränderte Abläufe hineinzudenken und einzuarbeiten, stößt dennoch manchmal auf innere Widerstände, der Mensch ist eben ein „Gewohnheitstier“. Deshalb komme es darauf an, so Kulisch, die Mitarbeiter zu überzeugen und zu begeistern. Das gelinge mit einem System, das für die Anwender übersichtlich und leicht anwendbar sei sowie mit Einweisungen und Schulungen. „Wir favorisieren die Schulung von Multiplikatoren, die dann in den Büros Hilfestellung geben können“, betont Kulisch.

Wichtig sei es auch, sich nicht zu verzetteln und nicht die komplette Verwaltung gleichzeitig umstellen zu wollen. Erste Erfahrungen hat die Lutherstadt Wittenberg bereits: Bei der Rechnungslegung wurde mit einem externen Anbieter ein Dokumentenmanagementsystem umgesetzt, das noch der Weiterentwicklung bedarf.

schätzt Wolfgang Kulisch.